Opportunité d’emploi à l’OMS 26 août 2026

Opportunité d’emploi à l’OMS !

Assistant du bureau de la haute direction (SMO) – (2603644)

Note : G6

Contrat : nomination à durée déterminée

Durée du contrat (Années, mois, jours) : 2 ans

Annonce d’emploi

 : 26 août 2026, 16:12:10

Date de clôture

 : 9 sept. 2026, 21h59:00

Localisation principale

 : Guinée-Bissau-Bissau

Organisation

 : AF_GNB Guinée-Bissau

Emploi du temps

 : À temps plein

OBJECTIFS DU PROGRAMME

Des unités de soutien à la gestion par pays (CSU) ont été créées dans la structure organisationnelle afin de soutenir les gestionnaires et le personnel afin qu’ils assument pleinement leurs responsabilités dans l’environnement GSM et pour assurer le respect des politiques, procédures, règles et réglementations organisationnelles sur toutes les questions administratives et financières ainsi que les transactions dans le cadre d’un système de planification des ressources d’entreprise (ERP).

DESCRIPTION DES FONCTIONS

Gestion du bureau • Examiner la correspondance entrante et assurer le renvoi vers les agents responsables, joindre les documents de fond et mettre en évidence les zones nécessitant une intervention ; des répliques sur des questions générales et administratives ; veiller à ce que la correspondance et les rapports sortants soient conformes aux normes de l’OMS ; Développez des outils de suivi pour suivre les dates cibles et les échéances. • Coordination et maintien du calendrier du réseau de planification et de gestion de programme. • Créer et/ou maintenir des systèmes de dépôt électronique et garantir des informations mises à jour ; Obtenir des documents et des informations auprès de sources internes et externes et effectuer des recherches d’information selon les besoins. • Fournir des conseils aux autres membres du personnel sur les procédures de bureau et les normes de l’OMS Soutien au programme • Fournir un soutien dans le suivi de la mise en œuvre du plan de travail, y compris des informations en temps voulu sur les budgets plafondaires/budgets d’attribution, le suivi des revenus et dépenses, ainsi que les fonds disponibles ; faire un suivi des questions financières et budgétaires et veiller au traitement rapide des documents d’admission ; aider à la préparation de rapports financiers et techniques de progrès aux donateurs. • Fournir un soutien administratif, y compris les arrangements logistiques pour les missions dans les pays, coordonner et maintenir un dépôt des documents actuels et précédents, et fournir régulièrement des informations au PMO/RO. • Fournir un soutien administratif dans la conduite des évaluations, y compris l’initiation des propositions d’évaluation, la convocation du groupe de travail technique, la facilitation des demandes de propositions, la coordination avec l’unité technique et de fournitures, la facilitation du CRC si nécessaire, la compilation des données reçues et la présentation au superviseur pour analyse. • Préparer des contrats pour les consultants, des Accords d’exécution (APW), des Accords de services techniques (TSA) et des demandes de services extérieurs généraux (GES) ; Enregistrer la réception des livrables et initier et surveiller le paiement. • Initier les demandes d’approvisionnement en marchandises et enregistrer la réception des livrables. • Soutien administratif dans l’élaboration et le rapport sur les indicateurs clés de performance pour les domaines de programme, ainsi que pour les domaines phares prioritaires, le suivi avec les unités techniques, la coordination des réunions avec les unités techniques, et la finalisation des KPI, y compris la mise à jour des systèmes d’information associés. • Coordonner et assister les autres assistants de programme dans le suivi technique en temps opportun et la soumission des contributions pour l’examen de mi-parcours et l’assistant à la performance budgétaire du programme sur le GSM et le rapport dans l’outil PB VFM. • Soutien administratif à la conduite de l’évaluation budgétaire ad hoc, à mi-terme et à la fin du biennal, ainsi que la coordination et l’assistance au suivi avec les unités, groupes et domaines transversaux, en assurant la finalisation des rapports dans les formats prescrits et le respect des délais. Administration des réunions / Voyage de service • Coordonner la préparation administrative des réunions, séminaires et ateliers, en veillant à ce que tous les documents nécessaires et demandes de voyage soient envoyés aux participants ; Préparez des documents pertinents et des présentations PowerPoint. • Obtenir des briefings et préparer des documents de contexte pour les réunions, séminaires, ateliers, etc., et s’assurer que la documentation complète soit fournie au personnel de l’unité participant à la réunion. • Préparer les demandes de voyage officiels, effectuer des réservations de vols et d’hôtels, préparer des dossiers de voyage et assurer les arrangements logistiques pour assurer le bon déroulement des réunions et ateliers au bureau et à l’extérieur. Gérer les visiteurs et les appels téléphoniques et agir en conséquence, en fournissant des informations de base pour les rendez-vous. • Exécuter d’autres raccomplir des tâches exhavésiques selon les exigences ou les instructions, y compris fournir un soutien à d’autres domaines de travail en cas d’absences ou d’urgences. •Planifier les réunions d’unité/personnel partagées par les WR/OIC et préparer les procès-verbaux. Autres responsabilités•Gérer les visiteurs et les appels téléphoniques et agir en conséquence, en fournissant des informations de base pour les rendez-vous. • Effectuer d’autres tâches connexes selon les exigences ou les instructions, y compris le soutien à d’autres domaines de travail en cas d’absences ou d’urgences.

QUALIFICATIONS REQUISES

Éducation

Indispensable : Diplôme d’études secondaires et formation en administration et automatisation
de bureau souhaité : Bac +2 en administration et automatisation de bureau

Expérience

Essentiel : Au moins 8 ans d’expérience dans un établissement
public ou privé reconnu Souhaitable : Expérience en gestion administrative de bureaux. L’expérience dans la fourniture de postes de soutien administratif au sein de l’OMS ou d’une autre agence de l’ONU, ainsi que dans l’utilisation de systèmes basés sur Oracle ou d’un autre système similaire à l’ERP, est un atout.

Compétences

Connaissance approfondie des procédures et pratiques modernes du bureau. L’actuel responsable se tiendra informé des évolutions des procédures et des pratiques, des règles et règlements, ainsi que de la structure organisationnelle du département et de l’OMS. La capacité à gérer la correspondance avec des partenaires externes est très souhaitable. Rapide et précis, avec tact et discrétion selon les besoins. Capacité à apprendre par la formation interne sur le terrain et l’auto-apprentissage.

Compétences de l’OMS

Travail
d’équipe Respect et promotion des différences
individuelles et culturelles Communication
Produire des résultats
Avancer dans un environnement en mutation

Utilisation des compétences linguistiques

Essentiel : Connaissance experte du portugais.
Souhaitable : Connaissance intermédiaire de l’anglais. Connaissances intermédiaires du français.

RÉMUNÉRATION

L’OMS offre au personnel de la catégorie des Services généraux un package de rémunération attractif, qui inclut pour le poste ci-dessus un salaire net annuel de base à partir de XOF 15 695 000 (sous réserve de déductions obligatoires pour les cotisations à la retraite et l’assurance santé, selon le cas) et 30 jours de congé annuel.

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

• Les membres du personnel séparés en raison du processus de priorisation et de réalignement de 2025 recevront une attention particulière conformément au cadre réglementaire applicable.

• Cet avis de poste peut être utilisé pour pourvoir d’autres postes similaires au même niveau scolaire.

• Seuls les candidats en cours de sérieux examen seront contactés.

• Un test écrit et/ou une évaluation vidéo asynchrone peuvent être utilisés comme forme de dépistage.

• Dans le cas où votre candidature est retenue pour un entretien, vous devrez fournir à l’avance une copie scannée du ou des diplômes/diplômes/certificats requis pour ce poste. L’OMS ne prend en compte que les qualifications d’enseignement supérieur obtenues auprès d’un établissement accrédité/reconnu dans la Base de données mondiale de l’enseignement supérieur (WHED), une liste mise à jour par l’Association internationale des universités (IAU)/Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture (UNESCO). La liste est accessible via le lien : http://www.whed.net/. Certains certificats professionnels peuvent ne pas apparaître dans le WHED et nécessiteront un examen individuel.

• Selon l’article 101, paragraphe 3, de la Charte des Nations Unies, la considération primordiale dans l’emploi du personnel est la nécessité d’assurer les normes les plus élevées d’efficacité, de compétence et d’intégrité. On accordera une grande attention à l’importance de recruter le personnel sur une base géographique aussi large que possible.

• Toute nomination ou prolongation de nomination est soumise aux règlements du personnel de l’OMS, aux règles du personnel et au manuel électronique.

• Le Directeur général conserve la capacité discrétionnaire de ne pas nommer ce poste vacant, de ne pas en faire un à un grade inférieur, ou de ne pas faire un poste avec une description de poste modifiée, y compris en raccourcissant la durée de la nomination.

• L’OMS s’engage à créer un environnement diversifié et inclusif de respect mutuel. L’OMS recrute et emploie du personnel indépendamment de leur statut de handicap, du sexe, de l’identité de genre, de l’orientation sexuelle, de la langue, de la race, de l’état civil, des origines religieuses, culturelles, ethniques et socio-économiques, ou de toute autre caractéristique personnelle.

• L’OMS s’engage à atteindre la parité entre les sexes et la diversité géographique de son personnel. Les femmes, les personnes en situation de handicap et les ressortissants des États membres non représentés ou sous-représentés (https://www.who.int/careers/diversity-equity-and-inclusion) sont fortement encouragés à postuler.

• Les personnes en situation de handicap peuvent demander des aménagements raisonnables (modifications ou ajustements du processus de candidature ou de recrutement) pour soutenir leur participation au processus de candidature et de recrutement. Veuillez vous envoyer un e-mail à [email protected] avec votre nom complet, le numéro de poste vacant pour lequel vous postulez, ainsi que les détails précis de l’aménagement requis dans votre demande.

• Un bilan irréprochable en matière d’intégrité et de normes éthiques professionnelles est essentiel. L’OMS est fière d’une main-d’œuvre qui respecte les plus hauts standards éthiques et professionnels et qui s’engage à mettre en pratique la Charte des valeurs de l’OMS.

• L’OMS a une tolérance zéro envers l’exploitation et les abus sexuels (SEA), le harcèlement sexuel et d’autres types de comportements abusifs (c’est-à-dire discrimination, abus d’autorité et harcèlement). Tous les membres de la main-d’œuvre de l’OMS ont un rôle à jouer dans la promotion d’un environnement de travail sûr et respectueux et doivent signaler à l’OMS tout cas réel ou suspecté de SEA, de harcèlement sexuel ou d’autres types de comportements abusifs. Pour s’assurer que les personnes ayant un passé prouvé de SEA, de harcèlement sexuel ou d’autres types de comportements abusifs ne soient pas embauchées par l’Organisation, l’OMS effectuera une vérification des antécédents des candidats finaux.

• L’OMS dispose d’un environnement sans fumée et ne recrute ni fumeurs ni consommateurs de tabac.

• Pour plus d’informations sur les opérations de l’OMS, veuillez visiter : http://www.who.int.

• L’OMS offre également un large éventail d’avantages au personnel, notamment le congé parental et des modalités de travail flexibles attrayantes afin de favoriser un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée et permettre à tous les membres du personnel d’exprimer et développer pleinement leurs talents.

• L’âge légal de la retraite pour les postes de personnel est de 65 ans. Pour les candidats externes, seuls ceux qui doivent accomplir la durée de nomination sont normalement pris en compte.

• Veuillez noter que les contrats de l’OMS sont conditionnels à la confirmation que les membres de la population active sont vaccinés comme l’exige l’OMS avant d’assumer une affectation à l’OMS, sauf lorsqu’une condition médicale ne permet pas cette vaccination, telle que certifiée par les Services de santé et de bien-être du personnel de l’OMS (SHW). Le candidat retenu devra fournir des preuves pertinentes liées à cette condition. Une copie de la carte de vaccination mise à jour doit être partagée avec les services médicaux de l’OMS lors du processus d’autorisation médicale. Veuillez noter que certains pays exigent une preuve de vaccination spécifique pour entrer ou sortir. Par exemple, une preuve officielle ou une certification de vaccination contre la fièvre jaune est requise pour entrer dans de nombreux pays. Les recommandations vaccinales spécifiques à chaque pays sont disponibles sur le site web de l’OMS sur les voyages internationaux et la santé et le bien-être du personnel. Pour toute question liée à la vaccination, veuillez contacter directement SHW à [email protected].

• Ce poste est soumis au recrutement local et sera pourvu par des personnes recrutées dans la zone de trajet local de la base.

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