La Fondation Terre des hommes (Tdh), dont le siège est à Lausanne et le bureau à Zurich, est la plus grande organisation suisse de défense des droits de l’enfant avec plus de 2000 collaborateurs et collaboratrices dans le monde.
Principales responsabilités :
Le/la coordinateur/trice dirige et organise le service administratif et financier de la délégation et des bases (comptabilité générale, gestion administrative et budgétaire). Il/elle est l’interface directe entre la délégation et le bureau Régional et/ou les bailleurs pour le reporting financier.
Sous la hiérarchie du Directeur/trice Pays, le/la coordinateur/trice, assure la supervision et le suivi administratif multi bases, multi bailleurs et/ou multi partenaires des projets. Il/elle assume la responsabilité de la mise en place de la stratégie, du développement et de la coordination managériale des équipes administratives et financières dont il/elle assume la responsabilité. De plus, il/ elle soutient et valide la qualité du travail des équipes en regard du mandat et des engagements de Tdh et des normes internationales. Elle/Il accompagnera les équipes dans la coopération transversale et efficace entre les équipes finance, logistique, RH et programme.
Responsabilités spécifiques :
Mission 1 : Stratégie et politique
- Assurer le pilotage financier et fournir des orientations stratégiques pour les activités des programmes, en effectuant un suivi et une analyse proactifs afin de faciliter les décisions stratégiques;
- Assurer le suivi des indicateurs clés de performance (KPI) et la planification d’actions pour atteindre les objectifs;
- Analyser et interpréter les principaux facteurs/scénarios qui ont une incidence sur la performance.
- Evaluer l’impact des différentes stratégies de financement sur les projets;
- Réaliser des analyses des contrats de financements (budgets contractuels vs réalisés-(BFU);
- Répondre aux demandes d’informations de l’équipe de direction du pays, des unités opérationnelles, de la région et des partenaires, et être le principal point de contact financier pour toutes les questions relatives au soutien des projets;
- Collaborer à la définition et mise en œuvre d’une stratégie opérationnelle financière en coordination avec la Région.
Mission 2 : Procédures, Budget, gestion des projets :
- Assurer la diffusion, l’application et le monitorage des procédures des bailleurs de fonds ;
- Elaborer les budgets annuels et les budgets des projets dans le respect des normes en vigueur ;
- Examiner et valider tous les budgets des propositions, les réaffectations budgétaires/avenants et les rapports financiers destinés aux bailleurs;
- Faciliter l’établissement de la stratégie de la Délégation en fournissant des informations financières et des analyses fiables ;
- Mettre à jour et partager le FMT et le partager avec l’équipe de coordination et la Région;
- Mettre en place et partager les BFU (budget Follow-up) monitorage financier mensuel des budgets bailleurs avec les responsables budgétaires;
- S’assurer que les projections de dépenses sont fiables et de qualité (en mettant en place des formations et des contrôles si nécessaire);
- Accompagner les chefs de projets, les coordinateurs de programme et le Directeur Pays en charge des programmes pour la soumission des nouveaux budgets, des réaménagements budgétaires, avenants des contrats ;
- Gérer la comptabilité de la Délégation en lien avec le Responsable Administratif et Financier et assurer des résultats comptables de haute qualité;
- Assurer la compilation des informations financières pour la préparation des rapports financiers ;
- Assurer le monitorage et la mise à jour du budget annuel de la Délégation en fonction de la planification de la Région ;
- Superviser l’application et le respect des termes de tout contrat de financement;
- Contrôler l’engagement global des dépenses et le risque financier ;
- Assurer la consolidation mensuelle des besoins de trésorerie de la Délégation pour envoi à la Région;
- Assurer que les flux de trésorerie au sein de la délégation se font selon les besoins réels des bases et sous bases, et dans le respect des règles de gestion de trésorerie en place.
- Assurer le monitorage des versements des tranches des bailleurs ;
- Assurer que les accords avec les partenaires des projets respectent les procédures Tdh et celles des bailleurs.;
- Maintenir un tableau d’allocation des couts structure à jour mensuellement, et le partager avec les départements support qui en ont besoin (RH pour les données de paye, logistique pour les données de couverture des couts de bureau etc…)
Mission 3 : Administration / logistique et recouvrement des prestations :
- Contribuer au respect des normes légales (HR, financières, administratives), avec l’appui des experts locaux si nécessaire ;
- S’assurer auprès des administrateurs de base de la bonne gestion de tous les contrats donateurs dans le pays et autres, en relation avec son secteur d’intervention ;
- S’assurer que tous les contrats signés avec les partenaires/travailleurs, etc. respectent le contrat de financement bailleur ;
- S’assurer que la TVA soit gérée en conformité avec la loi dans le pays et les procédures des bailleurs de fonds ;
- Assurer la rédaction des accords de partenariat entre l’organisation et les partenaires ainsi que les outils de reporting financier des partenaires locaux;
- S’assurer que tous les contrats logistique (service, achat, travail, etc.), soient en conformité avec les exigences des bailleurs ;
- Garantir le correct archivage (papier et digital) et la sécurité des documents administratifs de l’organisation (contrat bailleur, courrier bailleur, contrat partenaire, convention établissement…).
Mission 4 : Plaidoyer, représentation / travail en réseau :
- Assurer pour son domaine d’activité, la représentation de Terre des hommes auprès des autorités nationales et au niveau local en appui aux chefs de projets ;
- Coordonner des partenariats nationaux avec le gouvernement, des ONG nationales, etc. et soutenir les équipes dans la négociation et le développement de partenariats au niveau local ou régional ;
- Coordonner, développer et renforcer des actions de partenariat au niveau national avec les partenaires du même secteur d’activités : groupe de travail sectoriel, clusters, etc.
- Assurer les relations avec les institutions financières et fiscales (banque, impôts…)
Mission 5 : Information / Planification financière / Communications / Reporting :
- Participer aux processus annuels et périodiques de planification financière, de budgétisation, de prévision et de reporting afin de garantir l’efficacité et la conformité avec toutes les normes organisationnelles en matière de gestion et de responsabilité.
- Suivre les subventions et veiller au respect de toutes les exigences des donateurs en matière de reporting, y compris les propositions, les budgets et les rapports aux donateurs, en liaison avec les donateurs et les organisations partenaires.
- Apporter un soutien direct aux responsables de programme et/ou aux responsables du budget pour toutes les questions financières, en particulier la préparation, le suivi, le contrôle et le reporting budgétaires, afin de garantir le respect des normes financières.
- S’assurer de la tenue, la mise à jour et du respect de la Fiche Pays pour les achats et autorisations de paiements.
- Assurer des résultats comptables de haute qualité et la compilation des informations financières correctes pour la préparation des rapports financiers
- Produire les informations financières nécessaire à l’élaboration des rapports ou tout autre documents demandés par la Région et les bailleurs ;
- Partager le SitRep Finance et FMT tous les mois avec ses N+1, N+2 et la Région
- Être responsable des rapports à remettre aux bailleurs dans le respect des échéances et formats définis en coordination avec son/sa référent technique de la Région ;
- Rédiger les rapports annuels dans son domaine d’activité à l’intention du/de la directeur-trice Pays ;
- Monitorer les indicateurs administratifs et financiers de la délégation.
Mission 6 : Audit
- Superviser les pré-audits et les vérifications des dépenses ;
- Gérer l’audit statutaire de la Délégation ;
- Superviser les audits bailleurs avec le support du Responsable du contrôle interne ;
- Superviser les audits internes pour contrôle et prévention de la fraude.
Mission 7 : Recherche de fonds
- Participer aux recherches de financement et négociations avec les bailleurs de fonds présents dans la zone d’intervention en coordination avec le/la Directeur-trice Pays et la Région ;
- Coordonner, promouvoir, superviser ou négocier les contrats et assurer le suivi avec les donateurs institutionnels avec le soutien du/de la Directeur/trice Pays et de la Région.
- Assurer que le contenu des contrats bailleurs sont en ligne avec nos procédures internes, et nos capacités opérationnelles à fournir ce qui est demandé contractuellement.
Mission 8 : Politique de gestion des risques
- S’engage à respecter les politiques de la Fondation en général et cette de la gestion des risques de Tdh en particulier ;
- Mener régulièrement des analyses de risques (analyses de variance, des tendances) et des revues des projets, afin de garantir que les contrôles financiers et opérationnels appropriés soient en place.
- Effectuer des vérifications ponctuelles des documents du bureau pays et des bureaux terrains afin de s’assurer que les pistes d’audit sont en place.
- Réaliser des visites sur le terrain et des visites chez les partenaires en coordination avec le personnel du programme et veiller à ce qu’un soutien de qualité soit fourni.
- Définir et mettre en œuvre des stratégies pour atténuer les risques financiers et opérationnels.
- Veiller au respect de toutes les exigences légales et réglementaires en matière de reporting, y compris la fourniture de rapports aux organismes compétents
- S’engage à signaler à ses supérieurs et à traiter tout manquement observé dans le cadre de ces politiques lors de ses activités professionnelles tant au niveau d’infraction avérée ou soupçonnée qu’au niveau d’un manquement préventif.
Profil :
Niveau et domaine de formation :
- Diplôme supérieur en Finance, Comptabilité, Gestion ou Economie (Master ou équivalent) ;
- Solides compétences en élaboration et suivi budgétaire, gestion de trésorerie et planification financière ;
- Connaissance des procédures d’audits interne et externe.
Expérience professionnelle et compétences techniques requises :
- Minimum 5 ans d’expérience professionnelle à un poste similaire ou dans la gestion financière d’une ONG à un poste managérial, entreprises internationales ou institution sous-régionale ;
- Expérience au sein de Tdh est un atout ;
- Expérience à l’expatriation est un atout ;
- Compréhension approfondie de nos enjeux internes et du fonctionnement organisationnel;
- Connaissance approfondie des contrôles financiers et des normes comptables ;
- Bonne connaissance des procédures des bailleurs de fonds suivants : UE, UNICEF, ECHO, USAID, DDC, BMG, ADA, Chaine du bonheur, OCHA, etc. Capacité d’instaurer un climat de coopération et de collaboration ;
- Esprit et capacités de rigueur et précision, de transparence et d’honnêteté intellectuelle ; Compétences avérées en gestion des risques opérationnels;
- Expérience en représentation institutionnelle ;
- · Expérience interculturelle : capaciter à travailler dans des environnements multiculturels et parfois instables.
Langues :
Excellente maitrise orale et écrite du français, bonnes connaissances de l’anglais
Connaissance IT :
Maîtrise de l’outil Saga et Homère indispensable. Bonne maîtrise de Word, Excel, Outlook (Pack Office) et système de management.
Qualités personnelles
- Être réactif, rigoureux et organisé ;
- Capacité à gérer un gros volume de travail ;
- Démontrer des aptitudes pour le management interculturel ;
- Bon communicateur ;
- Aptitude à initier, conduire et accompagner les changements ;
- Aptitude à l’implication au-delà de la simple tache assignée ;
- Rigueur dans le maintien des délais et le respect des procédures ;
- Capacité reconnue d’anticipation et de planification ;
- Sens de la diplomatie – Ouverture d’esprit – Créativité ;
- Faire preuve d’intégrité et de sens la confidentialité et d’éthique dans ses activités ;
- Démontre de la flexibilité, de la disponibilité et une capacité d’adaptation d’analyse, de synthèse, de rédaction ainsi qu’un grand sens des priorités ;
- Faire preuve d’autonomie et de capacités de décision qu’il/elle assume.
