L’Union européenne (UE) est un partenariat économique et politique entre 27 pays européens. Il joue un rôle important dans les affaires internationales par le biais de la diplomatie, du commerce, de l’aide au développement et de la collaboration avec les organisations mondiales. À l’étranger, l’UE est représentée par plus de 140 représentations diplomatiques, également appelées Délégations de l’UE, qui ont une fonction similaire à celle d’une ambassade.
La Délégation de l’UE auprès de la Côte d’Ivoire travaille en étroite coordination avec les ambassades et consulats des 27 États membres de l’UE. Nous sommes une mission diplomatique à part entière et nous représentons l’Union européenne dans ses relations avec le gouvernement de Côte d’Ivoire dans des domaines qui relèvent de la compétence de l’UE.
Un(e) secrétaire senior
Dans le cadre de ce poste, la personne recrutée se verra attribuer des fonctions en fonction des besoins de la délégation et de l’évolution de ces besoins. Le candidat retenu exercera ses fonctions sous la supervision et la responsabilité du/de la chef(fe) de la Coopération, en apportant son soutien, son expertise et son assistance dans le secrétariat et l’assistance administrative.
Les principales tâches et tâches suivantes sont actuellement requises :
- Secrétariat de la section et gestion administrative
- Gérer le secrétariat courant de la section : agenda du/de la Chef(fe) et de l’équipe (planification, modifications, rappels) et filtrage/orientation des appels téléphoniques.
- Assurer le suivi des courriers entrants et sortants : enregistrement, contrôle des versions papier/électronique, circulation vers les collègues concernés, respect des délais et archivage électronique.
- Rédiger et envoyer des courriels et courriers d’information (appels à candidatures, appels à propositions, invitations, etc.) et tenir à jour les listes de contacts de la section (partenaires institutionnels, société civile, autres parties prenantes).
- Préparer les réunions à la Délégation : réservation et préparation des salles, transmission de la liste des visiteurs à la réception, accueil et installation des participants, gestion des collations.
- Organiser et suivre les réunions virtuelles et hybrides (visioconférences via Webex ou outils équivalents) et apporter un appui administratif aux événements transversaux de la Délégation (par ex. Semaine de l’Europe).
- Coordination du secrétariat de la section et interface avec la Délégation
- Assurer un rôle de référent(e) de secrétariat pour la Section et coordonner, le cas échéant, le travail des autres secrétaires/assistants administratifs de la section (répartition des tâches, circulation de l’information, harmonisation des pratiques).
- Veiller à la cohérence et à l’application uniforme des procédures administratives au sein de la section (gestion du courrier, dossiers, signatures, missions, etc.) en lien avec le secrétariat de l’unité et les autres sections.
- Servir de point de contact principal pour les questions de secrétariat entre la section et les autres services de la Délégation (administration, finances, autres sections opérationnelles), afin de faciliter les échanges d’informations et le bon déroulement des procédures.
- Gestion des dossiers et support aux projets de coopération
- Créer, mettre à jour et archiver les dossiers de la section (courriers, décisions, contrats, documents de projets) dans le système de gestion électronique des documents de la Commission.
- Appuyer les gestionnaires opérationnels et financiers dans leurs tâches quotidiennes : préparation de documents et dossiers, suivi des délais, circulation de l’information.
- Rédiger et mettre en forme des lettres de transmission et autres courriers liés aux contrats, avenants et documents de coopération.
- Initier et suivre les circuits de signature (y compris électroniques) pour les invitations à soumissionner, demandes de prestations de services, appels à propositions, appels d’offres et documents de clôture de contrat.
- Appui logistique aux réunions, missions et événements
- Organiser le support logistique pour les réunions et événements de la section, y compris à l’extérieur de la Délégation : prise de rendez-vous, vérification des lieux, envoi des invitations, suivi des confirmations, réservation de chauffeurs et de véhicules, accueil et installation des invités.
- Organiser les missions de terrain, de formation et les visites des collègues du siège et des consultants : rédaction des lettres d’invitation, réservation des billets d’avion, de l’hébergement et des moyens de transport, suivi des demandes de visa et coordination avec les services compétents.
Le salaire de base dépendra de l’expérience professionnelle pertinente et vérifiée, généralement à partir de la 1.176.659 XOF. Il existe un régime d’avantages sociaux concurrentiel, sous réserve de certaines conditions, y compris les jours de congé personnel et les jours fériés, les assurances maladie et un régime d’épargne-retraite.
La date de début prévue sera le 01/07/2026.
Exigences minimales/critères d’éligibilité (nécessaires pour que la demande soit prise en considération)
- Minimum de diplôme baccalauréat français (ou équivalent) ;
- Minimum de 5 années d’expérience en secrétariat, acquise après le diplôme ;
- Excellent connaissance (C2) du français et connaissance pratique (B2) de l’anglais ;
- Droit de résider et de travailler en Côte d’Ivoire ;
Lire aussi : AVIS DE RECRUTEMENT à l’AUF – Agence Universitaire de la Francophonie (08 mai 2026)
