L’UNESCO (Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture) est une agence spécialisée de l’ONU fondée en 1945.
CONTEXTE ORGANISATIONNEL
Sous l’autorité générale déléguée du Chef de l’Antenne UNESCO de N’Djamena et la supervision directe du/de la Chargé(e) des finances et de l’administration (AO), le/la titulaire fournit un ensemble de services d’appui administratif et financier en conformité avec les règlements, règles, pratiques, normes et procédures de l’UNESCO, dans le cadre du projet PRET (Programme d’éducation pour la résilience au Tchad, financé par le GPE) et des autres projets en cours.
APERÇU DES FONCTIONS DU POSTE
Responsabilités générales d’administration
- Agir en qualité d’agent certificateur jusqu’au niveau d’autorisation délégué par le/la AO ;
- Rédiger et préparer la correspondance de routine, les notes de service et les rapports non substantiels ;
- Tenir les dossiers confidentiels et généraux et établir des systèmes de référence ;
- Assister dans la préparation des rapports budgétaires et financiers, des statistiques ou des projections à l’usage des gestionnaires ;
- Relire les projets de rapports, vérifier l’exactitude globale et la cohérence, contrôler la cohérence des chiffres ;
- Peut assister dans la supervision des activités liées à la maintenance du bureau, à la sécurité, au transport et aux services similaires;
- Fournir des orientations et des interprétations sur les règles, règlements et procédures administratives non complexes.
Responsabilités financières
- Assister et informer le superviseur sur la situation financière, en utilisant les systèmes d’information de gestion et les rapports ;
- Coder, enregistrer et rapprocher les transactions comptables dans IRIS (SAP) ;
- Vérifier et traiter les paiements (factures, rémunérations, remboursements) ;
- Tenir des comptes spécifiques, calculer et compiler des données financières, préparer des rapports de routine ;
- Générer des rapports de dépenses à partir des systèmes automatisés ;
- Fournir une assistance et des orientations au personnel sur les procédures financières de base, les paiements et les dispositions bancaires ;
- Agir en tant que point focal bancaire chargé du rapprochement ;
- Assurer le suivi des documents bancaires.
Responsabilités budgétaires
- Surveiller et contrôler les engagements et les dépenses des projets ;
- Préparer des estimations de coût détaillées et d’autres données pour l’analyse et les propositions budgétaires ;
- Suivre les niveaux budgétaires et alerter le superviseur et les gestionnaires concernés pour éviter les insuffisances de fonds (valider les informations et identifier les erreurs ou irrégularités);
- Générer des rapports de dépenses à partir des bases de données des systèmes d’information automatisés ; compiler les données budgétaires ;
- Aider à la préparation et à la finalisation des rapports budgétaires, effectuer une analyse préliminaire des écarts entre les budgets et les dépenses réelles ; contrôler la cohérence des chiffres ;
- Réviser l’exactitude globale et la cohérence des projets de rapports ; vérifier la cohérence des chiffres;
- Identifier toute autre anomalie et erreur ; alerter le superviseur et effectuer des transactions correctives.
Responsabilités RH
- Assister dans les questions administratives RH ;
- Rédiger la correspondance et autres documents pour les actions de personnel, assurer le suivi des actions RH à venir, tenir la base de données ;
- Extraire et analyser les données RH des systèmes automatisés ; alerter le superviseur des incohérences/erreurs et proposer des actions correctives ;
- Traiter les salaires, droits, créances, contrats hors personnel, etc. conformément aux directives et procédures établies ;
- Fournir une assistance et des informations aux nouveaux membres du personnel, experts et consultants sur les procédures de base ; assister pour les visas, cartes d’identité, permis de conduire et autres documents nécessaires conformément aux exigences de l’Organisation et du pays hôte (liaison avec le Ministère des Affaires étrangères du Tchad);
- Assister dans les formalités de pré-recrutement et soutenir le processus de recrutement ; coordonner les calendriers d’entretien, préparer l’ordre du jour et la documentation.
Achats, logistique et voyages
- Expédition et douane : prendre des dispositions, aider et conseiller sur l’expédition ; assurer la liaison avec les services des douanes tchadiens ;
- Achats : assister dans le lancement des actions d’approvisionnement, dans la préparation des bons de commande et des contrats, surveiller l’état des réquisitions et maintenir le contact avec les fournisseurs ;
- Voyages : assister et fournir des orientations pour la préparation des plans de voyage, examiner les demandes de remboursement, préparer les ordres de mission ; émettre les avances de voyage.
- Assister dans toutes les questions liées à la sécurité. Peut assurer la liaison et coopérer avec l’UNDSS sur les questions de sûreté et de sécurité.
QUALIFICATIONS REQUISES
FORMATION
- Diplôme d’étude secondaire, technique ou professionnelle.
EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE
- Au moins 5 années d’expérience professionnelle progressive dans le domaine de l’administration, des ressources humaines, des finances et des achats ou domaines connexes.
APTITUDES ET COMPÉTENCES
- Connaissance en ERP (Enterprise Resource Planning systems) tel que SAP (Systems Applications and Products in Data Processing) ou autre.
- Bonnes compétences interpersonnelles et de communication, y compris la préparation des correspondances et correction de documents.
- Excellentes compétences analytiques et techniques.
- Bonnes capacités de planification et de coordination. Capacité démontrée à établir des priorités et à organiser son propre travail.
- Capacité à prendre des initiatives et à fournir un soutien et des services de qualité et en temps opportun.
- Capacité à identifier les erreurs ou irrégularités et à proposer des actions correctives.
- Capacité à travailler en équipe.
- Très bonnes capacités informatiques de l’utilisation de MS Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, etc.).
LANGUES
- Excellente connaissance (lu, écrit, parlé) du français.
QUALIFICATIONS SOUHAITÉES
FORMATION
- Formation/certification en comptabilité, finance ou administration.
EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE
- Expérience professionnelle au sein du système des Nations Unies ou d’une organisation internationale.
LANGUES
- Excellente connaissance de l’arabe tchadien.
- Connaissance de l’anglais.
