Le Conseil norvégien pour les réfugiés (NRC) est une organisation humanitaire indépendante qui aide les personnes forcées de fuir. Nous travaillons dans des situations de crise dans plus de 31 pays, fournissant des urgences et une assistance à long terme à des millions de personnes chaque année. Nous défendons les personnes forcées de fuir, en défendant leurs droits. NORCAP, notre fournisseur mondial d’expertise, contribue à améliorer la capacité internationale et locale à prévenir les crises, à s’y préparer, à y répondre et à s’en remettre. Le NRC gère également l’Observatoire des situations de déplacement interne à Genève, un chef de file mondial en matière de rapports et de plaidoyer en faveur des personnes déplacées à l’intérieur de leur propre pays.
DESCRIPTION D’EMPLOI
L’objet du poste d’Assistant Administration Ressources Humaines est d’assister dans la mise en œuvre quotidienne des ressources humaines relevant du bureau de Menaka.
RESPONSABILITÉS
- Assiste dans la mise en œuvre de la fonction RH et implémente les fonctions administratives qui lui sont déléguées conformément au plan d’action
- Rédige les rapports sur l’état d’avancement des activités administratives et ressources humaines sur demande du superviseur ou de la direction.
- S’assure de l’archivage correct des documents.
- Encourage et est force de proposition pour favoriser l’amélioration de la fonction administrative et ressource humaines
- Assure le suivi administratif du personnel du bureau NRC de Ménaka (vacances, congés maladie..),
- Met à jour la base de données RH et archive les documents associés dans les dossiers du personnel.
- Assurer la centralisation des demandes de badges du personnel de Ménaka à Bamako et cartes de visites
- Participe au processus de recrutement en apportant un soutien administratif à l’officier RH de Gao en conformité avec les procédures.
- Est en charge de la constitution des dossiers du personnel des nouveaux employés selon les procédures en vigueur (recueil des documents nécessaires: acte de naissance, de mariage….) et est responsable de l’archivage correct des dossiers et envoie à Bamako.
- Assurance médicale: responsable du suivi administratif du personnel de Ménaka (enregistrement et retrait, transmission des cartes d’assurance…). Rapporte tout problème à l’officier RH.
- Rédige les documents Admin/RH qui lui incombe.
- Participe à l’organisation des séminaires , reunion et ateliers internes et externes du bureau de Ménéka
- Organiser les pots de depart des staffs de sa base
- Gestion du bureau et du personnel de nettoyage et gardiennage
- Participe à la gestion de la Flotte pour le personnel national
- Gestion des Maisons d’hôtes
- Etablir les contrats de prestations et mise à jour de la base de données
- Assurer la maintenance générale du bureau ( loyer, EDM, SOMAGEP)
- Suivi et dotation pour le bureau et staff (sucre, thé, papier hygiénique, etc)
- Pour des raisons de confidentialité, en charge d’établir et d’envoyer les courriers HR.
- Payroll: apporte un soutien à l’officier RH en recueillant les documents supports nécessaires à la préparation du payroll selon la procédure et dans les délais impartis (ex: nouveaux contrats, changement de situation familiale…)
- Peut être amené à remplacer l’Officier RH de Gao lors de son absence (Acting) sur validation du Manager RH.
- Peut être amené à voyager sur le terrain sur demande du superviseur et validation du directeur pays.
QUALIFICATIONS
- Bac+2 en Ressources humaines, Droit ou Sociologie
- Expérience professionnelle en tant qu’Assistant dans une fonction support dans un contexte humanitaire.
- Expérience professionnelle antérieure dans des contextes complexes et instables.
- Résultats avérés sur les responsabilités du poste
