Mercy Corps recrute pour ce poste (07 Octobre 2021)

Informations sur l'Emploi

Titre du Poste : Sécrétaire-Receptionniste

Niveau Requis : BTS

Année d'Expérience Requise : 2 ans

Lieu du Travail : Niger

Date de Soumission : 19/10/2021

Description de l'Emploi

Mercy Corps est une ONG internationale humanitaire et de développement dont la mission est d’alléger la souffrance, la pauvreté et l’oppression en aidant les populations à construire des communautés sécurisées, productives dans le monde. Mercy Corps est opérationnelle au Niger depuis septembre 2005. Elle travaille en partenariat avec le Gouvernement et les communautés nigériennes pour contribuer au développement socio-économique durable du pays.

RESUME DE PROGRAMME :

Mercy Corps Niger intervient au Niger dans le domaine de la sécurité alimentaire, les moyens de subsistance, la reprise économique, la cohésion sociale, la gouvernance et des interventions d’urgence. Sa mission principale au Niger est « de soutenir les populations vulnérables et/ou à risque à améliorer leur vie, se remettre des chocs et de l’exclusion afin de pouvoir sécuriser les opportunités viables pour le développement d’une économie des moyens de subsistance durable ». Actuellement, Mercy Corps Niger met en œuvre cinq projets de développement et d’assistance humanitaire avec un budget global de plus de 9 millions de dollars. Mercy Corps Niger a cinq bases sur le terrain : Abala, Filingué, Maradi, Tillabéri, et Zinder. Depuis 2016 Mercy Corps travaille également au Burkina Faso à travers des partenaires sur les conflits et l’élevage.

Dans le cadre de la mise en œuvre de ses programmes Mercy Corps cherche pour son bureau de Maradi un(e) Secrétaire Réceptionniste.

RESUME DU POSTE :

Sous la supervision du chef de base, le/la Réceptionniste assistera dans le fonctionnement général de l’administration. Il/elle va assurer la qualité de l’accueil, travailler en étroite collaboration avec le point focal finance, le logistique Officer et les programmes Managers, le/la Secrétaire Réceptionniste assurera quotidiennement les tâches assignées à l’administration, la documentation, le classement des dossiers, la facilitation des voyages du personnel dans le temps opportun et de manière précise.

RESPONSABILITES ESSENTIELLES :

Taches Administrative :

  • Assurer le classement, l’archivage et la mise à jour des dossiers administratifs ;
  • Recevoir et orienter les visiteurs et s’assurer que les visiteurs ne circulent pas au sein du bureau sans être annoncés ;
  • Tenir un agenda des rendez-vous pour le bureau ;
  • Faire le standard (appeler à l’extérieur, recevoir les appels) ;
  • Noter les appels sur des fiches et les transmettre ;
  • Participer aux réunions des départements ;
  • Contribuer davantage à assurer la propreté du bureau, c’est-à-dire en s’assurant de manière proactive que les toilettes et les bureaux sont propres et en informant l’agent de ménage de toute mesure corrective ;
  • Aider de manière proactive à garantir la disponibilité de l’eau, du papier hygiénique, et du savon dans les toilettes à tout moment ;
  • Assurer la réception, l’expédition et l’archivage des courriers et s’assurer aussi que toutes les correspondances entrantes et sortantes soient enregistrées dans le registre approprie et classées ;
  • Enregistrer le courrier arrivé, départ et les factures ;
  • Saisir les courriers types à partir des lettres types ;
  • Sur demande de la hiérarchie, rédiger les correspondances administratives, saisir les comptes rendus des réunions et des lettres administratives ;
  • Maintenir les tableaux d’affichage du bureau à jour (Memos, informations, etc…) ; ainsi que le registre de présence du personnel ;
  • Faire les demandes de paiement des prestataires, Airtel ou  Zamani Télécom Niger, Niger Télécom, les entreprises d’eau et d’électricité et les contrats de bail à la fin de chaque mois en conformité avec les procédures finances;
  • Assurer que tout le personnel adhère aux procédures administratives de Mercy Corps ;
  • Se comporter, tant sur le plan professionnel que personnel, de façon à préserver l’image de marque de Mercy Corps et à ne pas mettre en danger sa mission humanitaire au Niger ;
  • Faire toutes autres tâches demandées par le superviseur.

      Responsabilité de supervision : agent de ménage

Rapporte directement : au chef de base

Travail directement avec : les Finances, l’Administration, la logistique et tous les programmes

CONNAISSANCES ET QUALIFICATIONS :

  • Avoir un diplôme supérieur (BTS) en administration, secrétariat de Direction ou en Ressources Humaines ;
  • Avoir au moins 2 ans d’expérience de gestion administrative, en Gestion Administrative des entreprises et ressources humaines de préférence avec une ONG internationale ;
  • Avoir une expérience manifeste et une bonne connaissance administrative des ONGs, gestion du personnel, services de support et les opérations ;
  • Une capacité manifeste de communication (orale & écrite) et une connaissance requise de l’informatique (Word, Excel, Explorer, Outlook, PowerPoint, etc.) et une bonne connaissance de la gestion de bases de données ;
  • Une bonne capacité en négociation et représentation, spécialement avec les services publiques (gouvernement) et autres organismes en matière de bureaucratie ;
  • Une excellente maîtrise du français et l’anglais (orale et écrite) avec une capacité de faire la traduction.

FACTEURS DE SUCCÈS :

Une bonne connaissance et une compréhension Claire de l’éthique de l’administration et les ressources humaines, ainsi que l’éthique de la gestion de personnel, la volonté et l’habilité absolu d’adhérer et de renforcer l’adhérence aux politiques et procédures de Mercy Corps et des donateurs est essentiel.   L’habilité prouvée d’interagir effectivement avec le personnel national et international est demandé. Une habilité démontrée de pouvoir travailler rapidement, correctement et de façon précise pour, à la fois accomplir multiples tâches dans un délai requis avec un minimum de supervision est fortement demandée. L’habilité de traiter l’information nécessaire et correcte pour supporter effectivement les activités des différents programmes est nécessaire.

Apprentissage Organisationnel :

Comme partie intégrante de notre engagement à l’apprentissage organisationnel et en supportant notre compréhension que les organisations d’apprentissage sont plus effectives, efficient et appropriées aux communautés qu’elles servent, nous espérons à ce que tous les membres de l’équipe engagent 5% de leur temps pour apprendre les activités qui à la fois, peuvent les servir et servir Mercy Corps.

DEPOT DE CANDIDATURE

Mercy Corps vous invite à participer au recrutement pour ce poste, et ce, en dposant vos dossiers de candidature ( CV+ lettre de motivation et fournir obligatoirement 3 références professionnelles avec leurs adresses email et numéro de téléphone).

Veuillez mentionner le titre du poste pour lequel vous postuler et adresser votre demande d’emploi au Directeur Pays, Mercy Corps Niger.

Les dossiers doivent être uniquement envoyés en ligne à travers le système de recrutement en ligne de Mercy Corps à l’adresse suivante: Cliquez ici.

Similaires