Médecins Sans Frontières recrute pour ce poste (23 Janvier 2024)

Objectif principal et responsabilité du poste

• Effectuer des tâches administratives et financières et suivre la comptabilité du projet pour soutenir le responsable financier du projet dans le respect des normes et procédures MSF, afin d’assurer la conformité légale et de garder un contrôle strict sur les ressources monétaires pour atteindre les objectifs du projet.

Responsabilités

• Mettre en œuvre des procédures de gestion de trésorerie afin d’assurer le plus haut contrôle et sécurité, assister le Project Fin Manager dans la prévision de la trésorerie et de la planification mensuelles afin d’assurer la couverture des besoins quotidiens, des avances sur salaires, de la paie, etc.
• Traiter le paiement des fournisseurs et respecter strictement tous les documents impliqués, en informant le responsable administratif de toute sorte de disparité
• Effectuer toutes les tâches et activités comptables, classer, préparer et classer toutes les pièces comptables dans un logiciel comptable, afin d’assurer un contrôle strict de toutes les dépenses et la fiabilité des états et de la documentation.
• Suivre toutes les dates d’expiration des contrats de location et informer le responsable administratif afin de laisser suffisamment de temps pour organiser un renouvellement ou chercher une autre alternative.
• Rendre toutes les informations administratives à la disposition du personnel (affichage, réunions, etc.), soutenir le responsable financier du projet dans la traduction des documents dans la langue locale et assister aux réunions sur demande.
• Toute autre tâche administrative déléguée par le Project Finance Manager.

Section MSF / Responsabilités spécifiques au contexte

• Traiter tous les paiements bancaires (internet, chèques, virements) après réception et examen des pièces justificatives du respect de la politique financière, des normes de qualité et des coordonnées bancaires des bénéficiaires.
• Vérifiez fréquemment le solde bancaire et assurez-vous qu’il se situe dans les limites maximale et minimale stipulées par MSF. Signaler au gestionnaire lorsque les montants sont faibles afin qu’il puisse faire un suivi
• Assurer la liaison avec la coordination en termes de réalisation des formalités administratives nécessaires à toute transaction bancaire et suivi.
• S’assurer que les échéances de clôture mensuelles sont respectées, effectuer un suivi actif et informer le gestionnaire si les échéances approchent au regard des procédures financières mensuelles normales.
• Assister le responsable Finances/RH dans la prévision de la planification financière mensuelle (MMR) afin d’assurer la couverture des besoins quotidiens du projet, des avances sur salaires, des travailleurs journaliers et également conseiller la coordination des coûts anticipés pour leur planification financière. Assurer la collaboration avec les superviseurs du département pour faciliter l’exactitude du MMR.
• Veiller au respect et au strict respect des normes MSF (Plan comptable, qualité des documents, Tableau d’autorisation, procédures de validation des dépenses, règles de sécurité de la trésorerie, etc.).
• Traiter le paiement des fournisseurs/tiers et surveiller strictement tous les documents impliqués, en informant le responsable administratif de toute sorte de disparité. Signalez tout paiement impayé pour assurer une communication rapide avec les personnes concernées, si nécessaire.
• Est responsable de s’assurer que tous les reçus répondent aux exigences de MSF (délais, informations, signatures).
• Vérifier les entrées individuelles et préparer les documents originaux nécessaires pour une justification et une explication efficaces des paiements et des reçus effectués.
• Préparer les copies papier selon la liste de contrôle de fin de mois et assurer le bon classement de la documentation financière. Examiner la comptabilité des projets pour s’assurer que les pièces justificatives sont conformes aux normes de la politique financière et s’assurer que les rapports d’exception sont complétés comme requis.
• Mettre à jour les coûts de la nourriture et les imputer sur les sous-comptes du personnel international sur une base mensuelle.
• Vérifier la correspondance des relevés bancaires mensuels avec les transactions et le rapprochement bancaire mensuel selon les exigences et préparer selon le modèle MSF
• Être adaptable en termes d’assumer de nouvelles tâches et de s’adapter aux demandes ponctuelles
• Soyez amical et bienvenu envers tout le personnel, encouragez à avoir un environnement ouvert et sûr au bureau
• Couvrez l’assistant financier en cas de besoin, à la discrétion du responsable.

Exigences (qualifications/expérience/connaissances)
Pour postuler à ce poste, les candidats DOIVENT répondre aux critères suivants :

• Formation souhaitée : Diplôme lié à la finance, à la comptabilité, aux affaires ou à l’administration
• Expérience essentielle : expérience professionnelle antérieure d’au moins deux ans dans des emplois pertinents.
• Expérience souhaitée au sein de MSF ou d’autres ONG dans des pays en développement
• Langues Langue de la mission et langue locale essentielles
• Connaissances Connaissances informatiques essentielles (Word, Excel, Internet) et solides en instance Unifield
• Compétences Orientation vers les résultats et la qualité, travail d’équipe et coopération, flexibilité comportementale, engagement envers les principes MSF, gestion du stress.