Médecins Sans Frontières (MSF) est une organisation humanitaire médicale internationale et indépendante qui apporte une aide d’urgence aux personnes touchées par les conflits armés, les épidémies, les catastrophes naturelles et l’exclusion des soins de santé.
Objectif principal et responsabilité du poste
- Planifier et superviser l’exécution des activités d’approvisionnement dans le projet pour un ou plusieurs domaines du programme d’approvisionnement (entrepôt, approvisionnement, transport et douane, etc.) selon les protocoles et normes MSF afin d’assurer le fonctionnement optimal de la mission.
Responsabilités
Assurer un fonctionnement efficace des activités d’approvisionnement dans le projet au jour le jour, comme spécifié par le responsable hiérarchique, en veillant au respect des normes, protocoles et procédures de MSF. Les activités peuvent inclure un ou plusieurs des domaines suivants :
Entrepôt : planifier et superviser l’exécution des activités d’entrepôt et de gestion des stocks dans le projet ou le capital en assurant un stock suffisant pour le fonctionnement efficace de l’activité d’approvisionnement afin d’éviter les ruptures de stock, les pertes et les stocks excédentaires dans la mission, en contrôlant et en surveillant le personnel médical et non -stocks et actifs médicaux et s’assure que le stockage s’effectue dans des conditions optimales.
Approvisionnement : planifier et superviser les activités d’approvisionnement dans le projet ou le capital en garantissant des achats efficaces et ponctuels.
Transport et douanes : Planifier et superviser l’exécution de toutes les activités liées à un dédouanement et à une expédition efficaces des marchandises dans la mission en assurant le dédouanement et le transport des marchandises médicales et non médicales de la mission.
Autres activités d’approvisionnement :
- Communiquer avec les clients, les tenir informés de l’état de leurs commandes et prioriser l’approvisionnement et le transport en fonction de leurs besoins
- Superviser, en étroite coordination avec le service RH, les processus associés (recrutement, formation/intégration, évaluation, détection des potentiels, développement et communication) du personnel sous sa responsabilité afin d’assurer à la fois le dimensionnement et le niveau de connaissances requises .
- Assurer le bon fonctionnement de l’administration et des procédures liées à ses activités d’approvisionnement.
- Exécuter des tâches déléguées selon sa spécialité et tel que spécifié dans sa description de poste
Section MSF / Responsabilités spécifiques au contexte
- Effectuer des activités de saisie de données dans le système UNIFIELD, enregistrer toutes les commandes, livraisons et données concernant les stocks selon les procédures établies, et produire les documents appropriés et mis à jour pour l’équipe d’approvisionnement afin de soutenir les processus de prise de décision.
- Effectuer la saisie de données de toutes les informations de commande dans le programme UNIFIELD et créer les documents appropriés pour les commandes et les réceptions, en s’assurant que toutes les données saisies ont été approuvées conformément au tableau d’autorisation et à la politique de MSF. S’assurer que la documentation appropriée a été reçue et s’assurer que tous les processus de saisie de données se déroulent de manière rapide et efficace.
- S’assure que toutes les données collectées et saisies dans les bases de données sont toujours exactes et complètes.
- Effectuer les workflows, sortants et entrants, de tous les documents logistiques associés.
- Vérifier l’autorisation correcte des commandes et des réceptions dans UNIFIELD.
- Signaler immédiatement toute anomalie dans la base de données au superviseur
- Classe les documents selon les normes MSF (Log Admin Kit).
- S’assure qu’aucune personne non autorisée n’a accès à la base de données
- Discute quotidiennement de l’avancement des travaux avec le superviseur et rend compte au reste de l’équipe d’approvisionnement lors de la réunion d’équipe hebdomadaire.
- Effectuer des vérifications de routine de la base de données pour assurer la cohérence.
- Aide le superviseur à identifier tout élément à risque de rupture ou d’expiration – en se référant à la base de données UNIFIELD.
- Tâches déclaratives :
- Identifier, en relation étroite avec le superviseur et le Fournisseur et selon la base de données UNIFIELD, les risques potentiels de stock (péremption, stock de niveau de sécurité).
- Produire des rapports UNIFIELD sur le niveau des stocks, les durées d’expiration moyennes et la disponibilité.
- Comparez avec le superviseur l’inventaire logique des stocks avec les niveaux de stocks réels sur une base mensuelle et justifiez tout écart.
- Saisir des données et créer des feuilles de calcul pour faciliter les commandes internationales
- Fournir des feuilles de format hebdomadaires et mensuelles pour les rapports de consommation et de stock de tous les emplacements.
- Signaler immédiatement au superviseur toute anomalie trouvée dans le système de données.
- Signalez le pipeline et le matériel commandé reçu ou les articles en attente.
- Partager l’aperçu des commandes en souffrance aux départements sur une base hebdomadaire, tel que défini par le responsable de l’approvisionnement.
- Superviser et planifier l’approvisionnement pour s’assurer que l’achat local est efficace et que les besoins des parties prenantes sont satisfaits en temps opportun
- Soumission du rapport d’approvisionnement (MSR, TSR, SMS, LSR, LRT) avant le 5 de chaque mois au responsable de l’approvisionnement.
- Achèvement de l’analyse TSR mensuelle avec Supply Manager et MTL/Dep PC pour évaluer les ruptures à venir, expire avant consommation et surstock.
- Superviser le responsable de l’activité d’approvisionnement et le responsable des achats pour s’assurer qu’il / elle s’acquitte au quotidien de leurs tâches / responsabilités dans le projet, comme spécifié par le supérieur hiérarchique, en veillant au respect des normes, protocoles et procédures de MSF.
- Soutenir la planification de leur horaire de travail et s’assurer qu’ils travaillent toujours pour respecter les SOP MSF OCA.
- Soutenir l’équipe Sokoto si nécessaire en préparation d’une intervention, pendant une intervention et après une intervention pour s’assurer que les normes d’approvisionnement MSF OCA sont maintenues tout au long.
- Assurez-vous que les informations commerciales enregistrées des fournisseurs pré-qualifiés (CAC & TIN) sont mises à jour régulièrement.
- Veiller à ce que le système de classement des fournitures (copie papier dans la copie électronique du journal d’administration) soit fréquemment vérifié toutes les deux semaines pour s’assurer que le système de classement des fournitures est conforme aux SOP de classement
Exigences (qualifications / expérience / connaissances)
Pour postuler à ce poste, les candidats DOIVENT répondre aux critères suivants :
- Formation : Essentielle – Diplôme Technique, en Supply Chain.
- Expérience : 1 à 2 ans dans le département logistique de MSF, expérience antérieure dans des emplois liés aux activités de la chaîne d’approvisionnement
- Langues : Langue essentielle de la mission. Langue locale souhaitable
- Connaissances : connaissances en informatique
Compétences :
- Orientation résultats et qualité
- Travail d’équipe et coopération
- Flexibilité comportementale
- Principes MSF et gestion du stress
Méthode d’application
Les candidats intéressés et qualifiés doivent postuler en ligne
Et
envoyez également leur CV, lettre de motivation et informations d’identification nécessaires uniquement à: [email protected] en utilisant « Superviseur de l’activité d’approvisionnement » comme objet du courrier.
Noter
- Seules les candidatures soumises en ligne seront acceptées
- Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
- Enfin, un seul formulaire de candidature en ligne doit être soumis, car plusieurs candidatures ne seront pas prises en compte.
- Aucun transport et/ou aucune indemnité ne seront fournis pendant le processus de recrutement.
- MSF est un employeur garantissant l’égalité des chances et promeut la diversité au sein de l’organisation
