Médecins du Monde (MdM) est une organisation humanitaire internationale dont la mission est de fournir des soins médicaux aux populations les plus vulnérables, partout dans le monde, y compris en France.
POSTE 1: Assistante Financière
Mission principale
Sous la supervision du Responsable Financier, l’Assistant Financier sera responsable des principales activités suivantes conformément aux procédures nationales et de MdM :
- Gestion de la caisse enregistreuse
- Comptabilité
- Administration générale
Description
Gestion de la caisse :
- Effectuer des paiements en espèces selon les procédures de MdM.
- Gardez l’argent liquide et les caisses enregistreuses en sécurité et conformément aux procédures.
- Évaluez la petite caisse et faites une demande de réapprovisionnement au coordonnateur des finances.
- Effectuer un contrôle de trésorerie quotidien/hebdomadaire/mensuel avec le responsable financier.
- si nécessaire, réaliser le paiement des per diem mensuels et l’avance de salaire selon les procédures MdM pour le personnel international
- Gestion de l’enveloppe de sécurité pour le personnel international (paiement et remboursement – entrée et sortie)
Comptabilité:
- Saisir régulièrement les données de factures et de paiements dans le logiciel de comptabilité (saga) conformément aux normes MdM et au cadre comptable et budgétaire.
- Préparer le paiement des dépenses liées au fonctionnement quotidien des programmes de MdM, selon les procédures d’approvisionnement de MdM (demande de mission, bon de commande, contrat, factures et reçus, devis et proformas, etc.)
- Double vérification des dossiers, selon les procédures de MdM et des donateurs
- Vérifier que tous les reçus/factures sont correctement renseignés et qu’ils sont éligibles à la comptabilité MdM (en indiquant : date, coordonnées du fournisseur, clairement écrit le montant avec le cachet PAYÉ) ;
- Effectuer des avances de fonds pour l’exploitation au personnel validé après validation du coordinateur financier et s’assurer que toutes les avances sont rapprochées/clôturées avant la fin de la semaine et du mois.
- Préparer (coller et photocopier) et archiver tous les documents nécessaires à la comptabilité mensuelle conformément aux procédures MdM : comptabilité (grand livre, contrôles de caisse) et annexes.
- Réaliser l’opération de clôture mensuelle des comptes de caisse en comptabilité après validation du Coordinateur Financier, dans le calendrier fixé et envoyer les documents requis
- Tenir les archives administratives de la mission (faire les copies, classer et archiver)
- Assistance pour rechercher des factures si nécessaire
Administration:
- Développer un système de classement pour le service administratif, et après validation du coordonnateur administratif,
- Réaliser des opérations de copie, de classement et de numérisation, notamment pour la comptabilité
- Assister lors de l’organisation des formations, de l’hébergement et du transport
Rapports :
- Préparez un résumé des activités hebdomadaires
- Participer de manière proactive à l’amélioration des réunions internes de MdM (générales, administratives, de sécurité…)
Autres:
- Faire preuve de souplesse dans l’exécution de ses tâches
- Informez immédiatement le point focal de sécurité en cas de problème de sécurité
- Effectuer d’autres tâches supplémentaires à la demande du coordonnateur des finances.
Date limite de candidature
: 25 juillet 2024.
Méthode de candidature
Les candidats intéressés et qualifiés doivent envoyer leur CV et leur lettre de motivation sous forme de même document à : [email protected] en utilisant le titre du poste comme objet du courrier.
POSTE 2: Responsable de programme
Nous recrutons pour pourvoir le poste ci-dessous :
Intitulé du poste : Responsable de programme
Lieu : Borno
Horaire : Temps plein
Fonctions essentielles
- Le responsable de programme est chargé de la mise en œuvre, du suivi et de la supervision globale du programme de santé intégré à Maiduguri conformément aux exigences et procédures standard de MdM.
- Elle/il veille au respect des contrats et des directives des donateurs et initie des propositions et des rapports.
- Enfin, elle/il assure le suivi de ses lignes budgétaires, ainsi qu’une étroite collaboration avec les services logistiques et administratifs et un bon esprit d’équipe.
Gestion de programme:
- Assurer le développement et la mise en œuvre de toutes les activités de MdM à Maiduguri conformément à la proposition, aux directives des donateurs et aux normes de MdM.
- Contribuer aux évaluations des besoins et à l’analyse du contexte pour la région de Maiduguri (y compris Jere LGA), soutenir et mettre en œuvre le système de surveillance sanitaire et donner un retour d’information régulier sur la situation sanitaire contextuelle et réagir à tout changement en proposant une adaptation du programme à l’équipe de coordination si nécessaire (épidémies, crise nutritionnelle, nouveaux besoins apparaissant, afflux de déplacés internes, etc.).
- Superviser les installations (MOH) en fonction de leurs différents besoins, notamment en ce qui concerne les actifs, les équipements, la chaîne d’approvisionnement et les aspects opérationnels.
- Suivre les projets en cours et superviser et contrôler les processus de collecte de données et analyser les données médicales sur une base mensuelle et mettre en place des mesures correctives en cas de besoin, avec le soutien des équipes MEAL.
- Analyser le suivi budgétaire mensuel (prévisions, suivi des dépenses, plans d’achat, etc.) pour chaque bailleur/projet. Garantir la cohérence générale de l’utilisation des lignes budgétaires pour les activités du programme, pour une utilisation efficace et efficiente des ressources, notamment financières et humaines, et de tous les actifs.
- Participer à l’élaboration de la stratégie de santé de MdM à Maiduguri : pérennité des activités (projets de transition vers le Ministère de la Santé, stratégie de sortie…), adaptabilité aux besoins/contexte, développement de projets…
- Assurer la qualité et la cohérence des activités du programme MdM mises en œuvre en fonction des besoins, des politiques de MdM, de la Norme Humanitaire Fondamentale, y compris les questions de genre, d’âge, de diversité et de minorités, des normes nationales et internationales et des fonds disponibles.
- Assurez-vous que les activités sont mises en œuvre de manière holistique et intégrée (en particulier pour les services de lutte contre la violence basée sur le genre, de SMSPS et de nutrition) et sont supervisées par l’équipe d’agents.
- Soutenir la création d’outils spécifiques en collaboration avec les conseillers techniques, le GenCo adjoint, le coordinateur médical et le référent médical au siège.
- Assurer la mise en place d’une documentation appropriée et d’un système d’archivage efficace de tous les processus et activités.
- Travailler en étroite collaboration avec l’unité technique du programme basée à Abuja et avec les partenaires locaux (autorités civiles, services techniques, partenaires humanitaires, etc.) dans les zones d’intervention. Garantir la mise en œuvre des recommandations des Conseillers Techniques par point mensuel et par un plan d’action programmé pour garantir l’efficacité des recommandations.
- Travailler en étroite collaboration avec les partenaires locaux pour assurer le renforcement des capacités si nécessaire, le respect des procédures de MdM et l’intégration harmonieuse des différents types d’assistance.
- Participer activement aux réunions sectorielles pour partager des informations sur les activités et les plans de MdM, coordonner avec les partenaires du secteur et assurer le respect des directives sectorielles.
Assurer la qualité de la mise en œuvre et du suivi des programmes de santé :
- Responsable, avec le superviseur médical, dans chaque domaine, de la conception, de la planification et de la mise en œuvre des activités du projet.
- Travailler en étroite collaboration avec les cellules techniques pour concevoir, développer et réviser les manuels de formation, les outils de formation et les outils de supervision conformément aux directives nationales ou internationales ;
- Il suit les indicateurs de performance définis, signale les difficultés rencontrées dans la mise en œuvre du projet ; En cas de retards importants ou de qualité insuffisante dans la mise en œuvre du projet, il informe immédiatement le délégué genco, et propose des solutions d’ajustements ou d’améliorations.
- Assurer la disponibilité des sources de vérification, de la collecte des données et du système de rapport. Élaborer et mettre en œuvre des systèmes d’évaluation et de rapport ; superviser et contrôler les processus de collecte des données et, en collaboration avec le responsable des repas, analyser régulièrement les données médicales et mettre en place des mesures correctives en cas de besoin ;
- Fournir les rapports internes des équipes de programme pour les activités de santé, y compris les indicateurs de programme pertinents, les activités mises en œuvre, les formations dispensées, les évaluations entreprises sur le terrain et fournir des commentaires et des conseils aux équipes. Et fournir une analyse des données de santé pour orienter les activités sur le terrain.
- Préparer avec l’équipe technique/coordinateur médical et l’équipe MEAL les rapports mensuels, en respectant les délais internes.
Gestion d’équipe:
- Gérer directement les superviseurs médicaux de chaque établissement
- Fournir un soutien technique aux superviseurs médicaux et à toutes les équipes médicales.
- Recruter, intégrer et soutenir concrètement les équipes médicales sur le terrain et s’assurer que tous les postes disposent d’une description de poste précise et pertinente, que chaque membre de l’équipe comprend parfaitement les résultats attendus de lui (incluant des plans d’action individuels si nécessaire) et qu’il connaît les critères/cibles à atteindre.
- Effectuer des évaluations conformément aux exigences et procédures standard de MdM.
- Assurez-vous que tout le personnel sous votre responsabilité connaît et suit les politiques et procédures MDM liées à son poste.
- Organiser des réunions d’équipe hebdomadaires, des briefings et des débriefings avec les équipes médicales, ainsi que des réunions interservices notamment avec les services de soutien et documenter toutes les discussions tenues pour référence ultérieure.
- Maintenir une bonne communication entre les équipes, engendrer une bonne dynamique d’équipe et prendre les mesures appropriées lorsque des problèmes surviennent.
- Soutenir les membres de l’équipe de manière professionnelle, surveiller et soutenir la gestion du stress et assurer la liaison avec les RH sur le terrain en cas de besoin d’assistance.
- Veiller à ce que le travail soit planifié et organisé pour répondre aux besoins de MdM de la manière la plus efficace possible ; s’assurer que les membres de l’équipe reçoivent une charge de travail appropriée et travaillent conformément aux lois du travail locales, en particulier en ce qui concerne les travailleurs journaliers.
- Procéder à des évaluations de performance, donner des commentaires correctifs ou renforcer les capacités si nécessaire et prendre des mesures décisives en cas de mauvaise performance.
- Planifier et mettre en œuvre des formations thématiques spécifiques, des renforcements de capacités et des recyclages en fonction des besoins identifiés du personnel médical de MdM/MoH, conformément aux lignes budgétaires et aux directives des donateurs. Établir un plan de formation formel et assurer son suivi.
- Assurez-vous que les sages-femmes sont formées pour gérer les cas de violence basée sur le genre en mettant l’accent sur le respect des droits des survivantes à la dignité et à la confidentialité.
Gestion du stock médical et de la chaîne logistique pour les achats médicaux :
- Établir, en collaboration avec le coordonnateur de la pharmacie, l’équipe de la pharmacie et la logistique, un agenda concernant les processus d’approvisionnement et de livraison des médicaments aux cliniques. Définir à l’avance les besoins en médicaments/consommables avec le pharmacien et partager les informations avec le coordonnateur de la pharmacie pour le processus d’approvisionnement.
- Assurer la supervision du pharmacien de la clinique (consommations, commandes et inventaires) et s’assurer que les établissements de santé soutenus reçoivent les médicaments et consommables à temps. Valider et recouper régulièrement les rapports de consommation partagés par le pharmacien et discuter régulièrement des écarts identifiés.
- Assurer une documentation et une analyse appropriées de tous les rapports sur les stocks de pharmacie et de médicaments.
- Assurer la communication au sein de l’équipe médicale et de la pharmacie concernant l’analyse des stocks et les besoins.
Accorder:
- Contribuer à la rédaction des propositions et des rapports aux donateurs, en respectant les délais internes avec le responsable des subventions.
- Participer activement aux réunions d’ouverture des subventions, aux réunions d’examen des programmes et aux réunions de clôture et d’évaluation.
- Préparer des rapports pour l’évaluation des besoins prévus en coordination avec les autres membres de l’équipe du programme et les soumettre au coordinateur médical.
Représentation, coordination et communication :
- Participer à la rédaction des rapports d’activités et des propositions des donateurs et représenter/assister à tous les forums et réunions médicales pertinents à Maiduguri, en particulier les groupes de santé et de nutrition et tout mécanisme de coordination médicale pertinent, notamment lors d’épidémies.
- Participer à la rédaction de rapports, fiches d’information, revues de programmes, leçons apprises, etc. et à tout feedback demandé par la coordination de la mission, le siège ou les bailleurs de fonds.
- Entretenir des relations avec les autorités administratives et les autres intervenants de la région et éviter les chevauchements.
- Maintenir des relations de travail étroites et bénéfiques avec toutes les parties prenantes concernées : donateurs, organisations nationales et internationales, agences des Nations Unies, autorités locales, SMoH, représentants de la communauté et organiser des réunions régulières avec les autorités du district ainsi qu’avec les dirigeants de la communauté pour assurer la responsabilisation, favoriser l’appropriation et maintenir une adhésion totale aux programmes et à la stratégie médicale de MdM.
- Respecter et appliquer les exigences de reporting interne, contribuer aux rapports externes, assurer le contrôle qualité et contribuer au sitrep mensuel.
- Assurer une communication constante, transparente et proactive avec la hiérarchie et le bureau de la capitale, ainsi qu’avec le siège en cas de besoin.
Autres:
- Renforcer le respect des standards et normes propres à MdM et au secteur (Code de conduite)
- Entreprend d’autres tâches connexes qui peuvent être raisonnablement assignées par le responsable hiérarchique.
Compétences requises
- Médecin / Infirmière / Sage-femme ou toute expérience pertinente en santé publique et en gestion de projets
- Expérience significative dans des postes similaires
- Expérience dans la supervision des établissements de santé
- Expérience dans un projet de renforcement du système de santé
- Expérience en gestion du cycle de programme et suivi budgétaire
- Expérience en gestion des épidémies et en intervention d’urgence
- Capacité d’avoir une vue d’ensemble globale d’un programme (pas seulement sur le plan médical)
- Capacité à analyser un contexte épidémiologique et à proposer des interventions pertinentes
- Capacité à prendre des décisions rapides en fonction du contexte en coordination avec l’équipe
- Capacité à gérer et motiver une équipe
- Connaissance du contexte de Maiduguri
Compétences personnelles requises :
- Capacité à gérer une équipe et à travailler dans une équipe internationale
- Réactivité, anticipation, adaptabilité, capacité à prendre des initiatives
- Compétences organisationnelles
- Bonnes compétences en rédaction et en communication
- Capacité à gérer les priorités
- Esprit d’équipe
- Intérêt pour les droits de l’homme et le droit international humanitaire
- Respectueux des traditions et de la culture locale
- Capacité à travailler et à vivre dans des conditions tendues (climat, contexte culturel, promiscuité, isolement)
Date limite de candidature
: 25 juillet 2024.
Méthode de candidature
Les candidats intéressés et qualifiés doivent envoyer leur CV et leur lettre de motivation sous forme de même document à : [email protected] en utilisant le titre du poste comme objet du courrier.
