Médecins Du Monde – Depuis plus de 30 ans, Médecins Du Monde, organisation médicale militante et engagée dans la solidarité internationale, prend soin des populations les plus vulnérables en France et à l’étranger.
L’officier logistique de Damboa travaille sous la supervision du coordinateur de terrain.
Il/Elle assiste le coordonnateur de terrain pour tout le soutien nécessaire à la fonction de base (bureau et maison d’hôtes), notamment :
- Gestion de flotte
- Assistant Logistique, Supervision Conducteurs et Gardiens,
- Gestion de l’énergie
- Gestion des équipements et des stocks,
- Approvisionnement
- Accompagnement d’équipe projet,
- Visite d’activité sur le terrain,
- Rapports logistiques mensuels
- Gestion de l’équipe de journal.
Tâches et responsabilités
- Responsable de la supervision des services de soutien logistique en collaboration avec le service Log/Admin de la base et le coordinateur sur le terrain.
- Assurer la gestion efficace des ressources (flotte, actifs, utilités).
- Assurer une bonne planification hebdomadaire du véhicule.
- En collaboration avec les chauffeurs et les véhicules de location, assurer la réparation et l’entretien à temps du véhicule de la flotte.
- Assurer un suivi parfait de la consommation de carburant du parc automobile et du parc de groupes électrogènes.
- Lorsque le véhicule est en déplacement pour des raisons d’entretien et de réparation, il doit retirer la visibilité MDM et la remettre lorsque le véhicule est de retour au bureau.
- Assurer la réparation et l’entretien à temps du générateur.
- Surveiller l’utilisation du carburant pour les véhicules et les générateurs.
- Suivre les achats locaux de biens et services pour la Base conformément aux procédures d’achats de MdM.
- Évaluer les besoins en véhicules d’une base par rapport aux activités de bureau.
- Assurer la réhabilitation des locaux, de la clinique & contrôle régulier.
- Assurer la participation de la logistique dans le choix des locaux pour les projets & les bureaux.
- S’assurer que les moyens de communication sont disponibles pour le travail professionnel (internet, téléphone etc.).
- En collaboration avec le coordonnateur de terrain et le service logistique, effectuer les évaluations logistiques sur le terrain chaque fois que nécessaire et fournir le soutien à l’équipe sur le terrain.
Gestion des équipements et des stocks
- En collaboration avec le Coordonnateur Terrain et le service Logistique, anticipation des besoins en équipements pour la base.
- Assurer la bonne utilisation et l’entretien du matériel MDM, (nettoyage, sécurité, protection ; maintenance) … chaque matériel supplémentaire doit être sécurisé, étagère métallique verrouillée, document d’inventaire doit être collé à l’intérieur de la porte des étagères.
- Assurer le suivi du matériel (Inventaires physiques au moins une fois tous les 3 mois, s’assurer que tout le matériel est étiqueté, sinon il doit le signaler au responsable informatique).
- Mettre à jour mensuellement la liste des équipements d’actifs.
- Assurez-vous que chaque membre du personnel reçoit l’équipement en signe de réception de l’équipement et tenez-le à jour. Lorsque le personnel rend son équipement à la fin de son contrat, assurez-vous qu’après avoir vérifié l’état de l’équipement, le personnel signe le formulaire de retour de l’équipement.
- S’assurer que chaque équipement possède un numéro d’identification sinon il faut s’en référer à son superviseur.
- En cas de panne d’un équipement, assurez-vous que le document suivant est soumis au coordinateur de terrain et au responsable informatique.
- Rapport de panne avec rapport d’incident complet c’est à dire la raison de la panne.
- Avec le soutien du responsable informatique, assurer la bonne utilisation du matériel informatique (chaque membre du personnel doit nettoyer son ordinateur portable, ne pas le mettre sous l’eau, à l’ombre, dans la poussière), etc.
- Assurez-vous que chaque membre du personnel dispose de matériel de nettoyage pour son ordinateur (petite brosse, mouchoir, spray informatique).
- Assurez-vous que le gardien suit la procédure de charge de tous les combinés VHF chaque jour après le service et suivez la procédure avant de mettre en charge, videz complètement la batterie puis démarrez la recharge.
Réunion de base et rapport
- Participer aux réunions avec le personnel de la base logistique ou rédiger les comptes rendus des réunions du personnel de la base, selon les besoins, en étroite collaboration avec la base logistique.
- Participer aux réunions et programmes logistiques pour la planification du mouvement une fois par semaine,
- Participer avec le coordinateur de terrain et le service logistique au SITREP mensuel, chaque semaine du mois.
- Participer avec le coordonnateur de terrain et le service logistique au rapport mensuel logistique chaque fin de mois (suivi du carburant et de l’entretien des véhicules et des générateurs, inventaire des équipements d’actifs, inventaire des actifs, suivi des achats), etc.
- Un rapport de visite sur le terrain doit être réalisé en cas de visite à la clinique et envoyé au coordinateur de terrain de la base et au service logistique.
Gestion d’équipe
- En collaboration avec le Coordinateur Terrain et le service Logistique, adaptation de l’équipe en fonction de la charge de travail (incluant travail journalier & recrutements temporaires).
- Fournir un soutien technique à l’équipe sur les questions logistiques.
- Participer au recrutement si besoin.
- Mener l’entretien d’évaluation pour l’assistant log et les conducteurs.
- Superviser et soutenir l’assistant log dans ses fonctions et ses tâches.
- Participer aux mesures disciplinaires.
- En collaboration avec le coordinateur de terrain et le service logistique, identifier les besoins de formation et mener/organiser la formation pour eux.
- Assurez-vous que les règles/directives RH sont respectées dans la gestion de l’équipe du journal.
Suivi de la sécurité et du contexte
- Informer le coordinateur terrain et le service logistique de toute évolution du contexte local.
- Signaler au coordinateur de terrain et au service logistique tout incident de sécurité.
- Mise en œuvre des mesures d’urgence, si nécessaire, sous la supervision du coordonnateur de la base sur le terrain et du service logistique.
Autres
- Éducation : Baccalauréat et plus
- Expérience professionnelle 2 ans
- Établir de bonnes relations avec les différents services pour une mise en œuvre harmonieuse du projet MdM.
- Faire preuve de souplesse dans l’exécution de ses tâches afin de garantir que les bénéficiaires reçoivent des services de bonne qualité.
- Informez immédiatement le point focal de sécurité en cas de problème de sécurité.
- Accomplir d’autres tâches à la demande du coordonnateur de terrain et de l’équipe de coordination.
- L’anglais n’a plus de secret pour vous ! Tant mieux, il est obligatoire pour ce poste.
- Maîtrise d’une ou plusieurs langues nationales/régionales.
Mode d’application
Les candidats intéressés et qualifiés doivent transmettre leur CV et lettre de motivation en document officiel à : [email protected] en utilisant le poste comme objet du courrier électronique.
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