RESPONSABILITÉ SPÉCIFIQUE
Gestion financière:
Diriger le processus d’élaboration du budget annuel du programme qui comprend la gestion du plan de travail annuel, des budgets de la durée du projet et des activités et veiller à la conformité des dépenses du programme avec les budgets approuvés; assurer la cohérence, l’inclusion et l’exactitude des coûts et s’assurer qu’ils sont conformes à la politique et aux pratiques convenues, et travailler avec le personnel à l’élaboration de budgets pour les activités techniques si nécessaire. Réviser les budgets globaux et sous-budgétaires au besoin tout au long de l’année du plan de travail.
Maintenir des systèmes de surveillance et de suivi du budget des programmes qui comprennent des données financières et contractuelles. Fournir des analyses de routine des pipelines à la COP et à l’USAID. Fournissez également tous les rapports ad hoc demandés par l’USAID. De plus, effectuer une analyse financière régulière des dépenses du programme, documenter et surveiller le rendement global, analyser les tendances, cerner les lacunes afin d’assurer une gestion de projet efficace et saine.
Responsable de la coordination des activités de gestion des contrats. Travailler avec le personnel du programme, le bureau à domicile et les partenaires pour rédiger, gérer et surveiller la mise en œuvre des contrats. Fournir des rapports d’étape courants à l’équipe de gestion du programme.
Servir de responsable de bureau local avec le siège de MSH pour la préparation des budgets et des amendements budgétaires à soumettre à l’USAID. La soumission à l’agent de l’USAID doit être examinée par le responsable des contrats MSH ou l’agent principal des contrats avant la soumission.
Surveiller les ajustements apportés au budget annuel au besoin.
Coordonner les demandes mensuelles de fonds, en fonction du budget et des projections de flux de trésorerie, afin de s’assurer que le programme dispose de tous les fonds nécessaires pour les opérations.
Examiner les bons de commande et s’entretenir avec le chef d’équipe pour approbation, avant l’émission des bons de commande pour l’approvisionnement du programme de biens et services commerciaux dans les limites des seuils convenus.
Veiller à ce que tout le personnel du programme soit formé aux règles et règlements de l’USAID et au respect de l’accord ou du contrat de coopération.
Gestion des subventions :
Superviser les fonctions d’administration des subventions et des contrats. Superviser l’équipe de gestion des subventions pour le projet.
Correspondre, au besoin, avec les bénéficiaires, les sous-traitants locaux et le siège social de MSH.
Diriger la conception du programme de subventions; faire des recommandations au chef de parti pour la sélection des instruments de subvention.
Gérer l’élaboration de l’appel de demandes; déterminer les échéances et la portée des travaux appropriés. Collaborer avec le Bureau des contrats d’entreprise à l’élaboration et à la révision de tous les modèles de subvention.
Participer et être un membre votant du comité de sélection. Préparer, présenter et négocier les subventions; modifier au besoin.
Documenter le processus par lequel les bénéficiaires sont sélectionnés pour les bourses; informe les candidats et les autres parties prenantes des décisions d’attribution.
Mener des enquêtes préalables à l’attribution des bénéficiaires et élaborer des plans de renforcement des capacités et des plans de surveillance de la conformité pour chaque bénéficiaire.
Veiller au respect des modalités des subventions. Fournir une assistance technique aux bénéficiaires pour renforcer leurs capacités.
Surveiller la conformité des bénéficiaires aux modalités de la subvention et aux politiques et procédures des bénéficiaires.
Se tenir au courant, interpréter et fournir une formation et des conseils au personnel de projet et aux bénéficiaires de subventions sur tous les règlements et politiques des donateurs (y compris, mais sans s’y limiter, les circulaires A-110, A-122). Éduquer le personnel du programme et les bénéficiaires sur la conformité aux accords et les sujets opérationnels.
Approuver les factures et les paiements aux bénéficiaires. Superviser tous les aspects de la clôture de la subvention.
Administration:
Collaborer avec le chef de partie pour (a) s’assurer que les activités du projet et les opérations de gestion sont mises en œuvre conformément à la mission, aux valeurs et aux politiques de MSH, aux procédures opérationnelles standard et aux lois et réglementations locales, et (b) pour préserver la réputation de MSH – intégrité financière, contractuelle et politique.
Soutenir le chef de partie dans la gestion du projet, en alignant le personnel, les systèmes et les autres ressources sur le plan de travail annuel et le budget afin de fournir des opérations et un soutien administratif opportuns, rentables, réactifs et de haute qualité dans le respect des lois locales et des ressources disponibles, et dans un environnement avec des contrôles internes adéquats, adhérant aux règlements des contrats, aux politiques MSH, et les procédures opérationnelles normalisées.
Veiller à ce que les rapports administratifs et financiers soient soumis en temps opportun au chef d’équipe et au bureau des opérations ministérielles, au besoin.
Fournir une supervision administrative au personnel de soutien propre au projet et être responsable de la gestion de son rendement (y compris les résultats réguliers, les vérifications, les évaluations formelles, la supervision de soutien, les récompenses, la formation, l’encadrement et le soutien au développement des transporteurs).
En liaison avec l’équipe de direction du projet, coordonnerl’exécution des examens ou vérifications internes/externes des finances, des opérations et des programmes, et assurer le suivi en temps opportun des conclusions et des recommandations de l’examen ou de la vérification.
Participer à l’élaboration et àla mise en œuvre du registre des risques du projet etprendre des mesures proactives pour atténuer les risques au sein des fonctions opérationnelles.
Assumer la responsabilité de la gestion des risques et de la bonne gouvernance.
Généralités:
Veiller à ce que les actions du projet soient régies par les normes les plus élevées de conduite personnelle et professionnelle, telles que stipulées dans les lignes directrices de la politique.
Contribuer au maintien du travail d’équipe, de la discipline, de bonnes relations de travail et de la productivité.
Veiller à ce que le personnel de l’unité consacre son temps aux différentes activités du projet d’une manière qui reflète fidèlement son niveau d’effort.
QUALIFICATIONS
1. Maîtrise en administration des affaires, finance et comptabilité ou dans une autre discipline pertinente ou expérience équivalente.
2. Minimum de 7+ années d’expérience dans la gestion, dans des rôles croissants de responsabilité, des finances, de l’approvisionnement, de la gestion des contrats, de la construction, de la logistique et / ou des questions liées aux ressources humaines pour des activités de développement international de valeur monétaire similaire.
3. Au moins huit années d’expérience dans la gestion financière et opérationnelle de programmes complexes d’aide au développement international.
4. Expérience significative des projets financés par l’USAID, de préférence au Mali, avec une expérience régionale sur le terrain fortement souhaitable, une expérience de l’USAID hautement souhaitable.
5. Connaissance approfondie des exigences de l’USAID en matière d’information financière et de conformité.
6. Solides compétences en leadership, en mentorat, en gestion, en planification, en analyse et en organisation démontrées par la capacité de travailler de façon autonome et en équipe, d’évaluer les priorités et de gérer une variété d’activités avec le souci du détail.
7. Leadership et capacité avérés en matière de négociation et de gestion des conflits.
8. Expérience avérée de la fourniture d’une assistance technique à l’organisation et à la conduite de formations.
9. Excellentes compétences en communication analytique, orale et écrite. Compétences en informatique.
10. La maîtrise de Français est requise. De plus, la compétence professionnelle en lisant, en parlant et en écrivant en anglais est préférable.
11. Capacité de voyager à l’intérieur du pays.
12. Les candidats locaux sont fortement préférés.
MSH est un employeur garantissant l’égalité des chances et ne discrimine aucun employé ou candidat à un emploi sur la base de la race, de la couleur, du sexe, de l’orientation sexuelle, du genre ou de l’identité de genre, de la religion, de la croyance, de la citoyenneté, de l’origine nationale, de l’âge, du statut d’ancien combattant ou d’un handicap non lié aux exigences du poste. MSH prendra des mesures positives pour s’assurer que les candidats qualifiés sont employés et que les employés sont traités sans égard à leur race, âge, couleur, religion, sexe, orientation sexuelle, identité de genre, origine nationale, ancien combattant et statut de handicap. Conformément au décret 11246 du Département du travail des États-Unis, à l’article 503 de la loi sur la réhabilitation et à l’article 4212 de la loi sur l’aide au réajustement de l’ère vietnamienne, MSH a élaboré et maintient un programme et un plan d’action positive.
