Management Sciences for Health (MSH) est une organisation mondiale à but non lucratif qui apporte des changements fondamentaux aux systèmes de santé afin de protéger les gens des maladies et d’améliorer leur santé. MSH collabore avec des partenaires locaux, du ministère à la communauté, pour renforcer et compléter les systèmes de santé existants. Depuis 1971, MSH a travaillé dans plus de 150 pays pour aider à assurer un accès durable, résilient et équitable à des soins de santé de qualité dans le monde entier.
L’Assistant (e) Administratif (ve) aide constamment et principalement la gestion du téléphone et la couverture de l’accueil à MSH en Côte d’Ivoire. Il/elle est responsable des appels téléphoniques entrants et sortants, distribue le courrier, fax, et les livraisons générales en temps opportun, et accueille et propose une assistance générale au personnel et aux visiteurs d’une manière professionnelle, sympathique et courtoise. En outre, il/elle sert de ressource pour le personnel en ce qui concerne l’information générale du bureau, tenir des registres et des fichiers, d’aider à des tâches de secrétariat, et fournir des informations sur les lieux de réunion, la rédaction des comptes rendus. L’Assistant(e) Administratif (ve) veille à ce que les activités de support soient menées conformément aux politiques et procédures de MSH et en conformité avec les règlements de l’USAID. Il/elle connait, adhère et veille au respect des normes de l’institution et des bailleurs en matière d’intégrité.
Principales tâches et responsabilités :
- Répondre aux appels provenant des partenaires et l’accueil des visiteurs aux bureaux.
- Maintenir un calendrier du projet avec les dates des ateliers et réunions avec les partenaires, les jours fériés (Ivoiriens et américains), liste des contacts et les autres à définir.
- Assurer la gestion classique du secrétariat de l’institution
- Maintenir un environnement de travail professionnel et de la zone de réception.
- Faxer, préparer les expéditions de correspondance et de documents à la demande des collègues et aviser de tout problème y afférant.
- Assurer la gestion des retraits de cahiers de charges pour les appels d’offres, les recrutements, et la soumission des offres et candidatures, garder tous les supports et décharges afférents consultables à toutes fins utiles,
- Recevoir et suivre toutes les livraisons, et s’assurer que les destinataires les ont bel et bien reçues et déchargées.
- Aider à l’expédition et à la réception de documents comptables (factures de consommation, factures de fournisseurs et prestataires), et s’assurer que la comptabilité reçoit les documents appropriés à temps ;
- Assurer la gestion de la petite caisse (petty-cash) en lien avec la comptabilité en suivant strictement les instructions et procédures afférentes
- Maintenir à jour la liste des extensions téléphoniques pour bureau ainsi que le répertoire à jour du personnel
- Elaborer un plan de classement de ses archives, les mettre régulièrement à jour
- Tenir à jour un listing à jour des partenaires de MSH Côte d’Ivoire incluant leurs différents contacts, leurs représentants et leurs points focaux
- Aider le Gestionnaire du bureau dans la maintenance et la gestion du bureau
- Assurer la gestion des fournitures de bureau
- Aider à organiser des activités sociales spécifiques et des événements spéciaux.
- Maintenir une connaissance avancée du projet et de ses activités.
- Assurer la diffusion/dissémination adéquate et en temps opportun des informations et des documents internes et externes aux partenaires concernés
- Assister avec la distribution des chèques aux fournisseurs et les prestataires de service, notamment en informant les fournisseurs et prestataires de service que les chèques sont prêts pour collecter / retirer.
- Participer et fournir une assistance à la préparation des présentations du bureau.
- Gérer régulièrement des dossiers et des archives des bureaux régionaux, et suivre des éventuelles correspondances reçues avec élaboration des ébauches de réponses.
- Maintenir de façon journalière un système de rappel et de suivi des activités en cours ou pendantes, des appels à faire, des requêtes faites en provenance du terrain en particulier.
- Servir de personne-ressource et appui administratif aux activités techniques à mener sur le terrain, sur demande.
- Servir de liaison avec les autres unités administratives pour le suivi de la recommandation sous engagements pris envers les partenaires.
- Maintenir un système efficace de classement de bureau, mettre en ordre et commander les fournitures de bureau, gérer le service de courrier entre le bureau et les partenaires.
- Préparer et gérer le calendrier et les agendas des réunions, et les rencontres avec les partenaires du projet
- Assumer toute autre activité pouvant être assignée dans la mise en œuvre des activités du projet.
QUALIFICATIONS
Education :
- BTS ou Licence professionnelle en Administration de Direction d’une institution reconnue.
Expérience:
- Une expérience professionnelle d’au moins deux (02) ans dont au moins une (01) année continue auprès d’une institution internationale.
Connaissances et compétences:
- D’une excellente présentation, vous avez une bonne élocution et une bonne capacité à communiquer tant à l’oral qu’à l’écrit : Français (requis), Anglais (préférable).
- Bonne connaissance et pratique de Microsoft Office: Word, Excel, Access PowerPoint, Outlook et recherches sur Internet.
- Capacité à travailler de façon autonome, à prendre des initiatives, prioriser les tâches et respecter les délais.
- Aptitude avérée à faire preuve de discrétion, de confidentialité, de tact, de bon jugement et à maintenir un haut niveau de professionnalisme.
- Aptitude à travailler en équipe.
- Avoir et maintenir une connaissance avancée du français et intermédiaire de l’anglais (parlant/écrit). Etre capable de suivre la correspondance en anglais, et de répondre aux questions posées en anglais.
Demande physique: Capacité à voyager à l’intérieur du pays jusqu’à 20% du temps de travail pour soutenir les activités du programme.
