Management Sciences For Health – MSH recrute (21 Septembre 2023)

Le coordonnateur exécutif est chargé de fournir un soutien analytique et administratif au représentant pays. Analyser les courriers et mémos entrants et les porter à l’attention du représentant pays par ordre de priorité et d’urgence. Coordonner la préparation des mémoires, des points de discussion et des présentations pour examen et utilisation par le représentant national. Effectuer des tâches administratives pour le représentant national afin de soutenir les fonctions et opérations commerciales quotidiennes telles que la préparation et le traitement des documents, l’organisation et la diffusion des dossiers, la planification des réunions et des rendez-vous et le traitement de la correspondance. Il/elle fournira des informations et un soutien logistique pour les déplacements du représentant pays.

Le coordonnateur exécutif agira comme agent de liaison entre les autres membres de l’équipe et le représentant national. Il / elle aidera à planifier les réunions, à envoyer des invitations, à effectuer les achats et à répondre à d’autres besoins logistiques pour des réunions, des conférences ou d’autres événements. Le coordonnateur exécutif est également responsable de l’élaboration et de la gestion des budgets d’activités et d’événements pour le bureau du représentant national. Il/elle devra prendre des notes lors des réunions et assurer le suivi des mesures à prendre lors des réunions.

Le coordonnateur exécutif fournira un soutien au représentant national dans la coordination et la promotion de MSH au Nigéria via des plateformes médiatiques appropriées. Il/elle planifiera la logistique pour les visiteurs de haut niveau de MSH au Nigeria, en étroite coordination avec ses collègues des différentes équipes et projets de MSH au Nigeria.

Ce poste doit connaître et adhérer à la politique d’intégrité des achats de MSH et contribuera à protéger les actifs (financiers et physiques) de MSH et, en fin de compte, des donateurs contre la fraude, la perte ou l’utilisation abusive. Il/elle doit assurer la confidentialité de toutes les informations.

• Gérer le calendrier du représentant pays, en gardant tous les rendez-vous à jour dans Outlook, en planifiant les réunions internes et externes, en planifiant le temps de déplacement, etc.
• Correspondre en interne et en externe au nom du représentant national pour planifier des réunions, demander des informations ou prendre des dispositions.
• Servir de point de contact principal pour le représentant national : répondre aux appels téléphoniques, répondre aux questions et répondre aux e-mails connexes.
• Préparer et formater des documents, et développer des présentations et des rapports.
• Maintenir des notes et des fichiers organisés.
• Fournir un soutien logistique dans la réservation des voyages du représentant du pays ou du personnel international en visite, y compris la coordination de l’hébergement, du transport, de la planification des réunions, etc. Préparer les dossiers de voyage.
• Aider à la préparation des réunions (planification, envoi des invitations, organisation des fournitures de bureau/matériel de réunion ou d’événement, équipement et technologie de bureau, réservation d’un lieu ou d’une salle de conférence, rédaction de l’ordre du jour, coordination des feuilles de présence, des rafraîchissements, etc.).
• Fournir des documents d’information et des points de discussion au représentant du pays avant chaque réunion.
• Préparer la documentation et le matériel MSH, les cartes de visite, etc. que le représentant national pourra partager avec les parties prenantes lors des réunions.
• Assister aux événements avec le représentant du pays pour gérer la logistique des réunions (feuilles de présence, technologie, matériel, etc.) et prendre des notes pendant les réunions.
• Créez des budgets d’activités avec des estimations de coûts.
• Gérer les fonds pour les activités, y compris le paiement des indemnités journalières, les remboursements et autres dépenses, et rendre compte des avances en conservant des reçus et des documents précis requis pour un rapprochement approprié.
• Soutenir l’examen des rapprochements de carburant pour les véhicules.
• Effectuer un suivi auprès de l’équipe comptable pour garantir que les fonds des activités sont décaissés en temps opportun et de manière appropriée.
• Planifier les approvisionnements selon les besoins, rédiger et soumettre les demandes d’achat.

QUALIFICATIONS

• Baccalauréat en gestion, sciences sociales, humaines, communications, santé publique ou

Requis:

• Minimum de 0 à 2 ans d’expérience professionnelle pertinente dans le soutien à la gestion, le soutien administratif et les communications.

Préféré:

• Expérience de travail pertinente dans le domaine de la santé publique, du développement international, des relations publiques ou dans des domaines connexes.
• Expérience avec le gouvernement nigérian et le secteur de la santé publique.
• Expérience avec des agences bilatérales ou multilatérales et des organisations non gouvernementales
• Excellentes compétences informatiques avec maîtrise de la suite Microsoft Office.
• Excellentes compétences rédactionnelles et de communication, notamment pour résumer et organiser les informations dans des formats appropriés, ainsi que pour élaborer une correspondance claire et concise avec diverses parties prenantes.
• Approche proactive, logique et flexible pour gérer les activités et résoudre les problèmes, en particulier lorsque vous travaillez sous pression.
• Démontrer des compétences en matière de priorisation, d’organisation, de gestion du temps et de résolution de problèmes, ainsi qu’une capacité multitâche.
• Tact, professionnalisme et capacité à collaborer efficacement avec des collègues d’un large éventail d’organisations non gouvernementales, gouvernementales et internationales.
• Connaissances/compétences de base en matière d’approvisionnement.
• Intégrité démontrée, confidentialité et accessibilité.