Lux-Development (LuxDev), agence luxembourgeoise pour la Coopération au développement, a été mandatée par le ministère des Affaires Étrangères et Européennes (MAEE) du Grand-Duché de Luxembourg pour assurer la mise en œuvre de son programme de coopération bilatérale au Niger. LuxDev agit en tant qu’Agence d’exécution pour la partie luxembourgeoise.
La coopération luxembourgeoise au Niger intervient principalement dans cinq (5) secteurs d’activité : l’éducation et la formation professionnelle, le développement rural, l’eau et l’assainissement et les finances publiques.
Dans le cadre du programme Indicatif de Coopération IV (PIC IV), LuxDev cherche à recruter pour le compte du programme d’Appui pour l’optimisation du fonctionnement du fonds commun du secteur de l’éducation NIG/030 :
Un (e) Responsable du suivi des conventions avec les partenaires
Le Responsable du suivi des conventions avec les partenaires rapporte au Responsable administratif et financier (RAF) de la Cellule d’Appui mutualisée (CAM) et appuie les Conseillers techniques principaux (CTP) et Assistant techniques (AT) des différents projets et programmes dans la gestion de leurs accords de partenariat opérationnel dans une logique de services supports dans le but de décharger les CTP/AT de leurs tâches afin de permettre un meilleur focus sur les aspects techniques de la mise en œuvre et notamment du renforcement des capacités des partenaires nationaux. Il collaborera étroitement avec l’ATI renforcement des capacités dans le cadre de sa mission auprès des partenaires.
Il supervisera également le cabinet d’audit qui sera chargé de la vérification trimestrielle des dépenses réalisées par chaque partenaire sur les conventions mises en œuvre.
Principales tâches et responsabilités :
Sous la supervision du RAF de la CAM, le Responsable du suivi des conventions avec les partenaires devra apporter son appui à la réalisation des tâches suivantes :
- Élaboration et suivi des accords
- appuyer le processus de gestion déléguée au sein des projets et programmes ;
- appuyer le bon choix de l’Instrument et la réalisation des diagnostics des partenaires ;
- participer à l’élaboration des fiches de screening ;
- appuyer l’élaboration des documents contractuels ;
- appuyer la tenue des comités décisionnels et élaborer les rapports ;
- enregistrer les accords et différents documents y relatifs dans la Base Accords ;
- mettre à jour la Base Accords et préparer différents rapports de suivi ;
- établir une planification mensuelle des visites chez chaque partenaire et la faire valider en amont par le CTP/AT ;
- suivre les accords et avertir sur les échéances techniques (rapports techniques) et financières (rapport financiers) ;
- vérifier les rapports financiers et les pièces comptables y relatifs, avec l’appui des comptables de la CAM;
- préparer le dossier pour le transfert des fonds liés aux accords ;
- contrôler l’application des critères de gestion et d’administration des fonds ;
- vérifier la bonne utilisation des fonds octroyés aux bénéficiaires des conventions ;
- vérifier l’effectivité des immobilisations acquises dans le cadre des fonds octroyés aux bénéficiaires des accords ;
- appuyer la finalisation des rapports d’avancement financiers rédigés par les bénéficiaires des accords ;
- appuyer les partenaires dans la préparation des audits et vérifications trimestrielles des dépenses et assurer le suivi de la mise en œuvre des recommandations issues des audits et contrôles.
- Renforcement des capacités des partenaires
- analyser les points de faiblesse des partenaires dans la gestion administrative et financière des accords et préparer des sessions de formation qui permettront d’améliorer leurs compétences techniques, notamment dans le domaine du rapportage financier, l’archivage ;
- recommander au RAF de la CAM et aux partenaires, après identification et analyse des besoins, toute nécessité de formation jugée pertinente qui nécessite la mobilité d’une autre expertise interne ou externe (fiscalité, passation de marché, …) qui n’est pas dans son domaine d’expertise ;
- apporter, en collaboration avec les Assistants finances / comptabilité, l’appui technique aux services financiers des partenaires dans le cadre de la mise en œuvre et du suivi des accords ;
- appuyer, en collaboration avec l’ATI en charge du renforcement de capacités, l’élaboration/mise à jour des diagnostics organisationnels à réaliser en amont de la signature des accords. De même, s’assurer du suivi et mise à jour des fiches de mitigation des risques/renforcement de capacités et/ou des plans de RC associés aux différents partenaires bénéficiaires de conventions.
- Reporting
- assurer le reporting en utilisant la base « Accords » / AlphaBase, notamment le rapport annuel sur les accords de partenariat ;
- établir le rapport mensuel de suivi des accords par partenaire suite à la revue mensuelle chez chaque partenaire ;
- élaborer les notes trimestrielles suite à la réalisations des contrôles de vérifications des dépenses réalisées par le cabinet d’audit ;
- assurer un suivi rapproché des conventions de financement relatives aux différents fonds (MCF, FCSE, etc…) ;
- établir les situations des déboursements des accords ;
- réaliser les analyses périodiques devant porter sur les procédures administratives, financières et comptables et sur les mécanismes de gestion et proposer les améliorations jugées utiles.
- Effectuer toute autre tâche en lien avec sa fonction que lui confie le RAF.
Connaissances et habiletés de base nécessaires (en partie ou en totalité) pour exercer cet emploi :
- Connaissance en l’élaboration des accords de partenariat, et contrôler et suivre leur exécution ;
- Capacité d’appui, conseil et contrôle de comptabilité? et finances ;
- Connaissance en suivi et amélioration des procédures et processus, y compris les procédures nationales ;
- Connaissance des procédures APO des projets ;
- Habilité à gérer l’information relative aux activités aux accords de partenariat.
Attitudes liées à cet emploi (en partie ou en totalité) :
- Aptitude numérique.
- Écoute-conseil.
- Discrétion ;
- Esprit d’analyse;
- Rigueur – Qualité ;
- Esprit d’initiative ;
- Gestion d’équipe;
- Sens du détail.
Conditions d’exercice de l’emploi :
Niveau et spécialité de formation généralement requis :
- Être au moins titulaire d’un BAC+4/5 en Comptabilité, Finances, Audit, Contrôle de gestion ou tout autre domaine pertinent.
Experience professionnelle:
- Avoir une expérience d’au moins 7 ans dans la tenue de comptabilité ou l’audit de projets et programmes de développement ;
- Avoir une expérience d’au moins 3 ans dans le suivi des financements (subventions, délégations de fonds, etc..) octroyés aux partenaires (administrations publiques, collectivités territoriales, ONG, etc…) ;
- Avoir une expérience en Renforcement des capacités des partenaires dans le domaine de la comptabilité d’au moins 2 ans ;
- Avoir une bonne capacité de rédaction et de rapportage.
Conditions réquises :
- Être de nationalité nigérienne ;
- Disposer d’une carte de l’ANPE à jours ;
Lieu du travail : Niger, Niamey.
Type de contrat : Contrat de travail à Durée déterminée d’une année, renouvelable en fonction de l’évaluation de performance.
Rémunération : l’employé sera classé dans la catégorie VI de la grille salariale du Bureau de LuxDev au Niger.
Entré en fonction : le 02 mai 2023
Cette description de poste ne représente pas une liste exhaustive des tâches à réaliser. Cette dernière pourra faire l’objet d’ajouts et/ou de modifications selon les besoins pour répondre aux impératifs des programmes.
Vous êtes priés de postuler au plus tard le vendredi 24 février 2023, via le site : https://careers.luxdev.lu/job-invite/1038/
