L’UNOPS recrute pour ce poste (13 Septembre 2023)

1. Mise en œuvre du projet

• Préparer et maintenir les dossiers de projet, y compris les rapports de projet internes et externes.
• Coordonner les flux d’informations et superviser les contrôles des changements, les registres des risques et la gestion des problèmes, en établissant des procédures de contrôle des documents.
• Coordonner la livraison assignée des lots de travaux et assumer la responsabilité des progrès.
• Coordonner et assurer la liaison avec le(s) chef(s) de projet sur les progrès de la mise en œuvre.
• Identifier et transmettre au(x) chef(s) de projet tout écart par rapport au plan et mettre à jour les plans.

• Travailler avec le(s) chef(s) de projet pour identifier et gérer les risques. .

2. Gestion financière

• Mise en œuvre d’une stratégie et d’un système de gestion financière pour assurer une gestion efficace et précise des ressources financières en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
• Gestion des ressources financières à travers la planification, l’orientation et le contrôle des ressources conformément aux règles et réglementations de l’UNOPS.
• Préparation et suivi des budgets et dépenses des projets
• Mise en place du système de suivi de la préparation/modification des budgets des projets de développement, contrôle de l’état budgétaire et des niveaux d’exécution des budgets.
• Élaboration de mécanismes appropriés pour éliminer les déficiences dans la gestion budgétaire.

• Conseils au(x) chef(s) de projet sur la gestion stratégique des ressources financières

• Analyse et suivi continus de la situation financière, présentation des prévisions des projets en coordination avec le Project Management Office.
• Conformité totale des activités financières, du système d’enregistrement/de reporting financier et du suivi des audits basés sur les règles, réglementations, politiques et stratégies de l’UNOPS.
• Planification appropriée, suivi des dépenses et audit des ressources financières conformément aux règles et réglementations de l’UNOPS.
• Élaboration et mise en œuvre de stratégies d’économies et de réduction des coûts.
• Surveillance des rapports financiers pour les activités et transactions inhabituelles et enquête sur les anomalies ou les transactions inhabituelles.
• Assurer la saisie précise des données dans le système ERP (Enterprise Resource Planning) de l’UNOPS.

3. Surveillance et reporting

• Tenir des registres des dossiers de projet et autres documents justificatifs.
• Tenir à jour les enregistrements suivants : registre de qualité, enregistrements d’éléments de configuration et tous les autres registres/journaux délégués par le(s) chef(s) de projet.
• Soutenir le(s) chef(s) de projet dans le maintien des éléments suivants :
  • Fichier bleu électronique,
  • Dossiers d’approvisionnement, de ressources humaines et de finances, conformément aux politiques de l’UNOPS.
• Gérer la compilation, la consolidation et l’analyse des données pertinentes des projets
• Assister le(s) gestionnaire(s) de projet dans la préparation des rapports d’achèvement de projet et assurer le respect des obligations contractuelles

4. Engagement des parties prenantes

• Soutenir la coordination et la gestion des communications;
• Poursuivre l’engagement des parties prenantes nationales dans la mise en œuvre du projet et leur appropriation des produits du projet ;
• Contribuer à la diffusion et au partage des meilleures pratiques et des leçons apprises pour la planification et le renforcement des connaissances.
• Défendre et communiquer les aspects de durabilité du projet avec les principales parties prenantes.

5. Gestion des connaissances et innovation

• En collaboration avec l’équipe du projet, fournir des niveaux appropriés de gestion programmatique et de soutien administratif au(x) chef(s) de projet concernant toutes les activités du projet en cours, tout en maintenant et en mettant en œuvre les normes et les meilleures pratiques appropriées conformément aux politiques et procédures de l’UNOPS.
• Contribuer directement à la surveillance stratégique, aux conseils et à l’orientation des activités de gestion de programmes et de projets conformément aux accords de service et aux documents de projet.
• Assurer l’élaboration, la mise en œuvre et, le cas échéant, les modifications appropriées des budgets des projets et des ressources en personnel, en garantissant des synergies entre les différents partenaires de mise en œuvre.
• Développe et établit des systèmes de suivi des ressources à utiliser dans le cadre du projet, complémentaires aux outils en ligne de l’UNOPS, pour garantir une planification, une prévision et un suivi efficaces de l’exécution dans l’ensemble du programme.
• Identifie et anticipe en temps opportun les risques et problèmes potentiels et conseille les mesures d’atténuation au(x) chef(s) de projet.