L’UNION AFRICAINE (UA) recrute pour ces 02 postes (31 Mai 2024)

Objectif du travail

Responsable de toutes les fonctions financières et administratives. Cela comprend la gestion du personnel, les rapports financiers, la préparation et la mise en œuvre du budget, la tenue à jour de données précises et complètes dans le grand livre général et les balances de vérification, conformément aux règles financières de l’UA et aux normes comptables internationales du secteur public (IPSAS).

Fonctions principales

• Gérer le budget, les paiements, la comptabilité, les achats, les ressources humaines et les fonctions de gestion des risques du Bureau ;
• Fournir un soutien à la préparation et à la mise en œuvre des programmes élaborés à partir du plan stratégique du Bureau ;
• Assurer une coordination et une mise en œuvre efficaces à différents niveaux ;
• Préparer et élaborer des rapports, des budgets et des programmes de travail liés au fonctionnement du Bureau ;
• Fournir un soutien pour élaborer une stratégie de mobilisation des ressources avec la coordination des parties prenantes ;
• Gérer et superviser les employés sous sa supervision en ce qui concerne l’organisation et l’évaluation du rendement ;
• Effectuer des analyses complexes et générer des rapports précis en temps opportun pour l’usage interne du Bureau et de l’UA ;
• Assurer la liaison avec les différents départements/unités de la Commission à des fins de coordination et d’alignement ;
•  Contribuer activement à l’élaboration de stratégies, de politiques, de programmes et de plans.

Responsabilités spécifiques

Finances et comptabilité :

• Gérer une fonction financière complète du Bureau qui comprendrait un certain nombre d’opérations différentes et diverses et des comptes interdépendants du système financier ;
• Diriger et assurer une préparation efficace du budget (à la fois opérationnel et du programme), la mise en œuvre du budget et le reporting de l’exécution du budget sur une base trimestrielle.
• Superviser le traitement et la vérification de tous les paiements bancaires et s’assurer que les pièces justificatives qui les accompagnent sont complètes et exactes ;
• Travailler en tant que personne focale en ce qui concerne la gestion des comptes bancaires.
• Superviser la préparation de la paie mensuelle et des émoluments du personnel associés, l’ajustement du solde bancaire local à la fin de chaque mois ;
• Superviser la préparation des rapports financiers pour examen par le siège de l’UA et d’autres parties prenantes, selon les besoins, ainsi que la certification des dépenses générales ;
• Veiller à ce que les systèmes de comptabilité, de reporting et de contrôle interne précis et complets fonctionnent et que tous les enregistrements pertinents soient tenus avec précision ;
• Fournir des conseils sur les politiques financières, leur application et les procédures connexes pour le bureau conformément aux règles financières de l’UA ;
• Fournir des conseils et des actions correctives en réponse aux audits et autres requêtes afin de garantir le respect des règles financières et des circulaires de l’Organisation ;
• Tenir un grand livre général et une balance de vérification précis pour le Bureau ;
• Assurer la bonne tenue des dossiers financiers du bureau.

Gestion des ressources humaines

• Superviser et gérer les employés sous sa supervision en ce qui concerne l’organisation et l’évaluation des performances. Interagir en permanence avec le personnel et écouter leurs préoccupations/commentaires sur les questions pertinentes en matière de RH et de finances, et les porter à l’attention de l’autorité compétente si nécessaire.
• Veiller à ce que les données du personnel à jour soient conservées (en ce qui concerne le contrat du personnel, la gestion des congés, les informations sur le personnel à jour, etc.).
• Conserver des documents complets sur les griefs, les licenciements, les absences, les rapports de performance et les informations sur la rémunération et les avantages sociaux.
• Superviser et diriger la rédaction et l’émission de diverses correspondances internes et externes liées aux questions financières et administratives ;
• Planifier, coordonner et superviser le processus d’évaluation des performances du personnel ;
• Coordonner avec le siège de l’UA pour assurer la dotation en personnel du Bureau en temps opportun ainsi que la gestion des contrats des employés ;

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• Fournir des conseils sur la gestion des ressources humaines et les politiques administratives, leur application et les procédures connexes pour le bureau, conformément aux Statut et Règlement du personnel de l’UA et à diverses circulaires administratives. Fournir des conseils techniques en matière financière et RH.
• Fournir des conseils et des actions correctives en réponse aux audits et autres requêtes afin de garantir le respect du Statut et Règlement du personnel de l’Organisation ainsi que des instructions et circulaires administratives.

Administration:

• Superviser les activités de passation des marchés et autres acquisitions de biens et services conformément au Manuel de passation des marchés de l’UA, la tenue à jour des dossiers, des dossiers et de la documentation des prestataires de services/contrats ;
• Administrer le système de gestion des actifs d’Office.
• Veiller au fonctionnement efficace du front office et des bureaux, bien entretenus et dotés de services communs.
• Formuler, mettre en œuvre des mesures de sûreté et de sécurité du personnel et assurer le respect des réglementations et normes de sécurité de l’UA.
• Diriger et contrôler le soutien administratif pour la délivrance des documents de voyage, c’est-à-dire les billets et autres, conformément à la politique de voyage de l’UA ;
• Superviser le personnel subalterne, le cas échéant ;
• Effectuer toute autre tâche/responsabilité pertinente assignée.

Exigences académiques et expérience pertinente

• Un baccalauréat en administration des affaires, en finance, en comptabilité ou dans un domaine connexe avec dix (10) années d’expérience professionnelle en budgétisation, paiements, comptabilité, approvisionnements et gestion des ressources humaines ;

OU

• Une maîtrise en administration des affaires, en finance, en comptabilité ou dans un domaine connexe avec sept (7) années d’expérience professionnelle en budgétisation, paiements, comptabilité, approvisionnement et gestion des ressources humaines ;
• Trois (3) années d’expérience au niveau de la supervision
• Une qualification professionnelle telle que CPA, CA, ACCA, CIMA, Expert Comptable ou équivalent est un atout supplémentaire ;
• Démontrer une expérience pratique dans l’application des IPSAS, la clôture des comptes et la préparation des états financiers ;
• Expérience pratique dans la préparation et la mise en œuvre de budgets dans des organisations internationales ;
• Démontrer une compréhension des règles de passation des marchés et des achats de biens et de services dans les organisations internationales ;
• Expérience en gestion de personnel;
• Expérience avec les modules financiers de la planification des ressources de l’entreprise (ERP) tels que SAP ou un ERP similaire ;
• Connaissance approfondie de l’application de la suite Microsoft Office, en particulier Excel et PowerPoint.

Compétences requises

• Consciencieux dans le respect des délais et l’obtention des résultats
• Familiarité avec les processus politiques internationaux et régionaux et l’analyse politique dans le domaine concerné.
• Forte capacité de communication orale et écrite
• Maîtrise de l’une des langues de travail de l’UA, la maîtrise d’une autre langue de l’UA est un avantage supplémentaire.

Compétences en leadership

Les compétences de base

Compétences fonctionnelles