L’UNION AFRICAINE (UA) recherche urgemment des candidatures pour ces profils (19 Juin 2026)

Objectif du poste

Fournir un soutien général au recrutement et à l’intégration, ainsi qu’un appui et une garantie de la mise en œuvre des plans de travail établis et du travail quotidien. 

Fonctions principales

• Rédiger et relire des documents, rapports, correspondances, messages, requêtes, etc. dans deux langues de travail officielles de l’UA, selon les directives des supérieurs hiérarchiques ;
• Répondre aux différentes correspondances, telles que les appels téléphoniques et les courriels, et les filtrer, et assurer le suivi auprès des superviseurs et des partenaires.
• Accueillir les visiteurs et le personnel et leur fournir des informations de base sur les questions et procédures pertinentes ;
• Mettez en place un système de classement et d’enregistrement adéquat pour toutes les correspondances et tous les documents entrants et sortants.
• Fournir un soutien opérationnel en temps opportun.
• Mettre en œuvre les activités opérationnelles prévues et en rendre compte.
• Contribuer au suivi des dispositions logistiques, à la mise en œuvre des activités et à la communication des mises à jour.
• Assurer une liaison efficace avec les parties prenantes internes et externes.
• Assurer le suivi des décisions prises lors des réunions et des résultats de la correspondance, et veiller à leur mise en œuvre.
• Préparer les communications courantes du bureau et aider à compiler les données et les informations à des fins de reporting.
• Contribuer à la création, à l’amélioration et à la maintenance des systèmes d’archivage et de recherche.

Responsabilités spécifiques

• Tenez un agenda à jour de vos rendez-vous avec vos supérieurs ;
• Fournir un soutien administratif quotidien aux différentes unités de travail du département/division/unités assigné(e)s ;
•  Maintenir le matériel en bon état et signaler les défauts pour la maintenance et les autres mesures nécessaires ;
• Assurer la disponibilité des fournitures de bureau, du matériel et du mobilier dans les bureaux attribués ;
• Assurer les services de réception lorsque cela est nécessaire;
• Saisir et relire des documents, rapports, correspondances, messages, requêtes, etc. dans deux des langues de travail de l’Union africaine, selon les exigences des superviseurs désignés ;
• Projets de réponses aux correspondances courantes à soumettre à la signature des supérieurs hiérarchiques ;
• Accueillir les invités/visiteurs/membres du personnel et leur fournir des informations de base sur les questions et procédures pertinentes ;
• Maintenir un système de classement et d’enregistrement approprié pour toutes les correspondances et tous les documents entrants et sortants ;
• Répondre aux appels téléphoniques et aux messages électroniques, les filtrer et assurer le suivi auprès des superviseurs et des partenaires ;
• Tenez un agenda à jour des rendez-vous des superviseurs et autres membres du personnel de direction.
• Maintenir le matériel en bon état et signaler les défauts pour la maintenance et les autres mesures nécessaires ;
• Fournir un soutien administratif quotidien aux différentes unités de travail des divisions et unités assignées;
• Effectuer toute autre tâche ou responsabilité pertinente qui pourrait vous être confiée.

Exigences académiques et expérience pertinente

• Diplôme en services administratifs, gestion de bureau, secrétariat et études connexes avec 3 ans d’expérience professionnelle pertinente en secrétariat bilingue dans une organisation publique, une mission diplomatique, une organisation internationale ou une organisation non gouvernementale internationale.
• Les candidats titulaires d’une licence en administration, gestion de bureau, secrétariat ou études connexes doivent justifier d’au moins deux ans d’expérience professionnelle pertinente en secrétariat bilingue au sein d’une organisation publique, d’une mission diplomatique, d’une organisation internationale ou d’une organisation non gouvernementale internationale.

Compétences requises

• Excellente maîtrise des applications bureautiques telles que Word, Excel, Outlook et PowerPoint
• Solides compétences en planification et en organisation – Bonnes aptitudes relationnelles
• Excellentes aptitudes à la communication, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Excellent esprit d’équipe et capable de travailler dans un environnement multiculturel ;
• Décideur, ferme mais flexible, confiant ;
• Être capable de gérer le stress.
• Personnalité forte mais amicale, polie et patiente ;
• Travailler rapidement, avec précision et efficacité, en respectant des délais serrés ;
• Être capable de travailler de manière autonome et sans supervision ;
• La maîtrise d’une des langues de travail officielles de l’UA (français, anglais, portugais, swahili, espagnol et arabe) et la maîtrise d’une ou plusieurs autres langues de l’UA constituent un atout supplémentaire.

Compétences en leadership

Compétences fondamentales