Le Haut Commissariat des Nations Unies pour les réfugiés (HCR) a été créé en 1950, au lendemain de la Seconde Guerre mondiale, pour aider des millions d’Européens qui avaient fui ou perdu leur maison. Nous avons eu trois ans pour terminer notre travail et ensuite nous dissoudre. Aujourd’hui, plus de 65 ans plus tard, notre organisation travaille toujours d’arrache-pied pour protéger et aider les réfugiés du monde entier.
La Représentation au Cameroun procède à l’enregistrement des réfugiés et demandeurs d’asile sur tout le territoire national. Le statut de réfugié est reconnu « à première vue » pour les réfugiés dans les régions frontalières (Extrême Nord, Nord, Adamaoua et Est) tandis qu’en milieu urbain (Yaounde et Douala) c’est à l’issue d’une procédure de détermination individuelle conduite conjointement avec le Secrétariat Technique des Organes de Détermination du Statut de Réfugiés (structure gouvernementale) que le statut de réfugié peut ou non être reconnu à un demandeur d’asile. Ceci implique qu’ à Yaounde et à Douala, des dossiers individuels soient créés pour la gestion des aspects de protection, d’assistance et de mise en œuvre des solutions durables de chaque ménage/individu.
L’Assistant Archiviste est un membre-clé de l’Unité d’Enregistrement et fait partie du personnel de la Section Protection. Ce poste est donc créé en vue d’assurer la création et la gestion des dossiers physiques. La nature de ses tâches exige discrétion et confidentialité, conformément aux normes et pratiques du HCR et particulièrement la politique sur la protection des données personnelles des personnes relevant de la compétence de l’Organisation. Le titulaire du poste devra assurer une gestion adéquate de ces dossiers et des archives et assurer non seulement une circulation efficiente des dossiers entre les différentes Unités de la Section Protection mais aussi leur traçabilité. Par ailleurs, la Représentation ayant pour ambition de mettre en place une bibliothèque, l’Assistant Archiviste sera aussi chargé de la gestion de celle-ci.
Il/elle travaillera de manière indépendante sur les tâches de routine et suivra les instructions du superviseur pour les questions plus complexes.
Sous la supervision de l’Associé chargé de l’enregistrement et de la gestion des données et en étroite collaboration avec le personnel de protection du HCR dans d’autres unités fonctionnelles, l’Assistant Archiviste devra :
– Gérer le système de suivi du classement
– S’assurer qu’un système de classement ordonné et systématique est maintenu dans la salle d’archivage (dossiers actifs et clos) pour une récupération efficace et rapide des dossiers.
– S’assurer que le système de suivi des dossiers est correctement utilisé par tout le personnel du bureau et que la circulation des dossiers au sein du bureau et entre les utilisateurs est correctement enregistrée dans le système.
– Maintenir l’accès et les permissions des systèmes de classement des dossiers physiques.
– Gérer les transferts de dossiers.
– Maintenir les dépôts physiques en bon état et utiliser l’espace de manière efficace.
– S’assurer que les données qui sont principalement liées aux demandeurs d’asile et aux réfugiés sont correctement classées dans le dossier individuel physique.
– Prendre les mesures nécessaires pour assurer l’intégrité et la sécurité des dossiers dans les dépôts d’archives.
– Recevoir, enregistrer et transmettre les correspondances entrantes et sortantes et gérer la distribution appropriée des correspondances entrantes aux agents responsables.
– Recevoir et orienter les réfugiés et les demandeurs d’asile en ce qui concerne leur documentation, le processus de détermination du statut de réfugié et la communication des décisions de la DSR.
– Recevoir les appels des réfugiés et des demandeurs d’asile au numéro standards mis en place au niveau de la section.
– Assurer la gestion au quotidien de la bibliothèque
– Assurer l’interaction avec les usagers, accueillir les lecteurs, les aider dans leurs recherches et les orienter dans leur choix de lecture.
– Sélectionner des titres qui correspondent aux besoins d’information, de formation ou de loisirs des lecteurs qui fréquentent la bibliothèque.
-Classer, étiqueter et conserver les ouvrages depuis leur réception jusqu’à leur mise/remise en rayon afin de les retrouver facilement.
– Préparer les opérations de reliure et d’étiquetage en vue du prêt.
– Contribuer à l’organisation des expositions, rencontres.
– Effectuer d’autres tâches pertinentes selon les besoins.
Monitoring &Progress Controls
Nombre de dossiers créés ou reconstitués
– Nombre de dossiers mis à jour dans le module de suivi des dossiers dans ProGres v4
– rapport mensuel sur l’utilisation et la gestion des données
– rapport de gestion de la bibliothèque
– etc.
Diplôme d’études supérieures ou équivalent.
Minimum de 2 ans d’expérience dans le domaine de l’Enregistrement au HCR.
Compétences clés.
– Compétences informatiques (applications MS Office).
– Maîtrise du français (ou de la langue de travail de l’ONU sur le lieu d’affectation si ce n’est pas l’anglais) et de la langue locale.
– Désir d’aider les réfugiés et demandeurs d’asile.
– Expérience de travail avec les réfugiés et demandeurs d’asile.
– Connaissance de la Convention sur les réfugiés
– Expérience de l’interaction avec des personnes vulnérables, y compris la sensibilisation aux questions de genre
– Compétences informatiques, y compris la connaissance des bases de données
– Solides compétences interpersonnelles et capacité à travailler dans un contexte multiculturel.
– Savoir utiliser les outils bibliographiques et renseigner les lecteurs.
– Savoir classer les documents sur les rayons
