Le Haut-Commissariat des Nations unies pour les réfugiés, aussi connu sous le nom d’Agence des Nations unies pour les réfugiés, basé à Genève, est un programme de l’Organisation des Nations unies.
Grade
GS4
Membre du personnel / Type d’affilié
Services généraux
Raison
Affectation temporaire > temporaire / Nomination
Niveau de difficulté
D
Type de famille
Famille<p></p><p></p>
Lieu de résidence (le cas échéant)
Travail à distance accepté
Non
Date de début cible
2022-11-01-07:00
Date de fin cible
2023-04-30-07:00
Date de fin de l’offre d’emploi
9 novembre 2022
Description de poste standard
Adjoint administratif Cadre organisationnel et relations de travail L’adjoint administratif fournira une assistance administrative au superviseur immédiat et/ou au chef du Bureau, et/ou à l’Unité dans son ensemble pour s’assurer que les services et activités courants dans le domaine administratif sont correctement mis en œuvre. Conformément aux instructions spécifiques, le titulaire peut avoir besoin d’assurer la liaison avec d’autres entités internes ou externes, afin d’assurer la prestation efficace des services et la réalisation des objectifs. Il s’agit pour la plupart de tâches courantes, notamment d’une interprétation limitée de la question et de l’échange d’informations entre le personnel du bureau, du lieu d’affectation et les fonctionnaires extérieurs d’autres institutions afin d’assurer la compréhension mutuelle. La charge de travail du titulaire et les affectations resteront sous la direction constante du superviseur. L’assistant administratif est un poste au sein d’un bureau, d’une division ou d’un bureau qui exige une connaissance de base des règles administratives, des procédures et des normes opérationnelles d’un bureau du HCR. La nature de certaines fonctions administratives et de personnel exige discrétion et confidentialité. Tous les membres du personnel du HCR sont tenus de s’acquitter de leurs tâches telles qu’elles figurent dans leur description de poste. Ils le font dans le cadre des pouvoirs qui leur sont délégués, conformément au cadre réglementaire du HCR qui comprend la Charte des Nations Unies, le Statut et le Règlement du personnel des Nations Unies, les politiques et instructions administratives du HCR ainsi que les cadres de responsabilisation pertinents. En outre, les membres du personnel sont tenus de s’acquitter de leurs responsabilités d’une manière compatible avec les compétences de base, fonctionnelles, interfonctionnelles et de gestion et les valeurs fondamentales du HCR que sont le professionnalisme, l’intégrité et le respect de la diversité. Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, l’assistant administratif s’acquitte des fonctions ci-après : (Ces fonctions sont génériques et ne peuvent pas être exercées par tous les assistants administratifs: veuillez vous référer au contexte organisationnel). – Organiser des rendez-vous / réunions internes et externes, certains impliquant des fonctionnaires de haut rang. – Recevoir des visiteurs, passer et filtrer les appels téléphoniques, répondre aux demandes d’information de routine et prendre des notes lors des réunions au besoin. – Tenir à jour des dossiers et des dossiers de bureau papier et électroniques; classifier et coder le matériel relatif à une variété de sujets; – Recevoir, examiner, trier et distribuer toute la correspondance entrante et sortante, la valise diplomatique et le matériel de bureau, mettre en évidence les éléments prioritaires et joindre les informations de base nécessaires. Maintenir un système de suivi. – Peut être tenu de maintenir/mettre à jour des dossiers confidentiels. – Rédiger de la correspondance courante, des mémorandums et des rapports. Formatez des documents plus complexes à l’aide de la technologie appropriée. – Faciliter la mise en œuvre des formalités administratives du personnel et le traitement des documents relatifs aux voyages officiels, aux congés et aux mouvements du personnel. Soutenir les membres du personnel dans le traitement de la documentation relative au personnel. – Maintenir l’inventaire de bureau et les stocks de fournitures de bureau. Surveiller la piste de gestion des actifs pour s’assurer que tous les achats administratifs et l’aliénation des biens du HCR sont effectués et enregistrés avec précision. – Aider le superviseur à surveiller et à enregistrer les dépenses / décaissement des fonds. – Suivre les instructions du superviseur, prendre des dispositions logistiques et administratives pour les séminaires, ateliers et réunions d’information qui peuvent être requis par le Bureau / Division. – Peut réglementer et monila fourniture courante de services et/ou les quarts de travail des fournisseurs, le cas échéant; – Surveiller les installations et l’équipement des bureaux et des complexes et, en consultation avec le superviseur, prendre les mesures appropriées pour assurer le bon fonctionnement à tout moment. – S’acquitter de toutes autres tâches connexes qui pourraient lui être confiées. Qualifications minimales Éducation et expérience professionnelle Années d’expérience / Niveau G4 – 1 an d’expérience pertinente avec diplôme d’études secondaires; ou Bachelor ou équivalent ou supérieur Domaine(s) de l’éducation S.O. / A Certificats et / ou licences Administration des affaires, finances, gestion de bureau, ressources humaines ou autre domaine connexe (les certificats et licences marqués d’un astérisque * sont essentiels) Expérience professionnelle pertinente Essentielle Non spécifiée Souhaitable Non spécifié Compétences fonctionnelles *Connaissances informatiques ONU-ONU/HCR Règles, règlements et procédures administratifs TI-Planification des ressources de l’entreprise (ERP) (Compétences fonctionnelles marquées d’un astérisque* sont essentiels) Exigences linguistiques Pour les postes d’administrateur et d’agent du Service mobile recrutés sur le plan international : Connaissance de l’anglais et de la langue de travail ONU du lieu d’affectation si elle n’est pas l’anglais. Pour les postes d’administrateur recruté sur le plan national : Connaissance de l’anglais et de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation, si ce n’est pas l’anglais et la langue locale. Pour les postes d’agent des services généraux : Connaissance de l’anglais et/ou de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation si elle n’est pas l’anglais. Tous les membres du personnel du HCR doivent, individuellement et collectivement, contribuer à un environnement de travail où chaque personne se sent en sécurité et habilitée à exercer ses fonctions. Cela inclut en ne démontrant aucune tolérance pour l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, le sexisme, l’inégalité entre les sexes, la discrimination et l’abus de pouvoir. En tant qu’individus et en tant que gestionnaires, tous doivent être proactifs dans la prévention et la réponse aux comportements inappropriés, soutenir un dialogue continu sur ces questions et s’exprimer et demander conseil et soutien aux ressources pertinentes du HCR lorsque ces problèmes se posent. Il s’agit d’une description de poste standard pour tous les emplois du HCR avec ce titre de poste et ce niveau de grade. Le contexte opérationnel peut contenir des qualifications essentielles et/ou souhaitables supplémentaires liées à l’opération et/ou au poste spécifique. Ces exigences sont incorporées par référence dans la présente description de poste et seront prises en compte pour la présélection, la présélection et la sélection des candidats.
Profil de candidat souhaité
Connaissance de l’anglais, Français.
Diplôme ou grade en comptabilité, administration, finance ou économie.
Clairance fonctionnelle
Ce poste ne nécessite pas d’autorisation fonctionnelle
Langues requises (la capacité globale attendue est d’au moins le niveau B2)
Français
Qualifications supplémentaires
Compétences
Éducation
Certifications
Administration des affaires – Autre, Finances – Autre, HCR Programme d’apprentissage – HCR, Ressources humaines – Autre, Gestion de bureau – Autre
Expérience professionnelle
Calculateur de salaire HCR
https://icsc.un.org/Home/SalaryScales
