L’UNESCO recrute pour ces 03 postes (17 Décembre 2023)

RESUME DES FONCTIONS DU POSTE

Dans le but d’assurer une gestion efficace des programmes et projets mis en œuvre par l’UNESCO et assurer la présence, le positionnement et une meilleure visibilité de l’Organisation et de ses actions en République du Congo, il est prévu le recrutement d’un(e) Assistant(e) Administratif(ive) qui sera basé(e) au Bureau de l’UNESCO à Brazzaville.

Sous l’autorité générale de la Cheffe de Bureau de l’UNESCO à Brazzaville et la supervision directe du Coordonnateur régional pour l’éducation en étroite collaboration avec les autres spécialistes le (la) contractant(e) sera chargé(e) de :

• Préparer, traiter et faire le suivi des dossiers administratifs relatifs aux réunions, ateliers et aux voyages officiels du personnel; Enregistrer et faire le suivi de tous les courriers entrants et sortants ; préparer des projets de réponses aux requêtes et demandes reçues et rechercher des informations supplémentaires ; Rédiger des projets de correspondance ; Sauvegarder les dossiers sur les normes et procédures administratives et les autres documents connexes ; Maintenir à jour les dossiers physiques et électroniques inhérents au travail du Bureau;

• Gérer l’agenda et appuyer les spécialistes de programmes dans la gestion des rendez-vous, missions, etc… ;

• Contribuer et assister à la planification des activités liées aux projets, assister au suivi des activités de terrain et de la mise en œuvre des contrats avec les différents prestataires ;

• Préparer et assurer le suivi des voyages et contrats ; Aider à l’administration courante des contrats entre le Bureau et les prestataires dans le cadre des services externalisés ; Vérifier les factures des prestataires dans le cadre des contrats d’achats des biens et des services associés, les traiter et en assurer le suivi ;

• Assister à l’estimation et l’élaboration des budgets des activités du projet et contribuer au suivi budgétaire en collaboration avec les services administratifs et financiers du Bureau ;

• Aider dans l’identification des besoins logistiques et d’entretien du matériel ; Assister dans la production en temps opportun des rapports d’activités du secteur ;

• Participer aux activités pour assurer la visibilité de l’UNESCO et de ses partenaires à travers le projet ;

Exécuter toute autre tâche relevant de ses compétences en vue d’atteindre les objectifs généraux du Bureau.

COMPETENCES (Fondamentales / Managériales)

QUALIFICATIONS REQUISES

Education

•   Enseignement secondaire, technique ou professionnel avec qualification en Secrétariat / administration ou tout autre domaine connexe.

Expérience Professionnelle

•   Minimum trois ans d’expérience pertinente dans les domaines du secrétariat et/ou de l’administration ou expérience similaire.

Langues

• Excellente maitrise du français et ou de l’anglais et une bonne connaissance de l’autre langue ;

Savoir-faire et compétences

•   Compétences en rédaction, communication, et sens de l’organisation et de coordination ;
•   Solide connaissance en orthographe et grammaire pour rédiger et relire les correspondances et les autres documents ;
•   Connaissance des différents logiciels et outils utilisés pour les correspondances, rapports, graphiques, présentations, sites Web, etc. tels que Outlook, Word, Excel, Power Point, Typo3, etc. ;
•   Capacité à travailler en équipe et à prendre des initiatives et fournir un appui et des services de qualité en temps voulu ;
•   Discrétion et la capacité de faire face efficacement et avec tact à des personnes d’horizons culturels différents ;
•   Flexibilité d’ajuster les horaires de travail et les priorités ;
•   Excellentes habiletés en communication ;
•   Excellentes capacités d’écoute et d’encadrement ;
•   Sens élevé du devoir professionnel, de l’honnêteté et de la responsabilité ;
•   Personnalité souple et proactive.

QUALIFICATIONS SOUHAITEES

Education 

• diplôme universitaire Bac +2 avec qualification en secrétariat, administration ou tout domaine connexe

Expérience Professionnelle

• Expérience antérieure au sein du système des Nations Unies et particulièrement au sein de l’UNESCO serait un atout.

JOB DETAILS

• Titre du poste: Assistant (e) Administratif (ive)
• Grade: SB2
• Lieu d’affectation: Brazzaville
• Type de contrat: Contrat de Service
• Durée du contrat: 01 année (possibilité d’extension en fonction de la disponibilité des fonds et de l’évaluation de performance)

RESUME DES FONCTIONS DU POSTE

Le Bureau de l’UNESCO à Abidjan en Côte d’Ivoire a été désigné agent partenaire pour mettre en œuvre le projet »Programme d’amélioration des apprentissages fondamentaux pour une transformation durable de l’éducation de base » sur financement du Partenariat Mondial de l’Education (GPE). L’unité administrative favorise l’atteinte des résultats à travers son soutien à la mise en œuvre du projet. Le poste d’Assistant/e Administratif/ve et financier/e sur ce projet vise à renforcer l’appui opérationnel qu’apporte l’unité administrative au niveau de tous les aspects relevant de l’administration et des finances.
Le/la titulaire du poste est responsable de l’exécution d’un large éventail de services financiers et de processus administratifs au sein du bureau de l’UNESCO à Abidjan. Il/elle veille à l’utilisation transparente des ressources financières, à la prestation des services conformément aux règles financières, règlements, politiques et procédures de l’Organisation. Le/la titulaire du poste préconise une approche axée sur le client dans le strict respect des standards en vigueur à l’UNESCO. Le/la titulaire du poste travaille en étroite collaboration avec l’ensemble des membres de l’unité administrative du bureau.
Sous l’autorité du Chef de Bureau et la supervision directe de l’Administrateur/trice Principal/e, l’Assistant/e Administratif/ve et financier/e fournit un service de qualité dans les domaines de l’administration, finances et budget en conformité avec les règles et procédures de l’Organisation.

A ce titre il/elle accomplira les tâches ci-après :

Budget et Planification:
– Assister les programmes dans la préparation des budgets dans le respect des normes liées à la politique budgétaire de l’Organisation.
– Assurer une veille régulière des transactions enregistrées sur le projet en s’assurant que les dépenses réelles ont été enregistrées par rapport à la catégorie et à l’activité du budget tel qu’approuvé par le donateur; prendre les mesures correctives nécessaires en temps voulu.
-Préparer les rapports périodiques d’analyse de la situation financière, engagements non liquidés et taux d’exécution sur le budget.

Administration et finances:
– Agir en tant que certificateur/trice dans les limites du plafond autorisé et s’assurer que les transactions financières sont conformes aux principes du contrôle interne en vigueur dans l’Organisation.
-Procéder au traitement des factures reçues des fournisseurs,  à l’enregistrement comptable des opérations dans le respect des procédures et des délais validés au niveau des retroplanning du bureau.
-Assurer la vérification des rapports financiers issus des contrats signés avec les partenaires et préparer les rapports relatifs à ces vérifications.
-Contribuer à la préparation des audits et à la mise en application des recommandations formulées par les auditeurs.
-Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre des nouvelles politiques et procédures administratives et financières, évaluer l’impact des changements et formuler les recommandations nécessaires sur les actions de suivi.

Trésorerie:
-Contribuer à la préparation du planning hebdomadaire de trésorerie en fonction des besoins estimés sur base des paiements à effectuer (contrats, salaires, factures, etc.).
-Procéder, après une rigoureuse vérification, à l’enregistrement des ordres de paiement au niveau de la plateforme de la banque en ligne.
-Veiller à la mise à jour régulière des coordonnées bancaires de l’ensemble des fournisseurs enregistrés sur la plateforme de la banque en ligne en s’assurant de l’adéquation entre ces données et celles enregistrées au niveau de la base de données de l’UNESCO (VENDOR).

COMPETENCES (Fondamentales / Managériales)

QUALIFICATIONS REQUISES

Education
Enseignement secondaire, technique et/ou professionnel complété

Expérience professionnelle
Minimum de 5 années d’expérience professionnelle dans le domaine de l’administration, de la gestion du budget, des finances, de la comptabilité ou dans des domaines connexes

Savoir-faire et compétences
-Excellentes compétences en informatique (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Data Management, SAP, etc.)
-Aptitude à administrer et à exécuter des processus et transactions financières et comptables
-Excellentes compétences en planification, organisation et coordination
-Très bonnes capacités d’analyse et de résolution des problèmes, bon sens du jugement
-Capacité à gérer l’information de façon objective, précise et confidentielle
-Capacité à concevoir, à travailler et à exécuter des tâches de façon autonome avec minutie, soin, diligence et méthode

Langues
Excellente connaissance du français et bonne connaissance de l’anglais

QUALIFICATIONS SOUHAITEES

Formation
-Diplôme universitaire de premier cycle (Bachelor ou équivalent) dans le domaine des finances, comptabilité, de l’administration ou dans une discipline similaire
-Formation spécialisée en comptabilité, finances, économie, administration des entreprises, etc.

Expérience professionnelle
-Une expérience professionnelle dans une organisation internationale

SALAIRES ET INDEMNITES

Les salaires de l’UNESCO se composent d’un salaire de base et d’autres avantages qui peuvent inclure, le cas échéant : 30 jours de congé annuel, allocation familiale, assurance médicale, régime de retraite, etc.

Le traitement annuel de départ pour ce poste est de l’ordre de 10,863,673.00 CFA Francs.

Pour plus d’informations sur les salaires et indemnités, veuillez consulter notre  Guide sur les salaires et indemnités au personnel.