Le Bureau de l’UNESCO recrute pour ces 02 postes (14 Décembre 2023)

RESUME DES FONCTIONS DU POSTE

Le Bureau de l’UNESCO à Abidjan en Côte d’Ivoire a été désigné agent partenaire pour mettre en œuvre le projet »Programme d’amélioration des apprentissages fondamentaux pour une transformation durable de l’éducation de base » sur financement du Partenariat Mondial de l’Education (GPE). La section Education du bureau de l’UNESCO à Abidjan est responsable de la mise en œuvre du projet. L’Assistant/e de projet est un élément clé de l’ensemble du dispositif de par le rôle central qu’il/elle joue à la fois au niveau technique et administratif. Il/elle est responsable de la collecte et la dissémination d’informations pertinentes et contribue à la préparation logistique et administrative de divers évènements. Il/elle appuie également dans le suivi de la bonne exécution du projet, veille à la traçabilité et produit des rapports d’information aidant à la prise de décision.

Plus précisément, l’Assistant/e de Projet sera chargé/e de des tâches ci-après :

• Assister l’équipe responsable du projet dans la préparation du planning périodique des activités prévues au titre du projet; Assister l’équipe responsable du projet dans le suivi budgétaire de l’exécution en veillant à l’imputation cohérente des engagements et activités (contrats, missions, etc.) sur les bonnes composantes et les bonnes lignes budgétaires par rapport au format du budget approuvé par le donateur et alerter sur les éventuels écarts pour les mesures correctives à prendre;
• Veiller à la mise à jour de la documentation informative sur les procédures administratives à la disposition des spécialistes des programmes responsables du projet et s’assurer de la stricte application par ceux-ci des règles et procédures administratives dans le cadre de la bonne exécution du projet;
• Procéder à la création des contrats liés à l’exécution du projet dans l’outil de gestion de l’UNESCO (DUO) et assurer le suivi de la bonne exécution des contrats en attirant l’attention de l’équipe responsable du projet sur les échéances de dépôt des livrables; Procéder à l’enregistrement et à la mise à jour (mise à jour des coordonnées bancaires, etc.) des fournisseurs en lien avec l’exécution du projet dans la base de données de l’UNESCO (VENDOR) ;
• Agir en qualité d’agent de liaison entre le programme et l’administration en veillant à une bonne circulation de toute l’information pertinente liée à la bonne exécution du projet; Coordonner la préparation des évènements (réunions, ateliers, séminaires, retraites, etc.)

a. dans les aspects logistiques et administratifs à savoir, la préparation des dossiers de voyage pour les participants, l’organisation des itinéraires et de l’agenda, l’élaboration des budgets sur base des cotations obtenues de manière formelle et validées par qui de droit, ainsi que le suivi du bon déroulement sur terrain des activités.

b. dans les aspects techniques à savoir la collecte des informations et données pour les présentations et exposés, la mise en forme des comptes-rendus et décisions et le suivi

Recevoir, analyser, trier et distribuer les courriers, documents et rapports; déterminer l’importance et la priorité des documents reçus et en assurer le suivi; rédiger les projets de courriers et emails à la validation des responsables et imprimer les courriers sortants conformément aux pratiques standard et au protocole et assurer une grammaire, orthographe et ponctuation irréprochables; proposer des modifications/corrections et effectuer des traductions informelles de documents.

Préparer le planning trimestriel des missions de l’ensemble de l’équipe responsable du projet et enregistrer les demandes de mission dans l’outil de gestion de l’UNESCO (DUO). Veiller à la clôture dans les délais des missions de l’ensemble de l’équipe responsable du projet.

Exécuter toute autre tâche visant à renforcer l’efficacité et l’efficience de l’équipe responsable du projet en particuler et de l’ensemble du Bureau en général.

COMPETENCES (Fondamentales / Managériales)

QUALIFICATIONS REQUISES

Education

• Enseignement secondaire, technique ou professionnel complété

Expérience professionnelle

• Minimum de 5 (cinq) années d’expérience professionnelle dans un programme de développement ou dans une section de suivi-évaluation

Savoir-faire et compétences

• Capacité à communiquer oralement et par écrit, en français et en anglais, avec des équipes multiculturelles.
• Discrétion, autonomie, esprit d’initiative, souci de la précision.
• Capacité d’organisation et de coordination.
• Aptitude à analyser les problèmes et à les résoudre.
• Sens de l’intégrité, de la confidentialité.
• Bonne présentation et sens du relationnel.
• Capacité à fournir un soutien et des services de qualité et en temps opportun, réactivité, diplomatie, rigueur et esprit d’équipe.
• Maîtrise des outils informatiques Microsoft Office.
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Langues

• Excellente connaissance du français oral et écrit et bonne connaissance de l’anglais

QUALIFICATIONS SOUHAITEES

Education

• Diplôme universitaire en droit, économie, administration des affaires ou tout autre domaine connexe

Expérience professionnelle

• Expérience professionnelle dans le domaine du Suivi-Evaluation

SALAIRES ET INDEMNITES

Les salaires de l’UNESCO se composent d’un salaire de base et d’autres avantages qui peuvent inclure, le cas échéant : 30 jours de congé annuel, allocation familiale, assurance médicale, régime de retraite, etc.

Le traitement annuel de départ pour ce poste est de l’ordre de 10,863,673.00 CFA Francs.

Pour plus d’informations sur les salaires et indemnités, veuillez consulter notre  Guide sur les salaires et indemnités au personnel.

PROCESSUS DE SÉLECTION ET DE RECRUTEMENT

Le Bureau de l’UNESCO à Abidjan en Côte d’Ivoire a été désigné agent partenaire pour mettre en œuvre le projet »Programme d’amélioration des apprentissages fondamentaux pour une transformation durable de l’éducation de base » sur financement du Partenariat Mondial de l’Education (GPE). Le positionnement du bureau de l’UNESCO à Abidjan, l’impact et les résultats du projet auront nécessairement besoin d’être portés par une visibilité de qualité. L’Assistant/e chargé/e de l’Information au Public travaillera sous la supervision directe du Chef du bureau de l’UNESCO à Abidjan et en étroite collaboration avec les différents chefs de sections pour la production de contenus, supports et autres éléments destinés à informer le public sur l’action de l’UNESCO en Côte d’Ivoire.
Il/elle veillera à la communication du Bureau et à la stricte applications des principes directeurs en vigueur au sein de l’Organisation en la matière (charte graphique, accès à l’information, confidentialité des données, etc.).

Plus spécifiquement, il/elle assumera les tâches suivantes :

• Assurer la rédaction et la diffusion régulière des articles sur les activités et évènements organisés par le Bureau de l’UNESCO à Abidjan;
• Surveiller et analyser les évènements actuels, l’opinion publique et la presse, identifier les problèmes et les tendances et conseiller le Management du bureau sur les actions/réponses appropriées;
• Coordonner la couverture médiatique d’évènements majeurs (préparation et diffusion des communiqués, organisation des conférences de presse et interviews, etc.);
• Assurer la production de produits spécifiques d’information (dossiers de presse, articles de fonds, discours, livrets, brochures, matériel audiovisuel, programmes radio, etc.);
• Gerer les différentes plateformes de réseaux sociaux, produire les contenus appropriés avec créativité;
• Contribuer à l’élaboration du rapport annuel et des bulletins d’information du bureau;
• Contribuer à la mise en œuvre de la stratégie de communication de l’UNESCO en Côte d’Ivoire;
• Contribuer à la préparation du plan périodique de communication du Bureau;
• Représenter le bureau de l’UNESCO à Abidjan dans le groupe inter-agences des Nations Unes en charge de la communication et des médias.

COMPETENCES (Fondamentales / Managériales)

QUALIFICATIONS REQUISES

Education

• Enseignement secondaire, technique ou professionnel complété

Expérience professionnelle

• Minimum de 5 (cinq) années d’expérience professionnelle dans le domaine du journalisme, communication, relations publiques ou autre domaine connexe.

Savoir-faire et compétences

• Compétences approfondies en techniques de communication et d’information (incluant l’usage de support Web et TIC)
• Bonne aptitude de synthèse, de rédaction et de communication ainsi que de solides compétences en édition et relecture
• Esprit d’équipe et aptitude à travailler dans un environnement multiculturel
• Maîtrise de l’utilisation des outils technologiques et logiciels courants (MS Word, Excel, Power Point, Outlook, logiciels de graphismes, utilisation de bases de données, etc.), ainsi que des logiciels et des applications auxiliaires nécessaires à la réalisation des tâches assignées au poste
• Capacité à établir, entretenir et améliorer les relations de travail avec les autorités nationales/locales, les institutions et les organisations intergouvernementales et non-gouvernementales, le Système des Nations Unies, etc.
• Sens élevé de l’analyse de l’information
• Discrétion, autonomie, esprit d’initiative, souci de la précision
• Capacité d’organisation et de coordination
• Sens de l’intégrité et de la confidentialité

Langues

• Excellente connaissance du français oral et écrit et bonne connaissance de l’anglais

QUALIFICATIONS SOUHAITEES

Education

• Diplôme universitaire en communication, journalisme, relations publiques ou tout autre domaine connexe

Expérience professionnelle

• Une expérience professionnelle d’au moins deux ans au sein des Nations-Unies pour un poste similaire

Savoir-faire et compétences

• La familiarité avec les réseaux sociaux

SALAIRES ET INDEMNITES

Les salaires de l’UNESCO se composent d’un salaire de base et d’autres avantages qui peuvent inclure, le cas échéant : 30 jours de congé annuel, allocation familiale, assurance médicale, régime de retraite, etc.

Le traitement annuel de départ pour ce poste est de l’ordre de 10,863,673.00 CFA Francs.

Pour plus d’informations sur les salaires et indemnités, veuillez consulter notre  Guide sur les salaires et indemnités au personnel.

PROCESSUS DE SÉLECTION ET DE RECRUTEMENT