La Fédération internationale des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR) est la plus grande organisation humanitaire au monde, avec un réseau de 192 Sociétés nationales membres. L’objectif général de la FICR est « d’inspirer, d’encourager, de faciliter et de promouvoir à tout moment toutes les formes d’activités humanitaires des Sociétés nationales en vue de prévenir et d’atténuer les souffrances humaines et de contribuer ainsi au maintien et à la promotion de la dignité humaine et de la paix dans le monde ». La FICR s’efforce de répondre aux besoins et d’améliorer la vie des personnes vulnérables avant, pendant et après les catastrophes, les urgences sanitaires et autres crises.
Objectif du poste
Appuyer le département logistique dans ses activités quotidiennes et les activités liées à la Flotte y compris la conduite
Travailler en bonne collaboration avec l’ensemble des services et les Sociétés Nationales de la région
Tâches et responsabilités du poste
APPUI LOGISTIQUE
- Préparer les documents pour acquisition des matériels en respectant les procédures en vigueur et les soumettre à la revue du responsable logistique avant signature
- Vérifier et traiter régulièrement les paiements des fournisseurs
- Mettre à jour le fichier électronique des achats et de stocks
- Faire le classement des dossiers d’achats et autre documents logistiques pour un accès facile en cas de besoin.
- Appuyer le département logistique dans la recherche de proformas
- Superviser les chargements et déchargements lors du transport ou envoi des marchandises du bureau et de l’entrepôt
- Appuyer le département finance dans la préparation et le suivi des dossiers de remboursement de la taxe sur la valeur ajoutée.
- Suivre pro activement les commandes et livraisons avec toutes les parties concernées afin d’assurer une livraison rapide et sécurisée des marchandises.
- Assister dans le processus des formalités douanières auprès des bureaux officiels habilités en matière pour le dédouanement avec exonération des taxes des biens commandés et affrétés sur le plan international et garder les copies des documents y relatifs pour suivi.
- Soumettre au Responsable logistique des avis d’appel d’offre pour revue et validation avant publication
- En consultation avec la responsable logistique, participer à la préparation des contrats de transport des non vivres vers diverses destinations.
- Sous la supervision du responsable logistique, suivre la mise à jour des dossiers administratifs du parc automobile du CCST, la recharge mensuelle des Tomcards et l’approvisionnement de tous les groupes électrogènes des résidences et du bureau
- Faire semestriellement l’inventaire physique de l’entrepôt/Magasin
- Consigner les mouvements de stocks sur les fiches correspondantes et faire leur classement
- Coordonner et surveiller les opérations de déchargement et de dépotage, de rangement à la réception des marchandises dans l’entrepôt et lors des chargements pour expéditions.
- Préparer, maintenir et conserver des rapports de stocks précis
Tâches et responsabilités du poste (suite)
Gestion de la Flotte
- Sous la supervision du chef du département Logistique, assurer la gestion de la flotte suivant les normes de la Fédération
- assurer et faire le suivi de l’approvisionnement en carburant, lubrifiants et autres pièces détachées de la flotte
- Planifier le mouvement de la flotte du Cluster selon les normes de la Fédération
- Assurer l’organisation du travail des chauffeurs.
- Faire la synthèse des divers déplacements avec l’administration et coordonner les différentes Pick Up et drop Off à l’aéroport.
- Organiser et planifier la contractualisation des véhicules de location pour la mise en œuvre de la campagne de distribution des moustiquaires dans le pays.
- Travailler avec le responsable logistique sur le système neutre de sélection des véhicules de location pour les différentes missions à l’intérieur du Pays (Checking des véhicules suivant la grille de référence en place – Sélection – préparation des contrats de location – préparation des codes de conduite – suivi des véhicules sur le terrain – mise à jour quotidienne des différentes missions sur le terrain- Feed back sur la qualité de prestation des différents fournisseurs)
- Superviser et évaluer les chauffeurs.
- Contrôler et assurer le suivi des procédures de sécurité concernant l’utilisation des véhicules.
- Suivre, mettre à jour et ranger les documents administratifs de la flotte (Assurances des véhicules, Fiches techniques, contrat de Maintenance, contrat de carburant, contrats de location des véhicules, …)
- Faire ouvrir pour les chauffeurs un classeur contenant les permis de conduire valides, cartes d’identité, règles d’utilisation des véhicules, permis de conduire, sanctions
- Préparer mensuellement les rapports sur le kilométrage et la consommation de carburant, le suivi du stock de carburant du bureau, le suivi du fonctionnement des générateurs, le suivi des différentes locations des véhicules et les transmettre au Superviseur
- En cas d’accident, informer et établir un rapport en collaboration avec la police ou gendarmerie le plus rapidement possible
- Se conformer à toutes les procédures de la FICR et avoir une bonne collaboration avec la société nationale
Veuillez noter que cette description de poste n’est nullement exhaustive et que vous pourrez être amené à exécuter toute autre tâche qu’il sera jugé nécessaire au bon fonctionnement du service.
Éducation
- Bac + 2 années d’université minimum ou une expérience avérée dans le domaine
- Formation en mécanique automobile
- Expérience d’au moins 3 ans ou plus comme Chauffeur dans une Organisation Internationale ou autres domaines similaires
- Permis de conduire international valide (vitesses manuelles)
- Permis de conduire Poids A B C D E valide
Expérience
- Expérience de travail avec la Croix-Rouge ou une organisation humanitaire, ou avec une organisation multiculturelle et multiraciale est un atout
- 5 ans dans le domaine de la conduite
- Expérience de travail dans un environnement sécuritaire
- Expérience utilisation matériels de transmission à bord des véhicules
Connaissances, compétences et langues
- Avoir le sens de l’organisation, de l’initiative et de l’autonomie
- Bonne maîtrise des logiciels informatiques utilisés (Word, Excel,) ;
- Bonnes qualités de communication orale et écrite
- Aptitude à travailler dans le respect des normes et des procédures.
- Capable de travailler sous pression et faire des longues heures de travail si nécessaire
- Bonne maitrise écrite et parlée du Français et de l’Anglais
Compétences, valeurs et commentaires
Orientation sur les objectifs et responsabilités, Professionnalisme, Travail en équipe, Communication, Jugement et prise de décision, Diversité, Intégrité, Relations avec les Sociétés Nationales
