L’Organisation internationale du Travail (OIT) est l’institution des Nations Unies spécialisée dans les questions liées au monde du travail. Elle rassemble gouvernements, travailleurs et employeurs autour d’une approche de l’avenir du travail centrée sur l’humain, en soutenant la création d’emplois, les droits au travail, la protection sociale et le dialogue social.
POSTE 1
Assistant(e) Administratif(ve) et financier(ère) – G5 (DC)
Introduction
La couverture de la protection sociale en République du Togo reste très limitée. Selon les estimations de l’OIT (WSPR, 2020), seulement 23% de la population togolaise est couverte par au moins une prestation sociale en espèces, et seulement 4,5% de la population est couverte par l’assurance maladie sociale. Les causes profondes de ces déficits de couverture sociale sont le sous-financement du système de protection sociale et l’exclusion des travailleurs de l’économie informelle et du secteur rural.
Afin d’améliorer la situation, le gouvernement a adopté, en octobre 2021, une loi sur l’assurance maladie universelle. Cette loi étend la couverture légale à plus de 3 millions de personnes, dont 52% de femmes, et l’objectif fixé dans la feuille de route du gouvernement est d’atteindre une couverture de 60% d’ici 2025. L’OIT a soutenu l’élaboration de cette loi et a plaidé en faveur de son adoption.
Le gouvernement, par l’intermédiaire du ministère chargé de l’accès universel aux soins de santé, a demandé à l’OIT en juillet 2021 de soutenir la conception et la mise en œuvre du régime d’assurance maladie universelle, en particulier l’élaboration de l’ensemble des prestations, l’estimation des coûts, l’arrangement institutionnel et les dispositions juridiques.
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Par ailleurs, le Togo est l’un des cinq pays sélectionnés pour la collaboration entre l’OIT et le FMI dont l’objectif général est » d’établir une collaboration formelle, systématique et efficace entre les deux organisations dans le domaine de la protection sociale pour favoriser la réalisation des cibles 1.3 et 3.8 des ODD, par la promotion d’un financement adéquat, durable et solide des systèmes de protection sociale « . La collaboration avec le FMI au Togo facilitera l’engagement avec le ministre des Finances et contribuera au plaidoyer pour la création d’un espace fiscal pour la protection sociale. Dans le cadre de cette collaboration, une mission conjointe a été organisée par l’OIT et le FMI au Togo en février 2022 pour des consultations avec les parties prenantes nationales, y compris les organisations de travailleurs et d’employeurs. L’extension de l’assurance maladie sociale a été identifiée comme une priorité essentielle.
Conformément au pilier 3 du Plan national de développement « Consolider le développement social et renforcer les mécanismes d’inclusion », à la priorité 2 du PPTD « Renforcement et l’extension de la protection sociale « et au pilier 3 du PNUAD « Capital humain et accès équitable aux services sociaux de base de qualité « 2019.2023), le projet contribuera à l’extension de l’assurance maladie sociale et au financement durable du système de protection sociale au Togo.
L’intervention aidera le pays à améliorer sa capacité à augmenter le financement de la protection sociale par le biais d’un travail analytique visant à identifier les options permettant d’accroître l’espace fiscal pour la protection sociale, de partenaires tripartites forts plaidant pour des allocations financières adéquates à la protection sociale et de déclarations et messages de sensibilisation conjoints OIT-FMI. En outre, l’intervention renforcera les capacités des parties prenantes, y compris les organisations de travailleurs et d’employeurs sur le financement de la protection sociale et la capacité du gouvernement à plaider pour un financement international supplémentaire de la protection sociale.
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Elle soutiendra le ministère chargé de la couverture maladie universelle et l’Institut de l’assurance maladie universelle à effectuer une évaluation actuarielle en utilisant le nouvel outil ILO/HEALTH. L’activité sera étroitement liée aux activités du domaine prioritaire 1, y compris l’engagement avec le FMI, et informera le plaidoyer sur l’espace fiscal pour la protection sociale.
En outre, l’intervention soutiendra les aspects juridiques, les dispositions institutionnelles et les outils de mise en œuvre, en vue de faciliter l’accès des travailleurs, et en particulier des femmes, dans les économies informelles et rurales. Ces activités seront mises en œuvre en étroite collaboration avec les mandants tripartites. Une attention particulière sera accordée au renforcement des capacités et à la garantie d’un rôle de premier plan dans les campagnes de sensibilisation des organisations représentant des secteurs comptant un grand nombre de femmes et de femmes dirigeantes.
La mise en œuvre du projet se concentrera au niveau macro sur les questions de politique et aux niveaux méso et micro sur le développement et la mise en œuvre d’outils par le biais de l’Institution nationale d’assurance maladie (INAM). Ainsi, l’intervention sera réalisée principalement dans la capitale Lomé. Cependant, les travailleurs informels de tout le pays bénéficieront de la campagne de sensibilisation sur l’assurance maladie universelle.
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L’OIT a collaboré avec la Banque mondiale et le FMI pour déterminer les dépenses sociales dans le cadre de la signature d’un accord de facilité de crédit entre le FMI et le gouvernement du Togo, en juillet 2021. La plupart des interventions, notamment sur le financement de la protection sociale, seront réalisées en étroite collaboration avec le FMI.
L’intervention informera régulièrement l’équipe de pays des Nations Unies et le bureau du Coordinateur de la mise en œuvre de ses principales interventions. Une déclaration conjointe de l’agence des Nations Unies et des institutions financières internationales (FMI, BAD et BM) sur le financement de la protection sociale sera faite et soumise au gouvernement.
Pour la mise en œuvre de l’ensemble des actions planifiées, le Bureau Pays de l’OIT à Abidjan (BP-Abidjan) qui couvre les pays du Conseil de l’Entente (la Côte d’Ivoire, le Bénin, le Burkina Faso, le Niger, le Togo) et le Mali recherche un Assistant Administratif et Financier.
Supervision
L’Assistant (e) Administratif (ve) et Financier (e) du projet travaillera sous la responsabilité du Directeur du BP-Abidjan, et la supervision directe du Coordinateur national du projet basé à Lomé (Togo). Il (elle) sera chargé (e) des tâches administratives et financières du projet.
Principales tâches et responsabilités
Tâches administratives 80%
- Mettre en place un système rigoureux de classement et d’archivage des dossiers de travail conformément à la pratique en la matière.
- Rassembler et conserver toutes les informations relatives au Projet,
- Assurer la diffusion des matériaux et documents de campagne et d’information.
- Participer à l’organisation et la préparation des réunions et prendre toutes les dispositions administratives importantes pour l’organisation des ateliers et des séminaires et fournir des services administratifs et/ou de secrétariat
- Organiser les missions dans le cadre des activités des projets et assiste les consultants et autres visiteurs officiels pour l’obtention des visas et autres documents officiels suivant les procédures en vigueur.
- Rédiger des correspondances, télécopies, mémorandums, rapports administratifs divers, courriels, suivant les instructions et procédures d’usage.
- Assurer l’acquisition des équipements, matériels et fournitures de bureau selon les procédures en la matière.
- Gérer efficacement les équipements, matériels et fournitures du projet.
- Tenir régulièrement l’inventaire des fournitures de bureau et des équipements et matériels du projet.
Tâches liées à la gestion financières 20%
- Préparer la documentation nécessaire pour les contrats des experts et les contrats de de services ;
- Préparer les projets de budget de fonctionnement,
- Préparer la documentation nécessaire pour la préparation des PO (Bons de commande) et TT (Autorisations de voyage) pour le projet,
- Etablir mensuellement la fiche de suivi des dépenses de chaque bon de commande,
- Suivre régulièrement les taux d’exécution du projet.
- Assurer le suivi pour le paiement régulier et dans les délais des avances et acomptes aux fournisseurs de services/consultants,
- Contrôler la conformité des documents comptables,
- Veiller à la clôture dans les délais de contrats de sous-traitance et de subvention,
- Effectuer d’autres tâches assignées par le superviseur hiérarchique.
Qualifications requises
Formation
Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires suivies d’une formation en assistanat de direction ou équivalent.
Expérience
Cinq ans d’expérience dans le domaine de l’assistance de direction dont au moins une année d’expérience au sein du Système des Nations Unies de préférence dans le domaine de la protection sociale avec des connaissances prouvées dans la tenue des documents comptables et des procédures en la matière.
Langues
Excellente maitrise du français. La connaissance pratique de l’anglais serait un atout.
Compétences
- Capacité avérée d’utiliser les logiciels de traitement de texte, des feuilles de calculs, power point et d’autres logiciels requis pour l’accomplissement des taches ;
- Aptitude à rédiger des rapports et des correspondances ;
- Bonne faculté d’analyse ;
- Aisance dans la communication orale et écrite ;
- Aisance dans les contacts avec la clientèle et aptitude à répondre à leurs questions ;
- Aptitude à travailler en équipe et sous pression ;
- Bonne faculté d’organisation, et excellente faculté de gestion du temps ;
- Aptitude à travailler avec des données et des documents confidentiels, et traiter les questions confidentielles avec discrétion ;
- Avoir le sens de responsabilité et posséder un sens inné du détail ;
- Aptitude à travailler de façon courtoise, avec tact et diplomatie ;
- Fait preuve d’honnêteté et d’intégrité ;
- Aptitude à évaluer la correspondance et les demandes de renseignement afin de décider de la démarche à suivre ;
- Aptitude à identifier les problèmes et à trouver des solutions ;
- Aptitude d’adaptation aux changements ;
- Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.
POSTE 2
Assistant(e) principal(e) temporaire aux technologies de l’information – G6
Structure organisationnelle
Le poste est situé au Bureau régional de l’Organisation internationale du travail (OIT) pour l’Afrique (ROAF). L’équipe des technologies de l’information fournit un soutien informatique au bureau régional d’Abidjan et à tous les bureaux extérieurs de l’OIT dans la région, y compris les bureaux de projets de coopération au développement.
Mission principale
En tant que membre de l’équipe, le titulaire fournit un soutien aux utilisateurs de niveau supérieur et est responsable de l’exécution, de la réalisation et/ou de la supervision des services de soutien standard des technologies de l’information et des communications (TIC) de manière efficace, efficiente et axée sur le client. Le travail est effectué dans une gamme de domaines englobant l’assistance aux utilisateurs finaux soit directement à la main-d’œuvre basée à Abidjan, soit en tant que deuxième niveau pour les utilisateurs de la région. L’informatique implique également la gestion des objets Active Directory (AD), la gestion et la maintenance du matériel de bureau, l’organisation et la maintenance des données de disque partagé, la prise en charge du déploiement de logiciels, ainsi que la surveillance et la prise en charge des réseaux locaux (LAN) et des réseaux étendus (WAN). Le travail nécessite l’application correcte des règles, règlements, politiques, procédures et directives liés aux TIC. Le titulaire fournit des apports pour l’amélioration des services TIC.
Le titulaire du poste travaille sous la supervision du responsable informatique régional pour l’Afrique. La supervision reçue est axée sur la facilitation de la prestation de services et sur l’obtention des résultats convenus. La supervision consiste à s’assurer que le travail est coordonné et conforme aux directives informatiques régionales et achevé dans les délais convenus. Les affectations de travail sont effectuées sous une supervision minimale, le titulaire opérant avec un degré élevé d’indépendance dans la prestation de services TIC. Le travail est examiné pour la faisabilité des recommandations et l’exactitude des résultats finaux. Pour les problèmes de nature non routinière et complexe, le titulaire fait des recommandations et demande l’approbation du responsable régional des technologies de l’information pour l’Afrique.
Relations de travail
Les contacts internes ont lieu avec le personnel et les responsables concernés dans les bureaux extérieurs, les bureaux de projet, le bureau régional et au siège; ils visent à fournir un appui et des orientations en vue de la résolution de questions et de problèmes inhabituels liés à la prestation de services informatiques, dans le respect des normes applicables. Le/la titulaire travaille régulièrement en liaison avec l’administrateur des TI désigné par le bureau régional, dont il/elle sollicite et suit les orientations.
Les contacts externes ont lieu principalement avec les prestataires de services informatiques et des homologues des institutions des Nations Unies et d’autres organisations internationales; ils visent à assurer la coordination et le suivi des questions en instance. Le/la titulaire diffuse des informations, anticipe les problèmes d’appui informatique et contribue à leur résolution.
Fonctions et responsabilités essentielles
1. Entreprendre et mener à terme un ensemble de fonctions d’appui informatique liées au déploiement de logiciels et de matériels, à l’organisation et à la maintenance des données des lecteurs partagés, à la gestion d’objets AD, à l’appui aux réseaux LAN et WAN, à l’appui aux utilisateurs finaux et au respect des normes applicables.
2. Résoudre les problèmes liés aux applications et les problèmes bureautiques (sur place et par téléassistance) en respectant les niveaux hiérarchiques. 3. Rédiger des guides de l’utilisateur et des documents explicatifs, et fournir assistance et formation aux utilisateurs finaux. Etablir des tickets pour signaler des problèmes techniques, notamment aux prestataires de services externes, et assurer le suivi nécessaire pour veiller à leur résolution.
3. Se tenir informé(e) des modifications apportées aux règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures, directives administratives et processus liés aux technologies de l’information. Evaluer les méthodes et les processus de travail et proposer des améliorations à l’administrateur des TI désigné par le bureau régional. Conseiller et former le personnel en vue de renforcer les connaissances, en insistant sur la nécessité de respecter les normes informatiques. Participer à des réunions et à des ateliers sur des questions informatiques. Surveiller et guider la prestation de services d’appui informatique.
4. Sur la base des informations fournies par le personnel chargé des ressources humaines et/ou les personnes responsables au sein du bureau, gérer les comptes utilisateurs (création, actualisation et clôture), conformément au statut contractuel des fonctionnaires. Stocker et actualiser dans l’AD les renseignements concernant chaque utilisateur et en vérifier régulièrement l’exactitude. Passer en revue les objets informatiques dans l’AD et éliminer les objets superflus pour garantir la conformité des licences.
5. Gérer le remplacement et la maintenance des matériels et des logiciels informatiques. Déployer l’image la plus récente sur les PC officiels du BIT et s’assurer qu’ils sont équipés des logiciels antivirus officiels. Nettoyer les PC des virus et logiciels espions sur instruction du siège. Gérer l’inventaire des PC en s’assurant que tous les postes sont comptabilisés et que les vieux ordinateurs sont retirés de l’inventaire officiel conformément aux recommandations du siège. S’assurer que les normes relatives aux matériels sont respectées. Déployer et configurer les tablettes et les téléphones portables officiels. Configurer les PC pour lancer le progiciel de gestion intégré (PGI) de l’Organisation et d’autres applications partagées.
section facultative (si nécessaire)
6. Assurer une organisation et une maintenance efficaces des données. Accorder des droits d’accès à des applications et des systèmes de fichiers par l’intermédiaire de groupes, conformément aux conventions et aux normes d’appellation en vigueur. Nettoyer les systèmes de fichiers. Informer les fonctionnaires des quotas de fichiers et de messagerie et les aider à s’y conformer. Aider les utilisateurs à éliminer les fichiers de données personnelles superflus et les doublons. Sauvegarder les données d’application stockées sur une infrastructure non centralisée conformément aux normes applicables.
7. S’assurer que les logiciels installés sur les ordinateurs du Bureau sont exploités sous licence et veiller à leur maintenance. Déployer des logiciels par le canal du System Centre Configuration Manager (SCCM) et créer et utiliser des plans de tests pour contrôler la qualité des logiciels et de leurs nouvelles versions. Créer des stratégies de groupe et des progiciels d’application SCCM. Eliminer les logiciels inadéquats. Eliminer et remplacer les logiciels devenus obsolètes. Résoudre les problèmes de performance pour les applications partagées et en nuage, en demandant conseil à l’administrateur des TI désigné par le bureau régional au besoin.
8. Surveiller la consommation Internet du bureau au moyen de statistiques d’utilisation. Aider les équipes en région et/ou au siège à remédier aux problèmes de connectivité. Surveiller la consommation de la bande passante pour détecter les excès et demander conseil à l’administrateur des TI désigné par le bureau régional s’il y a lieu. Préparer des contributions, produire des rapports et extraire, compiler et présenter des données à l’appui de l’analyse et de l’énoncé des besoins.
9. Vérifier quotidiennement si la fonctionnalité d’accélération WAN est toujours disponible. Installer des points d’accès WiFi et configurer les commutateurs de réseau en toute sécurité et conformément à l’architecture du réseau. Veiller à ce que l’environnement physique (électricité, ventilation, câblage, isolation) soit adapté à la configuration des pare-feu, de l’accélérateur WAN, de l’Internet, des commutateurs de réseau, des serveurs et autres dispositifs de stockage gérés localement.
10. Fournir d’autres services d’appui informatique, notamment en installant des équipements de vidéoconférence et en assurant la logistique nécessaire au déploiement du matériel informatique requis pour les réunions.
11. S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.
Exigences minimales
Formation
Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires et posséder une formation sur divers services d’appui informatique aux utilisateurs finaux.
Expérience
Au moins six ans d’expérience dans diverses fonctions d’appui informatique.
Langues
Excellente maîtrise d’une langue officielle (anglais, français, espagnol) de l’Organisation. Connaissance pratique d’une autre langue officielle de l’Organisation ou d’une langue nationale officielle du lieu d’affectation.
Connaissances et compétences
(techniques et comportementales)
Connaissance des principes et des pratiques de sécurité informatique.
Connaissance des systèmes d’exploitation, des applications partagées et des processus ITIL.
Connaissance de la nature des programmes et activités de l’OIT.
Excellente connaissance des logiciels PC (logiciels de traitement de texte, tableurs et logiciels de présentation) comme Microsoft Office.
Outre les compétences essentielles définies par le BIT [intégrité et transparence, sensibilité à la diversité, orientation vers l’apprentissage et le partage de connaissances, souci du client, aptitude à la communication, orientation vers le changement, assume la responsabilité des résultats, souci de la qualité, collaboration], ce poste requiert les compétences suivantes:
Aptitude à interpréter et à respecter les règles, dispositions réglementaires, politiques et procédures applicables.
Aptitude à s’adapter rapidement à de nouveaux logiciels et systèmes informatiques.
Aptitude à appliquer les procédures de gestion des incidents.
Aptitude à diagnostiquer les pannes et à résoudre les problèmes.
Précision et souci du détail.
Discrétion et sens des responsabilités quant à la nécessité de préserver l’intégrité des données.
Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.
