L’Organisation internationale du travail (OIT) est une agence des Nations Unies chargée des questions de travail, en particulier des normes internationales du travail, de la protection sociale et des opportunités de travail pour tous.
Grade: NOA
No. du poste: DC/ABIDJAN/NO/2022/17
Date de publication: 15 Juin 2022
Date de clôture (minuit, heure locale): 30 Juin 2022
Job ID: 8804
Départment: BR-Afrique
Unité: BP-Abidjan
Lieu d’affectation: Abidjan
Type de contrat: Courte durée
Durée du contract: 8 mois
Selon l’Article 4.2 (e) du Statut du personnel, le pourvoi des postes vacants dans les projets de coopération technique n’est pas régi dans le cadre de l’Annexe I du Statut du personnel et se fait par choix direct du Directeur général.
Afin de pourvoir à ce poste par sélection directe le BIT invite les personnes intéressées à soumettre leur candidature en ligne avant la date limite citée ci-dessus.
Peuvent soumettre leur candidature:
- Les candidats/tes internes, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l’Annexe I du statut du Personnel.
- Les candidats/tes externes*
*Le processus de recrutement des fonctionnaires nationaux est soumis aux critères spécifiques de recrutement local et d’éligibilité.
Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel et accueille favorablement les candidatures de femmes qualifiées. Nous encourageons aussi celles de personnes handicapées. Si vous ne pouvez pas remplir notre formulaire de candidature en ligne en raison d’un handicap, veuillez envoyer un courriel à [email protected].
Les nominations avec des contrats de coopération technique ne confèrent pas le droit à une carrière au BIT ni à un renouvellement automatique de contrat ou une conversion pour un engagement d’une autre nature au sein de l’Organisation. Par ailleurs, les prolongations de contrats de coopération technique sont conditionnées notamment aux éléments suivants: la disponibilité des fonds, la continuité du besoin des fonctions exercées et des services et une conduite satisfaisants.
*Conditions d’emploi pour les candidats externes: Conformément à la pratique en vigueur au BIT, le/la candidat/e extérieur/e sera normalement recruté/e au premier échelon de ce grade.
Introduction
Informations générales sur le contexte dans lequel le fonctionnaire travaillera
Le Bureau Pays de l’OIT à Abidjan (BP-Abidjan) couvre les pays du Conseil de l’Entente (la Côte d’Ivoire, le Bénin, le Burkina Faso, le Niger, le Togo) et le Mali. Il a la responsabilité d’aider les mandants à élaborer et à mettre en œuvre les programmes relevant de l’Agenda du travail décent dans le cadre des programmes de promotion du travail décent (PPTD).
Placé sous la responsabilité du Directeur, le BP Abidjan est structuré autour d’une unité de programmation, de deux spécialistes techniques (PDFT et ACTRAV), et des services financiers, administratifs et informatiques partagés avec le Bureau Régional de l’OIT pour l’Afrique basé à Abidjan. En outre, le BP Abidjan assure la gestion opérationnelle et le suivi de la mise en œuvre des projets de coopération pour le développement établis dans les pays de couverture du bureau.
La coopération demeure l’un des principaux outils du BIT pour assister techniquement les mandats. Elle permet, au travers des phases du cycle de projet, d’identifier, de préparer et de mettre en œuvre les interventions du Bureau en soutien à ses mandants. De plus, la coopération pour le développement facilite la rencontre entre les intérêts des donateurs, du BIT et des mandants, ce qui résulte dans le financement et la mise en place d’actions concrètes qui seront canalisées au travers de projets.
L’un des défis à relever en matière d’exécution des projets porte sur le taux d’exécution qui mesure la capacité de livrer les résultats. Un faible taux d’exécution peut affecter la confiance entre le donateur et le BIT et ainsi ultimement réduire les opportunités futures de partenariats et à long terme réduire la taille du portefeuille de projets du Bureau.
Les goulots d’étranglement à la mise en œuvre des projet, au-delà d’une bonne planification, sont en premier lieu d’ordre opérationnel et administratif : finances, achats publics, ressources humaines, en plus de ceux qui relèvent de la coordination et du suivi des activités par l’équipe de projet
Dans le cadre du renforcement de ses capacités de soutien, notamment en ce qui concerne l’accélération des opérations des opérations, le BP Abidjan compte mettre en place un staff de niveau administrateur financé principalement par un pool de ressources des projets.
Ligne hiérarchique
Sous la responsabilité et la supervision directe du Directeur du Bureau Pays de l’OIT à Abidjan, l’Administrateur (trice) temporaire aux opérations exécutera les tâches suivantes :
Principales tâches et responsabilités
En tant que membre de l’équipe, le(la) titulaire fournit des services professionnels aux fins de l’administration et de la prestation d’un ensemble de services opérationnels pour le bureau dans plusieurs des domaines suivants : finances, ressources humaines, achats, gestion des locaux et des actifs, sécurité, communications, gestion de l’information et technologies de l’information. Ces services sont fournis dans un souci d’efficience, d’efficacité et de service à la clientèle et nécessitent l’utilisation du progiciel de gestion intégré (PGI) de l’Organisation. Le travail est régi par les règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures et directives établies.
Tâches administratives
- Fournir des services professionnels aux fins de la prestation efficace des services opérationnels du bureau. Administrer les opérations quotidiennes, en pleine conformité avec les normes applicables, dans plusieurs des domaines suivants: finances, ressources humaines, achats, gestion des locaux et des actifs, sécurité, communications, gestion de l’information et technologies de l’information.
- Surveiller et guider le travail du personnel d’appui dans les domaines opérationnels concernés. Contrôler et vérifier l’exactitude et la pertinence des transactions administratives traitées par le personnel d’appui. Exercer la fonction de contrôleur des dépenses et approuver les actions dans le progiciel de gestion intégré (PGI).
- Fournir un appui fonctionnel à l’analyse et au contrôle continus de la situation des ressources financières du bureau. Produire les rapports de gestion réguliers requis pour appuyer la prise de décisions éclairées.
- Apporter son assistance à l’exécution des opérations financières et des services de comptabilité se rapportant aux responsabilités liées aux comptes des recettes et des dépenses, à l’approbation de paiements, aux autorisations de paiement extérieur, aux autorisations financières du bureau, au rapprochement des comptes, à la facturation, à la clôture mensuelle des comptes, aux prévisions et à la clôture des comptes de fin d’exercice. Fournir l’appui nécessaire à l’élaboration des propositions de programme et de budget.
- Vérifier si les demandes d’achat respectent les normes applicables et les soumettre pour validation. Etablir des documents d’appel d’offres types. Fournir l’appui administratif nécessaire aux processus d’appels d’offres. Etablir des bons de commande pour approbation, dans la limite des pouvoirs délégués.
- Contrôler l’efficience et l’efficacité des méthodes et processus de travail, et recommander des améliorations. Travailler en liaison étroite avec le personnel et les responsables concernés pour veiller à l’efficacité et au bon déroulement des activités aux stades de la conception et de la prestation des services, et recommander les améliorations à apporter aux processus interdépendants.
- Effectuer des recherches et analyser des données et des informations sur divers sujets liés aux activités opérationnelles. Préparer des rapports analytiques pour contribuer au suivi de programmes/projets et fournir des contributions à des rapports et à d’autres communications.
- Participer à l’organisation et la préparation des réunions spéciales et prendre toutes les dispositions administratives importantes pour l’organisation des ateliers et des séminaires et fournir des services administratifs et/ou de secrétariat pour ces réunions, séminaires et ateliers ; élaborer des rapports des réunions et suivre la mise en œuvre des décisions prises lors de ces réunions ;
- Superviser la préparation de la documentation nécessaire pour les contrats des experts et les contrats de services ;
- Préparer, de sa propre initiative, les correspondances, les rapports et les justifications d’ordre administratifs (qui peuvent être de nature confidentielle), attacher les informations nécessaires, maintenir un système de suivi et porter à l’attention du superviseur sur les questions qui nécessitent une attention immédiate et /ou personnelle ;
- Superviser la gestion du matériel et équipement des projets ; Assurer la bonne tenue des inventaires des projets, et veiller au respect des opérations de clôture des projets, y compris le transfert des matériels ;
- Effectuer d’autres tâches assignées par le superviseur hiérarchique.
Tâches financières
- Conseiller et assister les Projets pour la bonne tenue des dossiers financiers liés au projet en vue de faciliter la conciliation des dépenses, des soldes, des paiements ; Valider les rapports financiers des séminaires/ateliers, des partenaires d’exécution et des petites caisses des projets..
- Valider les spécifications et les estimations des couts des activités prévues ;
- Vérifier les pièces justificatives et assurer le suivi des paiements des projets ; faire le suivi régulier des cash advances et pré-paiements et veiller à leur régularisation;
- Contribution à la préparation et à l’analyse des budgets et des prévisions selon les besoins ;
- Assister et former les assistants administratifs et financiers des projets ; conseiller les gestionnaires des projets les experts et les consultants sur les questions financières ;
- Réaliser toute autre tâche assignée par la Direction, en étroite collaboration avec le personnel des projets ainsi que l’unité de programmation du Bureau de l’OIT à Abidjan.
Qualifications requises
Formation
Diplôme universitaire (licence ou équivalent) dans un domaine en rapport avec la gestion, la comptabilité ou une formation supérieure dans le domaine des tertiaires.
Expérience
Au moins deux ans d’expérience dans le domaine de l’administration et/ou de la comptabilité au niveau national, avec une bonne connaissance de la gestion administrative et financière dans la gestion des projets.
Connaissances linguistiques
Excellente maitrise du français. Une bonne connaissance pratique de l’anglais serait un atout.
Aptitudes professionnelles
- Capacité avérée d’utiliser les logiciels de traitement de texte, des feuilles de calculs, power point et d’autres logiciels requis pour l’accomplissement des taches ;
- Aptitude à rédiger des rapports et des correspondances ;
- Bonne faculté d’analyse ;
- Aisance dans la communication orale et écrite ;
- Aisance dans les contacts avec la clientèle et aptitude à répondre à leurs questions ;
- Aptitude à travailler en équipe et sous pression ;
- Bonne faculté d’organisation, et excellente faculté de gestion du temps ;
- Aptitude à travailler avec des données et des documents confidentiels, et traiter les questions confidentielles avec discrétion ;
- Avoir le sens de responsabilité et posséder un sens inné du détail ;
- Aptitude à travailler de façon courtoise, avec tact et diplomatie ;
- Fait preuve d’honnêteté et d’intégrité ;
- Aptitude à effectuer des recherches sur Internet et dans des bases de données et à en extraire des informations ainsi qu’à compiler des rapports ;
- Aptitude à évaluer la correspondance et les demandes de renseignement afin de décider de la démarche à suivre ;
- Aptitude à identifier les problèmes et à trouver des solutions ;
- Faculté d’encadrement ;
- Aptitude d’adaptation aux changements.
- Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre
Processus de recrutement
Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT à l’adresse suivante : https://jobs.ilo.org/. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.
Les candidats évalués et considérés comme pouvant être recommandés mais qui n’ont pas été sélectionnés pour cet emploi vacant pourront se voir offrir une affectation sur un autre poste au même grade ou à un grade inférieur dans la mesure où lesdits candidats possèdent les qualifications minimales requises pour cet emploi.
Alerte à la fraude
Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l’entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d’adresses email différentes de celles du BIT – [email protected] – ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n’a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.
