L’Organisation internationale de la Francophonie regroupe 54 Etats et gouvernements membres, 7 associés et 27 observateurs répartis sur les cinq continents, rassemblés autour du partage d’une langue commune : le français. Consciente des liens que crée entre ses membres le partage de la langue française et de valeurs universelles, elle œuvre au service de la paix, de la coopération, de la solidarité et du développement durable.
Titre du poste 1 : Attaché(e) d’administration et de gestion – relations extérieures et logistique
Lieu actuel d’affectation : Dakar
Statut et grade : Emploi à recrutement international / Niveau P2, grade à partir de P2-1
Durée de l’engagement : 3 ans, renouvelable, assortie d’une période probatoire de 6 mois
Traitement annuel de base : A partir de 36 894 euros, en fonction du profil
Ajustement annuel de poste : A partir de 7 556 euros, en fonction du profil
Autres avantages :
En cas de recrutement en dehors du lieu d’affectation : prise en charge du transport A /R du lieu de recrutement au lieu d’affectation (+ indemnité de première installation)
Allocations et indemnités prévues par le Statut du personnel
Participation au régime de prévoyance de l’Organisation
Date limite d’envoi des candidatures : 13/09/2022
Numéro de l’appel à candidatures : AC/SRH, N° 23/2022 du 23 août 2022
FONCTIONS PRINCIPALES
Sous l’autorité de la Directrice de l’Institut de la Francophonie pour l’Education et la Formation (IFEF) et du Chargé d’Administration et de gestion, l’Attaché(e) d’administration et de gestion – relations extérieures et logistique sera chargé(e) de :
- faciliter les relations publiques, diplomatiques et protocolaires ;
- gérer l’organisation et le suivi des déplacements des autorités et personnalités ;
- faciliter la collaboration de l’Institut avec l’Administration sénégalaise, les autres structures, les Institutions et les cibles ;
- rédiger et faire le suivi administratif des notes verbales (cartes diplomatiques, visas…) ;
- rédiger des notes sur la situation politique au Sénégal susceptible d’impacter le bon fonctionnement de l’IFEF.
- appuyer la gestion des services généraux :
– suivi des travaux du bâtiment suivi des entretiens (ascenseur, groupe électrogène, split, batteries) ;
– vérifier l’état de l’immeuble, des immobilisations et faire le diagnostic des travaux à faire (élaboration des cahiers des charges) ;
– inventaire : fiches de réception, étiquetage des numéros d’inventaires, inventaires physiques ;
– superviser la sécurité et le flux des visites ;
– gérer les documents douaniers et l’entretien des véhicules de l’IFEF ;
– gérer les exonérations en cas d’expédition ou de réception de colis ;
– gérer la salle de documentation. - véhiculer la visibilité de l’IFEF dans toutes ses composantes ;
- communiquer aux visiteurs les missions de l’IFEF ;
- gérer les stands de l’IFEF à l’occasion de manifestations grand public
- appuyer l’organisation d’évènements, rencontres, séminaires, cérémonies officielles et réceptions en relation avec le protocole :
– visa, accueil à l’aéroport, transferts, facilitation des séjours ;
– gestion de la planification des salles de réunion et mise en place des salles (respect du protocole, plans de tables, mise en place du matériel (visio-conférences, chevalets) ;
– assurer la sécurité des locaux lors des évènements ;
– relation avec les autorités sénégalaises et mise à disposition des véhicules de l’Etat si nécessaire ;
– couvertures médiatiques. - exécuter toutes autres tâches qui lui seront assignées.
CRITERES DE SELECTION
Le/La candidat(e) au poste doit :
- être ressortissant(e) d’un État ou gouvernement membre de l’OIF ;
- être titulaire d’un diplôme d’études supérieures de niveau bac+4 minimum dans le(s) domaine(s) pertinent(s) en lien avec le poste ;
- justifier d’une expérience d’au moins trois ans dans le domaine de la gestion des relations publiques et/ou des services généraux ;
- démontrer une excellente capacité d’organisation, d’écoute et d’autonomie dans la proposition de solutions ;
- connaître l’environnement des organisations publiques et des partenaires de l’IFEF au Sénégal ;
- avoir une grande capacité rédactionnelle et de bonnes capacités d’analyse et de synthèse ;
- avoir une excellente maîtrise de la langue française ;
- avoir le sens de la communication en environnement multiculturel ;
- disposer d’un haut degré d’intégrité et de l’aptitude à traiter des informations confidentielles ;
- faire preuve de curiosité intellectuelle et d’une volonté d’apprendre et améliorer ses compétences ;
- avoir une bonne maîtrise des outils informatiques (Word, Excel avancé, Visio etc…).
Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s par le comité consultatif de sélection seront contacté(e)s. Seules les candidatures enregistrées en ligne avec un Curriculum vitae et une lettre de motivation rédigés en français et faisant chacun 2 pages maximum seront examinées. L’absence de l’un des deux documents rend la candidature irrecevable.
L’Organisation internationale de la Francophonie est un environnement non-fumeur. Une attention particulière sera apportée aux candidatures féminines ainsi qu’aux candidatures émanant des ressortissants d’États et de gouvernements membres non représentés ou sous-représentés au sein de l’Organisation.
L’âge de départ à la retraite au sein de l’Organisation est fixé à 65 ans.
En raison du grand nombre de candidatures, aucune information ne sera donnée par téléphone. Tout dossier non reçu via la plateforme de recrutement en ligne ne sera pas recevable.
L’Organisation internationale de la Francophonie ne demande pas de frais ni d’information relative aux comptes bancaires des candidats à aucun stade du processus de recrutement ni pour la participation à des conférences ou à des formations. Les appels à candidature pour un poste, un volontariat ou un stage sont exclusivement diffusés sur le site officiel francophonie.org, le portail jeunesse.francophonie.org et la plateforme de recrutement de l’OIF, puis relayés sur les réseaux sociaux. L’OIF n’octroie pas de bourses d’études. Toute offre accompagnée d’une demande de règlement est frauduleuse. »
Titre du poste : Secrétaire de direction
Lieu actuel d’affectation : Dakar
Statut et grade : Emploi à Recrutement local – niveau B4, Grade à partir de B4-1
Durée de l’engagement : 3 ans renouvelables, assortie d’une période probatoire de 6 mois, possibilité de renouvellement
Traitement annuel de base : A partir de 11 595 419 Francs CFA, en fonction du profil
Ajustement annuel de poste : , en fonction du profil
Autres avantages :
Allocations et indemnités prévues par le statut du personnel et participation au régime de prévoyance de l’organisation.
Date limite d’envoi des candidatures : 13/09/2022
Numéro de l’appel à candidatures : AC/SRH, N°24/2022 du 23 août 2022
FONCTIONS PRINCIPALES
Dans le cadre de la mise en œuvre de ses activités, l’Institut de la Francophonie pour l’Education et la Formation (IFEF) recrute un(e) Secrétaire de direction.
Sous la responsabilité de la Directrice de l’IFEF, le/la titulaire du poste devra assumer les responsabilités principales suivantes :
- recevoir et filtrer les appels adressés à la Directrice de l’IFEF, prendre les messages et effectuer les suivis nécessaires ;
- assurer le classement du courrier et des documents ;
- veiller systématiquement à la qualité des dossiers transmis à la Directrice ;
- accueillir et introduire les visiteurs ;
- participer à l’organisation des déplacements et des missions de la Directrice ;
- planifier, préparer, et participer à l’organisation des réunions de l’IFEF et rédiger les comptes rendus ;
- assurer le respect des normes institutionnelles de présentation des courriers et de gestion des dossiers au sein de l’IFEF ;
- tenir et assurer le suivi de la correspondance officielle ;
- contribuer à la gestion et au suivi administratif des différents dossiers de l’IFEF (ressources financières, humaines et matérielles) ;
- veiller au respect des règles de circulation interne des documents et de confidentialité des informations dans le traitement des dossiers de l’Institut ;
- assurer la traçabilité du courrier de l’IFEF ;
- évaluer les besoins, demander les devis pour les achats de fournitures et de biens et services de l’Institut, dans le respect des procédures de l’OIF, et négocier avec les fournisseurs ;
- suivre et mettre à jour régulièrement l’inventaire des stocks de fournitures et d’équipement de l’Institut ;
- dématérialiser les factures ;
- créer les comptes fournisseurs ;
- appuyer à la gestion de l’évènementiel ;
- exécuter toutes autres tâches qui lui seront assignées.
CRITERES DE SELECTION
Le/La candidat(e) au poste doit :
- être ressortissant(e) d’un État ou gouvernement membre de l’Organisation internationale de la Francophonie et détenir impérativement un permis de travail à temps complet au Sénégal (en cours de validité au moment de la candidature et tout au long du contrat) ;
- être titulaire d’un diplôme d’études supérieures de niveau Bac+2 minimum dans le domaine de l’Assistanat ou du Secrétariat de direction, ou attester d’une expérience pertinente de 2 ans en tant que Secrétaire de direction ou Assistant(e) administratif(ve) ou en lien avec la nature du poste ;
- avoir une parfaite maîtrise de la langue française (à l’écrit comme à l’oral), avec une bonne capacité de rédaction de notes, rapports et synthèses ;
- avoir le sens de l’organisation, de la communication et de l’écoute ;
- faire preuve de discrétion et démontrer une aptitude manifeste pour le travail en équipe ;
- avoir la capacité à s’adapter rapidement aux situations nouvelles et aux interlocuteurs externes ;
- maîtriser parfaitement les outils informatiques (Word, Excel, Outlook);
- avoir une bonne compréhension des enjeux internationaux et une bonne connaissance des organisations internationales ;
- démontrer une aptitude à planifier, organiser et travailler en respectant les règles et les délais requis ;
- être en mesure de travailler avec efficacité dans l’urgence et dans un milieu multiculturel ;
- faire preuve de réactivité et de confidentialité ;
- être disponible pour des déplacements ponctuels.
Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s par le comité consultatif de sélection seront contacté(e)s. Seules les candidatures enregistrées en ligne avec un Curriculum vitae et une lettre de motivation rédigés en français et faisant chacun 2 pages maximum seront examinées. L’absence de l’un des deux documents rend la candidature irrecevable.
L’Organisation internationale de la Francophonie est un environnement non-fumeur. Une attention particulière sera apportée aux candidatures féminines ainsi qu’aux candidatures émanant des ressortissants d’États et de gouvernements membres non représentés ou sous-représentés au sein de l’Organisation.
L’âge de départ à la retraite au sein de l’Organisation est fixé à 65 ans.
En raison du grand nombre de candidatures, aucune information ne sera donnée par téléphone. Tout dossier non reçu via la plateforme de recrutement en ligne ne sera pas recevable.
L’Organisation internationale de la Francophonie ne demande pas de frais ni d’information relative aux comptes bancaires des candidats à aucun stade du processus de recrutement ni pour la participation à des conférences ou à des formations. Les appels à candidature pour un poste, un volontariat ou un stage sont exclusivement diffusés sur le site officiel francophonie.org, le portail jeunesse.francophonie.org et la plateforme de recrutement de l’OIF, puis relayés sur les réseaux sociaux. L’OIF n’octroie pas de bourses d’études. Toute offre accompagnée d’une demande de règlement est frauduleuse. »
