A PROPOS DE MERCY CORPS
Mercy Corps est une organisation mondiale de premier plan, animée par la conviction qu’un monde meilleur est possible.
Dans les situations de catastrophe, dans les difficultés, dans plus de 40 pays à travers le monde, nous nous associons pour apporter des solutions audacieuses en action – aider les gens à triompher de l’adversité et à bâtir des communautés plus fortes de l’intérieur aujourd’hui et pour l’avenir.
Mercy Corps est opérationnelle en République Démocratique du Congo (RDC) depuis août 2007 avec un effectif actuel d’environ 300 employés nationaux et expatriés.
En tant qu’ONG de premier plan en RDC travaillant avec plus de 40 partenaires en 2024, nous avons atteint près de 2,12 millions de personnes par nos activités clés au Nord-Kivu, au Sud-Kivu et du Kasaï avec des programmes intégrés garantissant un accès équitable à des services améliorés d’eau, d’assainissement et d’hygiène (WASH) dans des contextes humanitaires et de développement ; le développement économique et des moyens de subsistance afin de renforcer la sécurité alimentaire et la résilience ; ainsi que le renforcement des capacités institutionnelles et la cohésion sociale afin de favoriser la paix et la bonne gouvernance.
Mercy Corps RDC met en place des programmes ambitieux visant à renforcer les personnes les plus vulnérables afin de leur donner des moyens de surmonter les difficultés et de renforcer leur résilience face à l’une des crises humanitaires les plus importantes au monde.
Dans ce contexte, Mercy Corps RDC est à la recherche de :
POSTE 1 : un.e Officier(ière) Logistique pour son bureau de Kinshasa
RESUME DU POSTE :
Sous la supervision de la.du chef.fe de base, l’officier.ière logistique assure des responsabilités de gestion quotidienne des opérations logistiques pour le Bureau de Kinshasa. Il/elle veille à apporter la réponse aux besoins logistiques des programmes et des opérations par l’anticipation des besoins pour le fonctionnement de la base, l’appui aux activités des programmes et appuie la bonne gestion des ressources matérielles et financières. Ceci inclut, la gestion des actifs, la gestion du stock, la gestion de la flotte automobile et des générateurs, la gestion des infrastructures, l’appui à la gestion de la sécurité du bureau et le point focal ICT.
RESPONSABILITES ESSENTIELLES :
Gestion de Assets
- Assurer un bon classement de la documentation des Assets à leur arrivée ou leur sortie.
- Assurer que tous les actifs de la base sont codés et enregistrés dans la base des donnés adhoc
- Assurer que tout mouvement des actifs est bien connu et documenté
- S’assurer que tous les mouvements des assets (entrées, sorties, réaffectation) sont systématiquement enregistrés et que la base de données des actifs est bien tenue, régulièrement mise à jour et que les inventaires sont faits régulièrement.
Gestion de la Flotte automobile et des Générateurs
- Capitaliser les informations concernant les déplacements des différentes équipes
- Assurer que les chauffeurs ont bien complété leur demande de réparation et faire le suivi des réparations de véhicules à temps
- Assurer que toute la flotte de véhicules et de motos tourne et satisfait à la demande des mouvements des programmes
- Faire le check quotidien et/ou mensuel des véhicules : équipements et documents de bord.
- Faire le suivi de renouvellement des documents de bord des véhicules et motos.
- Assurer la réception du carburant et faire le suivi de la consommation et les rapports en conséquence.
- Compléter et tenir à jour la base de données de consommation des véhicules, des motos et des générateurs
- Assurer la coordination et la planification des mouvements des véhicules et des motos
- Coordonner le transport des personnes et/ou matériels de projet avec ses différents assistants ou les départements programme
- S’assurer que les chauffeurs sont formés et respectent les procédures de sécurité routière
- En collaboration avec le responsable sécurité, analyser les meilleurs itinéraires pour la sécurité des véhicules et des passagers
- S’assurer que tous les équipements et la documentation nécessaires aux mouvements sont en ordre et informer le.la Chef.fe de base en cas de manquement.
- Suivre les réparations et les entretiens et s’assurer que les véhicules, motos et générateurs passent par un check-up journalier.
Gestion du Stock
- Superviser la collecte, le suivi et la maintenance des registres des mouvements des biens entrants et sortants du magasin de Mercy Corps, y compris tous les documents accompagnant les biens (waybills) liés au mouvement des stocks.
- Tenir et mettre à jour quotidiennement la base de données de gestion des stocks et entrepôts
- Assurer que tous les formulaires liés à la gestion des stocks, à savoir les fiches de stock, les étiquettes de comptage (Bin Card), les registres journaliers, etc., sont mis en place et sont à jour à tout moment.
- S’assurer que tout mouvement de stock soit bien documenté de manière appropriée et dûment approuvé par les personnes autorisées.
- S’assurer de la mise en place d’un système de classement systématique et correct des dossiers, y compris les copies de tous les documents utilisés (documents de transport, service, manutention, contrats, etc.) est en place.
- Travailler étroitement avec le responsable logistique Tshikapa suivant clairement les politiques et procédures de Mercy Corps en matière de gestion de stock/magasin; assurer que les fiches de gestion de stock, les waybills, les bons de sortie de matériels, les bons de carburant, etc.… sont bien utilisés et toujours à jour;
- S’assurer que l’inventaire des biens, équipements et consommables est fait correctement de façon quotidienne comme demandé ;
- Recevoir et inspecter les biens, fournitures ou équipements comme décrits et spécifiés dans les bons de commande.
- Expédier les biens à partir du magasin en utilisant les formulaires appropriés de Mercy Corps (bon de sortie, waybill, fiche de stock, etc.);
- Préparer les rapports mensuels des stocks, la réception et la consommation de carburant, les rapports de fin de programmes, les rapports de fin d’année fiscale, et tout autre rapport comme demandé par le chef de base ou le superviseur ;
Gestion des déplacements interbases.
Kinshasa étant un centre de transit pour plusieurs déplacements à partir et vers les autres bureaux de Mercy Corps, il est attendu du détenteur de ce poste un appui conséquent dans les déplacements entre l’aéroport et le centre-ville. Une bonne planification est attendue, particulièrement les réservations des taxis dans les délais.
Gestion de la Sécurité
- S’occupe de la gestion des équipements de sécurité tels que les extincteurs, les moyens de communication, les malles sécurité, …
Gestion des infrastructures
- Apporte un appui à l’identification et maintenance des installations du bureau et des résidences des expatriés.
Gestion de la technologie de l’information et de la communication
- Apporte un appui informatique aux utilisateurs
- Assure le bon fonctionnement du LAN Réseau Local : Routeur, Switch, Hub fonctionne
- Assure le bon fonctionnement du WAN : internet
Rapportage
- Assurer que tous les rapports logistiques de la base (stock, carburant, assets…) sont bien faits dans le temps, sont corrects, et validés par le chef de base avant toute transmission.
RESPONSABILITES EN MATIERE DE PROTECTION
- Apprend activement sur la protection et l’intègre dans son travail, y compris la protection des risques et les mesures d’atténuation liées à son domaine de travail.
- Pratique les valeurs de Mercy Corps, y compris le respect de la dignité et du bien-être des participants et des autres membres de l’équipe.
- Encourage l’ouverture et la communication au sein de son équipe ; encourage les membres de l’équipe à soumettre des rapports s’ils ont des préoccupations en utilisant les mécanismes de signalement, par exemple la ligne d’assistance téléphonique pour l’intégrité et d’autres options.
RESPONSABILITE DE SUPERVISION
Responsabilité de supervision : Aucune
Travaille directement avec : Tout le personnel de la logistique, les finances et programmes de la zone.
Rend compte directement : A.au la Chef.fe de base de Kinshasa.
RESPONSABILISATION ENVERS LES PARTICIPANTS ET LES INTERVENANTS
Les membres de l’équipe Mercy Corps doivent soutenir tous les efforts de responsabilisation, en particulier envers les participants à nos programmes, les partenaires communautaires, les autres parties prenantes et les normes internationales guidant le travail de secours et de développement international. Nous nous engageons à impliquer activement les communautés en tant que partenaires égaux dans la conception, le suivi et l’évaluation de nos projets de terrain.
QUALIFICATION MINIMALE ET COMPETENCES TRANSFERABLES
- Avoir un diplôme universitaire en logistique, en informatique ; en gestion ou tout autre diplôme/certificat équivalent
- Avoir au moins 2 ans d’expérience de gestion logistique de préférence avec une ONG internationale.
- Avoir une connaissance requise de l’outil informatique (Word, Excel, Exploré, Outlook, etc.) et une bonne maîtrise de la gestion de bases de données.
- Une capacité manifeste de communication (orale & écrite) en français ; et dans les langues locales
- Une habilité prouvée d’anticiper indépendamment des solutions aux problèmes interpersonnels avec un minimum de supervision.
- Avoir des notions en électricité est un atout
- Être capable de travailler de manière flexible et respectueuse dans une équipe multiculturelle
- Capacité de résistance au stress
- Être capable de gérer plusieurs demandes et obligations en même temps
- Pouvoir faire de bonnes propositions en vue de décisions opérationnelles.
- Avoir sa résidence à Kinshasa
FACTEURS DE SUCCES
Avoir une capacité démontrée à gérer et communiquer efficacement avec les membres de l’équipe de styles et de cultures de travail variées, suivre les procédures et respecter les délais avec la flexibilité et la créativité dans la planification et la résolution de problèmes. Il/elle aura prouvé sa capacité à apprendre rapidement, multitâches, à gérer les priorités, à prendre des initiatives, et à rendre compte des résultats, à comprendre l’image plus grande, tout en ayant le sens des détails, la résolution des problèmes. Le travail s’inscrit dans un cadre complexe et sensible. Habileté à respecter les lois et les protocoles de sécurité. La capacité à travailler de façon autonome et dans le cadre d’une équipe est essentielle. Les membres du personnel qui réussissent au sein de Mercy Corps ont un bon esprit d’équipe et de responsabilité, se développent dans un environnement changeant. Ils rendent la communication écrite et orale efficaces et en font une priorité dans toutes les situations. En RDC, la patience, de la diplomatie, de la ténacité, de la compassion, de la détermination et un sens de l’humour sont autant de facteurs de réussite.
CONDITIONS DE VIE / CONDITIONS ENVIRONNEMENTALES
Le poste est basé à KINSHASA et nécessite jusqu’à 10-20 % de déplacements pour soutenir les programmes nationaux (notamment dans d’autres provinces voisines), ce qui peut inclure des déplacements dans des endroits peu sûrs où la liberté de mouvement est limitée et dans des zones où les commodités sont limitées.
APPRENTISSAGE CONTINU
À l’appui de notre conviction que les organisations apprenantes sont plus efficaces, efficientes et pertinentes pour les communautés que nous servons, nous donnons à tous les membres de l’équipe les moyens de consacrer 5 % de leur temps à des activités d’apprentissage qui favorisent leur croissance et leur développement personnels et/ou professionnels.
POSTE 2 : Réceptionniste
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