DESCRIPTION SOMMAIRE DE L’ORGANISATION :
Mercy Corps est une organisation non-gouvernementale internationale d’aide humanitaire et de développement. Elle est opérationnelle en République Démocratique du Congo (RDC) depuis août 2007 avec un effectif actuel de plus de 400 employés nationaux et expatriés. Le bureau national de Mercy Corps se situe à Goma avec des sous-bureaux/bases à Beni (Province du Nord-Kivu) ; à Bukavu, Kavumu et Katana (Province du Sud-Kivu) ; et à Bunia et Mambasa (Province de l’ITURI).
Titre du poste 1 : Coordinateur (trice) Ressources Humaines & Administration
Mercy Corps RDC met en place des programmes ambitieux visant à renforcer les personnes les plus vulnérables, des moyens de surmonter les difficultés et de renforcer leur résilience face à l’une des crises humanitaires les plus importantes au monde. Dans ce contexte, Mercy Corps cherche à recruter Un.une Coordinateur (trice) RH & Administration pour la zone Ituri et Grand Nord (Béni, Bunia et Mambasa).
DESCRIPTION DU POSTE :
Sous la Supervision hiérarchique du Directeur Zone et technique du Directeur RH/ADMIN, le/la Coordinateur (trice) RH & Admin est le point focal de l’ensemble d’activités du Département des Ressources Humaines & Administration sous sa gestion pour les bureaux Mercy Corps Béni, Bunia et Mambasa. Travaillant en étroite collaboration avec le/la Manager légal, le/la Coordinateur (trice) RH & Admin doit s’assurer que le Système de Gestion des Ressources Humaines (GRH) est en adéquation avec les procédures et politiques de MC et la législation congolaise en matière du travail.
Travaillant en étroite collaboration avec le personnel des programmes, des opérations et de la finance, le/la Coordinateur (trice) RH & Admin assure le bon fonctionnement des activités de la Gestion des Ressources Humaines (GRH) & de l’Administration avec l’appui de son superviseur à travers la mise en place et la surveillance du Système de GRH et Administratif. Il s’assure également que le système est bien compris et mis en application par tout le personnel (National & Expatrié), et guide, oriente et renforce les capacités des officiers (ières), des assistant/es RH & Administration sous sa supervision.
Le/la Coordinateur (trice) RH & Admin est principalement responsable de :
- Assurer la bonne exécution des activités liées à la GRH pour le bureau national de Mercy Corps Zone Grand Nord Ituri ;
- Assurer la bonne exécution des activités administratives et des relations publiques avec les partenaires de Mercy Corps dans la zone : Inspection du travail, ONEM, INPP, CNSS etc ;
- Superviser directement l’équipe Admin-RH du bureau national de Mercy Corps de la zone Grand Nord Ituri.
DÉTAILS DES ATTRIBUTIONS :
- GESTION DES RH
- Conception et Mise à jour des Outils de Gestion des Ressources Humaines (GRH) & Gestion de la Performance
- Concevoir et/ou améliorer les outils de GRH avec l’appui du/de la Directeur/trice Adjoint/e des RH/Administration pour la mission MC en RDC et en assurer le suivi tout en appuyant les autres collègues dans leurs utilisations ;
- Mettre à jour des outils RH existants en cas de besoin et/ou insuffisance constatée avec l’appui du/de la Directeur/trice Adjoint/e des RH/Administration ;
- Faire le suivi de passation des évaluations des performances à toutes les étapes (Période d’essai, mi-parcours et évaluations annuelles des performances) pour les employés basés dans la zone Grand Nord-Ituri ;
- Informer le/la Directeur/trice Adjoint/e des RH/Administration que les plans d’action individuels soient signés par tous les staffs de son ressort quelques jours après leur embauche ou au moment de renouvellement des contrats ou début des nouveaux cycles des projets ;
- Se rassurer que les plans d’amélioration des performances soient mis en place pour les staffs ayant eu de faibles cotations ;
- Se rassurer que les Officiers (ières) et Assistant/es RH & ADMIN mettent à jour régulièrement la base de données de suivi des évaluations de période d’essai sur Google Drive.
- Rapportage RH & Appui aux Audits RH
- Préparer le rapport RH mensuel sur Ms-Excel pour son ressort tout en respectant les standards mis en place du système de rapportage et le partager avec son superviseur pour compilation des données ;
- Rendre disponible, dans le délai requis tous les dossiers demandés par les contrôleurs internes ou les auditeurs externes.
- Gestion de dossiers disciplinaires
- En cas de besoin, appuyer le/la Directeur/trice Adjoint/e des RH/Administration et le Manager Légal dans la rédaction des demandes d’explication et des mesures disciplinaires selon la gravité de la faute professionnelle tout en veillant sur la confidentialité ;
- Préparer les notifications d’intérim aux Staffs et en faire le suivi de leur renouvellement dans le cas échéant.
- Contractualisation de Staffs Nationaux
- Préparer les contrats de travail de nouveaux Staffs à temps après le checking de la complétude du dossier du candidat recruté et les Déclarations de Mouvements de Travailleurs (DMT) à l’embauche et au moment de départ de Staffs ;
- Préparer les PAFs(Formulaire d’Action Personnel) pour tous les changements liés au contrat (salaires, postes, bases d’affectation, durée, etc.) ;
- Préparer les avenants aux contrats de travail de employés nationaux ;
- Faire le suivi des Staffs sous STA(Mission de courte durée) en cas de besoin ;
- Faire une veille à toutes les modifications liées au contrat et à sa bonne exécution tout en s’assurant que tout le processus est documenté ;
- Appuyer les programmes et d’autres départements dans la rédaction ou revue de memos RH internes.
Salaires, Avantages & Gestion de Congés des employés nationaux
- Préparer le Payroll des employés nationaux ressort de Goma chaque mois tout en se rassurant que le calcul de salaire est fait selon les normes de la législation sociale en RDC ;
- S’assurer que toutes les retenues salariales sont bien calculées et conformes à la loi congolaise (IPR, CNSS, ONEM et INPP) et toutes les spécificités sont prises en comptes dans le Payroll (Congé de Maternité, Intérim, etc.) avant le partage de ce dernier à la Finance ;
- Préparer le Solde Tout Compte (STC) de départs chaque mois tout en se rassurant qu’il est calculé dans le délai et en assurer le suivi jusqu’au paiement de celui-ci ;
- Orienter les Staffs qui quittent l’Organisation dans les procédures de départs (End of Service Chek list, Timesheet, etc.) ;
- S’assurer que la gestion de congés de Staffs est en adéquation avec les procédures internes de MC et que les Outils de Suivi de Congés pour les différentes bases de sa province sont mis à jour d’une manière ponctuelle par les Officiers (ières) RH & ADMIN ;
- Partager chaque fin du mois avec son superviseur, les soldes de congés annuels de Staffs de différents départements pour une planification de congés ;
- Faire un suivi systématique de l’évolution salariale de chaque employé de MC et faire en sorte que la politique d’évolution salariale basée sur la performance soit bénéfique à tous ;
- Répondre à toutes les questions liées aux Salaires et aux réclamations y afférentes ;
- GESTION ADMINISTRATIVE ET RELATIONS PUBLIQUES
- Se rassurer que l’officier maintenance fait le suivi des réparations en cas de souci dans les bureaux et Guest Houses loués par Mercy Corps à Goma ;
- Se rassurer que les appartements utilisés par les visiteurs, les expatriés en STA et les consultants sont gardés propres et qu’ils contiennent les outils nécessaires conformément à la politique Mercy Corps en la matière ;
- Assurer la gestion administrative du bureau/des « Guest Houses » (suivi des paiements des factures d’eau et d’électricité, du contrat de bail et des IRL) ;
- Faire le suivi auprès de l’officière Admin relatif aux réservations des hôtels, billets d’avion ou de bateaux pour tout le personnel en mission dans son ressort et tout personnel de son ressort en mission ;
- Se rassurer que la loi en matière de gestion des journaliers soit respectée et que les Officiers en charge de leur contractualisation respectent la politique en vigueur ;
- Faire le suivi au près du département légal pour le renouvellement des différents contrats de service à Goma (soins médicaux, gardiennage, etc.) ;
- Se rassurer que les Officiers (ières) RH & ADMIN de bases font une gestion efficace des bases de données des clés pour les bureaux ;
- Se rassurer d’une bonne gestion des consommables bureaux et de fournitures bureaux au niveau du département RH/Admin ;
CONNAISSANCES ET QUALIFICATIONS :
- Diplôme Universitaire dans le domaine de RH, Administration, Economie ou Gestion ;
- Avoir au moins 4 ans d’expérience significative dans l’administration ou dans la GRH, de préférence avec une ONGI (Organisation Non Gouvernementale Internationale) ;
- Expérience significative dans le calcul de Salaire selon la législation sociale de la RDC ;
- Expérience significative dans la coordination, communication et conformité avec la législation de la RDC relative au travail ;
- La capacité à planifier, prioriser, accomplir et être capable de suivre plusieurs tâches à la fois ;
- Excellentes compétences en Informatique (Microsoft Word, Excel, Internet Explorer, Outlook Express, Access, etc.) ;
- Capacité de travailler avec une équipe multiethnique ;
- Maîtriser, savoir interpréter et appliquer le code du travail, de la RD Congo ;
- Maîtrise du Français, aussi bien à l’oral qu’à l’écrit (obligatoire) ;
- Maîtrise de l’Anglais est un atout ;
- Des compétences rationnelles et une aptitude excellente en communication à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation ;
- Bon sens des détails et de l’autonomie dans son travail.
Titre du poste 2 : Assistant(e) Junior Finance
RESUME DU POSTE
Sous la supervision de l’Officier Finance BENI, l’Assistant (e) Junior Finance sera en appui à l’officier selon les besoins : les paiements à BENI et périphéries, l’enregistrement des transactions de paiement au bureau et sur terrain aux environs de BENI dans la zone du programme en temps opportun, l’archivage des pièces comptables selon les procédures comptables de Mercy Corps.
FONCTIONS ESSENTIELLES DU POSTE :
Dans la Comptabilité de la petite caisse :
- Effectuer les paiements quotidiens par cash des transactions approuvées selon les besoins et dans le strict respect de la politique de Mercy Corps et dans les délais requis.
- Enregistrer les pièces comptables (vouchers) sur NAVIGATOR en temps opportun et de manière précise.
- Assurer la garde des fonds de la trésorerie du bureau
- Effectuer le Cash Count en associant l’Officier Finance ou Chef d’équipe finance selon les exigences de la politique de trésorerie.
Dans les paiements sur terrain :
- Travailler en étroite collaboration avec les équipes des programmes pour répondre aux besoins de paiement sur le terrain (ville de Beni et périphéries)
- Appuyer l’Officier finance dans l’ensemble de ses tâches en cas d’intenses activités aux terrains et assumer pleinement leur intérim en cas de besoin.
- Toute autre tâche selon les besoins du département.
Dans la Comptabilité générale :
- Imprimer (si pas encore) et annexer les vouchers aux pièces postées
- Vérifier la conformité des pièces comptables avant tout paiement
- Maintenir un système de classement et d’archivage selon les procédures de Mercy Corps
- Faciliter la rechercher des pièces comptables pour audit interne et externe
- Présenter le plus rapidement possible les pièces comptables, sur demande, à la hiérarchie et les scanner en cas de nécessité et enfin les reclasser.
- Maintenir l’ordre des archives comptables et veiller à la propreté des salles d’archives.
- Toute autre responsabilité assignée selon les besoins.
CONNAISSANCES ET QUALIFICATIONS :
- Diplôme universitaire en comptabilité, gestion financière ou en économie ;
- Être membre actif d’une association des jeunes ou d’une association communautaire ;
- La capacité à planifier, prioriser, accomplir et être capable de suivre plusieurs tâches à la fois.
- Excellentes compétences en Informatique
- Jeune diplômé (Grade, Licence) sans expérience professionnelle ;
- Être à l’aise avec les chiffres et avoir une attention aux détails ;
- Capacité de travailler avec une équipe multiculturelle ;
- Maîtrise du Français, aussi bien à l’oral qu’à l’écrit ;
- Maitrise de l’Anglais peut être considéré comme un avantage
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