| Objectif du poste
Sous la responsabilité hiérarchique du Chef de Projet et technique du chef logistique, le chargé logistique a la charge de la mise en œuvre et de la supervision de l’ensemble des activités logistiques, administratives se rapportant aux contrats et aux achats des projet de Diffa, dans le respect des procédures WHH et du bailleur de fonds.
Type de contrat : CDD
Lieu de travail : Tillabéry
Date de prise de fonction souhaitée : le plutôt possible.
Date de clôture : 27/03/2024 |
| I/ Responsabilités et tâches
1) Gestion d’équipe
- Définir les besoins en personnel logistique sur le projet et recruter en fonction des moyens alloués
- Former et appuyer les membres de son équipe
- Planifier et encadrer l’activité de l’équipe logistique
- Se déplacer régulièrement sur l’antenne
- Organiser des réunions formelles régulières avec les membres de son équipe
- Effectuer l’évaluation des performances des membres de son équipe
2) Gestion administrative
- Préparer les contrats pour la fourniture de biens et services ;
- Suivre les paiements, dates d’expiration et renouvellement des contrats relatifs à la fourniture des biens et services ; Suivre la numérotation des contrats
- S’assurer que toutes les factures reçues des fournisseurs sont conformes à la règlementation fiscale en vigueur ;
- Préparer les rapports annuels et accompagner les audits sur les domaines le concernant
3) Gestion des Achats
- Superviser la mise à jour des listes de prix et des fichiers fournisseurs
- Participer à la réalisation des plans d’achat
- Etablir en lien avec le programme le chronogramme d’achats, et le mettre à jour
- Maitriser les procédures d’achat de WHH et celles du bailleur de fonds, et s’assurer de leur respects et mise en œuvre
- Veiller au respect de la stratégie d’approvisionnement pour les consommables (bureau/ Véhicules)
- Vérifier la conformité logistique des demande d’achats et les valider (pertinence, désignation précise, quantité, prix unitaires, lieu d’achat, délai de livraison etc..)
- Veiller au respect des modes d’acquisitions en local selon les seuils définis par la WHH ou le bailleur de fonds ; valider les protocoles d’attribution
- Participer à la rédaction des appels d’offre et assurer leur mise en œuvre dans le respect des procédures définies par la WHH.
- Superviser la mise en œuvre des achats en veillant au respect des délais et des procédures de validation
- Sélectionner les fournisseurs, négocier les prix, les délais et les modalités de livraison
- Superviser la constitution des dossiers d’achats et rédiger les contrats
- Superviser l’archivage des dossiers d’achats par numéros de Demande d’Achat, vérifier la complétude des dossiers.
- Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs
4) Gestion des équipements et consommations : véhicules, générateurs, équipements informatiques
- Dimensionner les besoins en équipements en fonction des activités et s’assurer de leur homogénéité
- Etablir un inventaire des équipements de plus 410 EUR
- Proposer une réaffectation des équipements en fin de projet
- S’assurer de la mutualisation des équipements pour une utilisation économique
- Superviser la planification et l’exécution des opérations de maintenance, entretien et de réparation des équipements
- Définir la composition des Logbook et vérifier leur mise en place
- Analyser les consommations mensuelles liées au Parc Thermique
- Superviser l’utilisation des Cartes de crédit Carburant, et leur sécurisation
- Mettre en place une stratégie d’approvisionnement en carburant, pièces détachées et consommables.
- Superviser la gestion administrative des documents liés aux équipements thermiques (log book, contrats, assurances…)
5) Gestion des stocks
- Dimensionner les stocks d’urgence et de contingence de la mission et des bases
- Analyser les inventaires mensuels
- S’assurer de la bonne gestion des entrepôts de la mission
- S’assurer du respect des procédures de stockage et de l’utilisation des formats WHH
- S’assurer que les inventaires physiques mensuels sont réalisés et rapprochés des inventaires théoriques
- Proposer une réaffectation du matériel restant en fin de programme
6) Gestion de la sécurité
- S’assurer de la mise en place d’une stratégie de sauvegarde, de protection des données et de mise à jour de l’antivirus
- Participer à la révision du plan de sécurité et d’évacuation
- S’assurer du bon fonctionnement des équipements de sécurités en place
- Former les équipes aux procédures et règles de sécurité
- Veiller au respect des consignes de sécurité par l’ensemble des agents
7) Autres
- Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre des politiques, normes et procédures de Welthungerhilfe relatives aux achats et à l’approvisionnement ;
- Superviser l’archivage de tous les dossiers logistiques
- Effectuer d’autres tâches sur demande du chef de projet
II/ Profil
Diplômes
- Diplômes supérieur logistique ou domaine connexe.
Compétences et expériences professionnelles
- Une expérience dans un poste similaire d’au moins 1 an sera un atout ;
- Capacité à prioriser ses tâches quotidiennes, méthodique, autonome et rigoureux dans le travail ;
- Disponibilité, flexibilité et esprit d’initiative ;
- Capacités managériales des équipes terrain et de travailler en pleine autonomie ;
- Résiliences vis-à-vis du stress et des responsabilités ;
- Fortes capacités de coordination, de représentation et de gestion des ressources humaines.
- Savoir conduire de séances de sensibilisation et de mobilisation communautaire
- Parler couramment les langues du terroir est un atout ;
- Avoir travaillé dans une ONG Humanitaire Internationale est un atout ;
- Maitrise de l’outil informatique (Microsoft Word, Excel, PowerPoint).
- Avoir une très bonne aisance en français (lu, écrit et parlé).
Aptitudes
- Être rigoureux, organisé, méthodique et autonome ;
- Être disponible à travailler même en dehors des heures de service ;
- Capacité à planifier, organiser le travail selon les règles et les procédures en vigueur ;
- Une bonne capacité à rédiger des rapports de façon claire et concise ;
- Bonne capacité de gestion du temps ;
- Avoir un sens aigu de la responsabilité ;
- Bonne gestion du stress et capacité à travailler de façon productive dans un environnement multidisciplinaire et interculturel ;
- Capable de travailler sous pression et dans un contexte sécuritaire volatil avec des communautés déplacées et ou relocalisées ;
- S’engager à respecter la vision, la mission et les valeurs fondamentales de WHH.
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