Oxfam International est une confédération d’une vingtaine d’organisations caritatives indépendantes à travers le monde.
OBJECTIF DU POSTE :
Le Business Support Manager contribuera activement à la gestion globale du pays aligné sur les objectifs et les priorités de l’entreprise. Il/elle dirigera l’équipe de soutien aux entreprises, guidant leurs efforts de travail vers les solutions commerciales les plus efficaces et efficientes. Ce rôle gérera les services financiers, logistiques et de sécurité, administratifs et informatiques. Il/elle veillera au bon déroulement de toutes les opérations, répondant aux exigences commerciales et à la gestion des risques opérationnels et financiers afin de fournir des résultats organisationnels, axés sur le développement des capacités et de l’expertise au sein du programme d’Oxfam Sénégal et des organisations partenaires.
RAPPORTS DE POSTE AU Responsable hiérarchique direct : Directeur Pays
Matrice gérée : Directeur Financier de l’OUS
RÔLES RAPPORTANT À CE POSTE Agent financier principal, agent financier, agent de logistique et de sécurité, agent des technologies de l’information et agent de bureau et d’administration
RESPONSABILITÉ BUDGÉTAIRE Budget pays de 3 millions de dollars
PORTÉE GÉOGRAPHIQUE Sénégal – tout le pays
IMPACT En interne : concentré sur toute l’équipe
Le titulaire du poste prend des décisions à différents niveaux de l’unité des services du programme qui ont un impact significatif sur le programme pays. Le titulaire du poste doit posséder de solides compétences en matière de réseautage qui renforcent l’image de l’organisation tant en interne qu’en externe.
Le poste fournit un service administratif de haut niveau aux employés, consultants et prestataires de services. Cela a un impact modéré sur l’efficacité interne. Le titulaire du poste doit se représenter auprès des employés, des bénévoles et des collègues au sein de l’affilié d’Oxfam.
RESPONSABILITÉS CLÉS (technique, leadership, gestion des personnes et des ressources)
Direction
En tant que membre de l’équipe de direction du pays, participer à l’élaboration et à la mise en œuvre de la stratégie organisationnelle et gérer l’équipe pour fournir un service de qualité supérieure dans les domaines clés de la gestion financière, de la logistique et de la sécurité, du soutien informatique et administratif, en veillant à ce que toutes les exigences clés soient satisfaites afin que pour ne pas perturber les opérations normales. Ceci comprend:
1. Diriger la planification opérationnelle et la mise en œuvre des initiatives, politiques et procédures financières, logistiques, informatiques et administratives d’Oxfam, en garantissant un déploiement approprié et efficace pour le pays.
2. Veiller à la fourniture de services de soutien aux entreprises de qualité et à ce que les activités et les priorités soient alignées sur les objectifs organisationnels et que des orientations/conseils à la direction soient fournis en conséquence.
3. Veiller à ce que nos pratiques dans le pays soient alignées sur les valeurs et politiques d’Oxfam, en particulier en matière de gestion financière, de gestion administrative et d’approvisionnement, tant en interne au sein d’Oxfam qu’en externe au sein des partenaires et des organisations de fournisseurs.
4. Assumer la responsabilité globale de la gestion, de la direction et de l’amélioration des fonctions de soutien aux entreprises (finances, administration, logistique et informatique) à travers le pays en tant qu’élément essentiel de l’exécution du programme.
Technique
Direction financière
Gérer tous les aspects des procédures financières, comptables et administratives conformément aux normes d’Oxfam, de l’OUS et des donateurs, en veillant à ce que les rapports financiers requis soient fournis comme requis.
Diriger les processus nationaux de planification et de budgétisation alignés sur les systèmes OI et OUS.
Analyser et interpréter les informations financières et les présenter de manière à permettre une meilleure gestion de la performance organisationnelle.
Assurer le respect de la comptabilité des donateurs et de ces exigences, des exigences légales locales en matière de reporting financier et des exigences fiscales.
Assurer la production précise et en temps opportun des transactions comptables et des clôtures mensuelles ainsi que la production de rapports financiers à la direction et aux donateurs et assurer le suivi et les rapports efficaces sur les programmes financés par plusieurs donateurs.
Mettre en œuvre les recommandations de l’audit externe et interne et fournir des rapports d’avancement.
Veiller à ce que le programme d’Oxfam Sénégal soit rentable, efficace et conforme à toutes les normes commerciales de l’organisation.
Veiller à ce que des systèmes efficaces soient mis en place et régulièrement révisés pour permettre une gestion financière et un contrôle adéquats des actifs, des fonds, des équipements, des biens et des installations.
En collaboration avec l’équipe de gestion du programme, garantir une capacité opérationnelle suffisante des partenaires (évaluations des partenaires et renforcement des capacités), la conformité des partenaires aux exigences de reporting et mener ou diriger des audits ou des rapports financiers des partenaires.
Soutien aux entreprises
Être activement impliqué et conscient de tous les problèmes organisationnels, afin d’identifier de manière proactive les problèmes et les préoccupations potentiels et de proposer des solutions rapides, pratiques et axées sur l’entreprise.
Prendre des mesures rapides et précises en cas de non-respect des politiques et des pratiques.
Conseiller les responsables sur l’interprétation et la mise en œuvre de l’ensemble des politiques et procédures commerciales d’Oxfam, en garantissant la cohérence et l’équité de leur application, conformément à la politique d’Oxfam et aux exigences législatives locales.
Développer une attitude de service client au sein des équipes financières, logistiques, informatiques et administratives et mettre l’accent sur le travail d’équipe intégré.
Assumer la responsabilité et assurer un rôle de gestion globale et de conseil sur tous les aspects des services aux entreprises.
Veiller à ce que la structure, les méthodes de travail et les processus soutiennent la mission d’Oxfam au Sénégal.
Définir et diriger la mise en œuvre des changements requis et en assumer l’entière responsabilité.
Administration, logistique et informatique
Assurer une administration quotidienne efficace et un soutien général, y compris la réception, les déplacements, l’environnement et la gestion du bureau (y compris les relations avec la gestion des immeubles et la surveillance des baux).
Veiller à ce que la fourniture de biens et de services aux programmes soit effectuée rapidement et efficacement de manière transparente, conformément aux exigences des donateurs.
Être responsable de la mise en œuvre au sein du programme de pays de la stratégie organisationnelle des systèmes d’information, en travaillant dans le cadre des paramètres de l’entreprise, pour faciliter les communications, le flux d’informations et les informations de gestion, en garantissant une utilisation appropriée des systèmes basés sur les technologies de l’information.
Assurer la fourniture d’un soutien commercial de qualité en matière de logistique, d’achats et de gestion d’actifs, conformément aux exigences locales et des donateurs et aux normes OUS/OI.
Développement et gestion des personnes
Veiller à ce que les membres de l’équipe aient accès aux opportunités de développement du personnel, identifier et combler les lacunes en matière de capacités et fournir des conseils et un soutien continus aux membres de l’équipe.
Gérer l’équipe des opérations pour mettre en œuvre l’OCS, en fournissant leadership et conseils et en veillant à ce que la gestion de l’équipe soit conforme aux politiques et procédures RH d’Oxfam.
Le Business Support Manager, avec le soutien de l’équipe RH, gérera le cycle de vie des individus au sein de l’équipe, du pré-recrutement jusqu’à la sortie, y compris les processus de gestion des performances, et travaillera avec les RH sur des questions telles que les questions disciplinaires.
DIMENSIONS DE BASE
• Doit rassembler des informations provenant d’un large éventail de sources bien définies.
• Gestion d’un budget limité OU de processus, de relations OU de subordonnés importants.
• Résout divers problèmes ayant un impact dans un domaine défini.
• Gère des problèmes dont certains peuvent être sans précédent tandis que d’autres peuvent s’être produits auparavant, et dont certains peuvent être complexes.
• Ce rôle a un impact interne et externe important.
• Travaille au sein de l’entreprise entre les divisions ou communique au sein de l’entreprise
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