HOPE International est une organisation chrétienne à but non lucratif basée à Lancaster, en Pennsylvanie. L’organisation chrétienne HOPE International recrute Responsable administratif et financier. HOPE International opère désormais dans 16 pays mal desservis et a aidé plus de 2,5 millions de personnes avec de petits prêts et des services d’épargne depuis le début de ses opérations en 1997.
DESCRIPTION DU RÔLE
Date limite de candidature : 29 novembre 2023
Le responsable administratif et financier (AFM) fournira un soutien direct essentiel au directeur pays (CD), dans la direction sur le terrain et la gestion financière du programme. Cela comprend un soutien financier et administratif, une planification et une budgétisation à long terme, l’entière responsabilité des finances et de la comptabilité du bureau, des rapports continus et la gestion des relations clés avec les partenaires de l’église HOPE Bénin et le personnel de terrain.
- Lieu : Abomey-Calavi ou Cotonou, Bénin (de préférence),
- Niveau : Professionnel
- Type : Temps plein
- Département : Opérations
- Relève de : Directeur pays
- Supervision du poste : (Future embauche) Agent administratif et financier
RESPONSABILITÉS
- Promouvoir et réaliser la mission et la vision de HOPE International.
- Intégration spirituelle et témoignage chrétien
- Soutenir les dévotions quotidiennes et hebdomadaires parmi le personnel de HOPE Bénin afin de maintenir le focus sur la mission et la vision du programme centrées sur le Christ et de promouvoir la croissance spirituelle parmi le personnel, les membres du groupe et les autres parties associées.
- Assurer un équilibre spirituel personnel et sain au sein de la famille, du travail et de l’église grâce à l’adoption de disciplines bibliques, personnelles et spirituelles.
- Contribuer au discours sur les stratégies, les plans et les activités d’intégration spirituelle en consultation avec les autres membres du personnel de l’unité de service central (CSU) de HOPE ainsi que le personnel des partenaires.
- Établissement et gestion des relations
- Investissez intentionnellement dans la construction d’une relation solide et honorant Dieu avec le directeur pays (CD) et les autres membres du personnel de HOPE CSU et de terrain.
- Aider le CD à développer et à maintenir des relations excellentes, productives et fructueuses avec le personnel des églises partenaires de mise en œuvre de HOPE Bénin.
- Fournir un soutien administratif et financier au personnel du ministère de l’Église partenaire grâce à une supervision de haut niveau ainsi qu’un soutien logistique pratique.
- Dans tout ce qui précède, assurez-vous que les relations sont marquées par les valeurs centrées sur le Christ de HOPE, telles que définies dans PASSION.
- Planification
- Aider CD à élaborer des plans d’affaires stratégiques et annuels.
- Préparer le budget annuel et les prévisions périodiques dans le système de planification financière adaptative.
- Veiller à ce que les délais de reporting de HOPE Bénin et des Églises partenaires soient respectés pour les rapports financiers mensuels.
- Aider à établir et à mettre en œuvre une stratégie pour trouver les ressources appropriées (personnelles, financières, etc.) nécessaires pour atteindre les objectifs décrits dans le plan du programme.
- En collaboration avec le CD, aider directement les partenaires de l’Église à élaborer, approuver et suivre les budgets annuels et trimestriels et les plans d’action pour la mise en œuvre du ministère au Bénin.
- En collaboration avec le CD, être responsable des flux de trésorerie de HOPE Bénin et de la planification financière continue.
- Performance du programme
- Travailler avec les partenaires de l’Église pour améliorer continuellement les performances financières et administratives au sein du ministère SG.
- Gestion financière, reporting et analyse
- Garantir le plein respect par HOPE Bénin de toutes les politiques et procédures financières de HOPE et le maintien d’un environnement de contrôle financier solide.
- Préparer la tenue des livres et les registres comptables quotidiens du bureau de HOPE Bénin.
- Gérer la petite caisse, traiter les notes de frais et les avances de fonds.
- Interface avec le département financier de HOPE CSU sur les rapports financiers du pays et les politiques, processus et documents associés.
- Effectuer toutes les fonctions de reporting financier du CSU, y compris la soumission en temps opportun des rapports financiers mensuels et du budget pour l’analyse réelle.
- Avec l’approbation du CD, soumettre les demandes de financement à HOPE CSU en temps opportun avec la documentation appropriée.
- Surveiller les rapports financiers mensuels des partenaires de l’Église, y compris l’examen et la surveillance de l’utilisation des fonds accordés par HOPE par les partenaires de l’Église.
- Surveiller et renforcer les contrôles financiers et la compréhension entre HOPE Bénin et les églises partenaires, y compris en formant les partenaires sur les directives financières des partenaires de l’église (CPFG) de HOPE et en effectuant des visites périodiques de conformité financière auprès des églises partenaires.
- Fournir une analyse des rapports et des recommandations concrètes au CD.
- Assurer l’atteinte des buts et objectifs ministériels tout en respectant le budget fixé pour HOPE Bénin et ses partenaires.
- Assurer le respect de toutes les réglementations gouvernementales applicables à HOPE Bénin.
- Rencontrer régulièrement CD pour examiner les rapports et évaluer les progrès du ministère sur la base de ces rapports et d’autres données disponibles.
- Gestion administrative et des ressources humaines
- En collaboration avec le CD, assurer la gestion administrative et des ressources humaines, y compris la mise en œuvre de politiques, de contrôles, de contrats et de structures RH adéquates.
- Superviser l’organisation de la documentation clé de HOPE Bénin, des documents financiers et des rapports mensuels, y compris la sauvegarde des données et la planification de la continuité des activités.
- Assurer le traitement et le paiement rapides et précis des salaires et des taxes gouvernementales, ainsi que de l’assurance maladie pour le personnel de HOPE CSU.
- Conformité/Gestion des risques
- Proposer des mises à jour des politiques des manuels des finances, du CPFG et des ressources humaines à mesure que des faiblesses ou des inefficacités sont identifiées. Préparer des mises à jour complètes des manuels chaque année.
- Assurer la mise en œuvre complète et le respect des politiques et procédures décrites dans les manuels SG Finance et RH.
- Aider l’équipe d’audit interne de HOPE avec les audits financiers annuels et les évaluations annuelles des risques du programme. En collaboration avec le CD, soutenir l’élaboration de la réponse de la direction et mettre en œuvre les changements convenus.
- Conformément aux instructions du CD, mettre en œuvre les systèmes d’atténuation des risques HOPE pour examiner, signaler et atténuer les domaines de risque au sein de l’organisation, y compris, mais sans s’y limiter, le plan d’action contre les risques (RAP) et l’outil de gestion des risques (RMT).
- Veiller à ce que les actifs de HOPE Bénin soient sécurisés et entretenus.
- Support régional et à l’échelle du réseau SG
- Contribuer à divers projets ou initiatives à la demande de HOPE CSU pour le développement du SG, le soutien mutuel des pays ou le progrès de HOPE International dans son ensemble.
- Représentation ESPOIR
- Faites preuve d’hospitalité envers les visiteurs au Bénin de HOPE International ou de parties liées qui souhaitent visiter le programme et ses opérations. Cela implique de soutenir le personnel de HOPE dans l’établissement et la création en temps opportun d’itinéraires appropriés, de superviser toute la logistique nécessaire dans le pays et de représenter avec précision HOPE International et sa mission par le biais de la communication avec les visiteurs. (Cela reconnaît que HOPE International prendra toutes les mesures pour garantir que les visites sont planifiées à l’avance, avec une communication et un accord mutuels appropriés.)
- Autres responsabilités
- Diriger l’élaboration et la mise en œuvre de projets spéciaux à la demande du CD.
QUALIFICATIONS
- Engagement envers la mission et la vision de HOPE International.
- Diplôme d’études en finance, comptabilité, administration des affaires ou domaine d’études similaire.
- Un minimum de trois années d’expérience en comptabilité ou en tenue de livres est requis.
- Compréhension et expérience démontrée des principes, processus et systèmes de comptabilité financière.
- Expérience de l’utilisation de NetSuite, un plus.
- Maîtrise d’Excel en tant qu’outil de saisie, de reporting, d’examen et d’analyse de données.
- Excellente communication interculturelle.
- Excellentes compétences en communication informatique et connaissance pratique de l’informatique de base.
- Maîtrise de l’anglais, du français et du fon parlé et écrit.
- Connaissance préalable ou volonté de s’auto-former sur le développement économique international en général, et sur les méthodologies SG en particulier.
- Disposé à voyager jusqu’à 20% du temps, tant au Bénin qu’occasionnellement dans d’autres pays HOPE.
- Entreprendre et avoir la confiance nécessaire pour poser des questions difficiles et demander des comptes à la direction.
