L’organisation américaine Wildlife Conservation Society recrute (29 Décembre 2023)

La Wildlife Conservation Society (WCS) est une organisation privée américaine à but non lucratif et exonérée d’impôt créée en 1895 qui sauve la faune et les espaces sauvages en comprenant les problèmes critiques, en élaborant des solutions fondées sur la science et en prenant des mesures de conservation qui profitent à la nature et à l’humanité. Avec plus d’un siècle d’expérience, des engagements à long terme dans des dizaines de paysages, une présence dans plus de 60 pays et une expérience dans la création de plus de 150 aires protégées à travers le monde, WCS a accumulé les connaissances biologiques, la compréhension culturelle et les partenariats nécessaires pour veiller à ce que les lieux dynamiques et sauvages et la faune prospèrent aux côtés des communautés locales. En travaillant avec les communautés et les organisations locales, ces connaissances sont appliquées pour résoudre les problèmes de gestion des espèces, des habitats et des écosystèmes essentiels à l’amélioration des moyens de subsistance qui dépendent de l’utilisation directe des ressources naturelles.

Résumé du poste :

La Wildlife Conservation Society (WCS) recherche un responsable des achats dynamique, expérimenté et motivé pour fournir un soutien en matière d’approvisionnement, de logistique et d’acquisition à un vaste programme dans trois aires protégées et réserves fauniques dans l’est de la RDC. Le candidat retenu fournira un soutien à l’acquisition dans tous les départements de gestion des aires protégées, avec un accent particulier sur la planification, la coordination et la passation des marchés en temps opportun pour l’ensemble du programme pays de la RDC. Le responsable des achats participera au financement et à l’élaboration des propositions ainsi qu’à l’appel de lancement tout en s’assurant que le plan d’approvisionnement du projet est exact et que le coût reflète le prix du marché.

Principales responsabilités

Organisation et planification

• En collaboration avec le directeur pays adjoint et le directeur logistique, proposer l’organisation du service des achats, permettant au programme pays WCS RDC de remplir son mandat et de livrer les biens et services sur les sites.
• Participer à l’élaboration des propositions, établir le plan de passation des marchés pour chaque projet et assurer leur validation par le directeur pays et le directeur régional lorsque cela est justifié.
• Veiller à ce que les plans de passation des marchés du projet soient établis, révisés et exécutés.
• En collaboration avec les gestionnaires de subventions au niveau du site, établir un cycle de reporting pour chaque projet financé.
• Surveiller la chaîne d’approvisionnement locale et appliquer les événements géopolitiques pour anticiper les acquisitions et les perturbations en temps opportun dans la chaîne d’approvisionnement et proposer des solutions alternatives aux parties prenantes.

Gestion des achats

• Gère les communications et les interactions avec les équipes d’achats et de logistique régionales et internationales.
• En collaboration avec les autres départements, s’assure que la procédure de dédouanement se déroule selon les normes et que les dossiers sont dédouanés dans les délais.
• En collaboration avec les autres services, demande les franchises et les transmet aux transitaires.
• Sert de point focal pour les transitaires et gère toutes les procédures de dédouanement à l’importation et à l’exportation. Cela comprend l’aide aux marchandises importées par les voyageurs WCS.
• Supervise le Chargé des Achats et collabore avec les Logisticiens du Site à l’identification des fournisseurs et au traitement des dossiers d’achat jusqu’à l’archivage dans le respect des procédures WCS.
• S’assure que les commandes sont traitées dans un délai raisonnable en définissant les priorités de son équipe.
• Localise les modèles de système de suivi électronique.
• Supervise les études de marché réalisées par l’acheteur et le logisticien de la base, en s’assurant que la procédure d’appel d’offres a été réalisée.
• Forme et informe les équipes de tout changement dans le processus d’achat.
• Tient à jour le fichier de suivi des achats internationaux et le partage avec les demandeurs.
• S’assure que les fichiers de suivi des achats nationaux sont mis à jour et partagés avec les demandeurs.
• En collaboration avec le service financier, s’assure que les termes et conditions du contrat WCS sont respectés.
• Assurer le suivi des contrats et informer son supérieur hiérarchique trois mois à l’avance de la fin de tout contrat.

Gestion de l’inventaire

• Supervise la gestion des fournitures et des éléments non consommables (équipements et matériels), ainsi que les inventaires.
• Supervise le suivi des stocks pour le bureau de Goma et s’assure qu’il est également effectué pour chaque site et le bureau de Kinshasa.
• Veiller à ce que les stocks soient rangés, propres, ordonnés et sécurisés.
• Informe son supérieur hiérarchique de tout problème constaté.
• S’assure que les feuilles de stock et les feuilles de pile sont tenues à jour.
• Supervise la circulation des marchandises à travers Goma et Kinshasa, et vérifie que les documents correspondants sont remplis (Accusé de Réception, Bon de Livraison).
• S’assure que les rapports d’inventaire et de stock sont mis à jour mensuellement.
• S’assure que l’inventaire physique est effectué tous les trois mois.
• Enquête sur les écarts de stock et informe la hiérarchie.
• Organise des inventaires aléatoires des équipements pour vérifier la fiabilité du suivi mensuel et prend des mesures correctives si nécessaire.

Rapports

• S’assurer que des rapports d’inventaire trimestriels sont effectués sur chaque site.
• Analyse et compile les rapports des chantiers, mettant en évidence les difficultés et les solutions possibles, et les transmet à son superviseur.
• Prépare les documents pour les audits internes et externes.
• Fournir un rapport d’inventaire annuel précis de tous les équipements et biens achetés. Ce rapport annuel doit suivre les directives du WCS pour la clôture annuelle et les organismes de réglementation de la RDC (Ministère du Plan et Ministère des Finances).

Exigences minimales:

• Un diplôme d’études supérieures en logistique et gestion de la chaîne d’approvisionnement, en gestion des achats, en administration des affaires ou dans un autre domaine pertinent aux responsabilités du poste.
• Maîtrise d’Excel, PowerPoint et Word, vif intérêt pour le travail avec des bases de données électroniques et l’analyse statistique.
• Expérience de travail dans des environnements de cycle de projet/programme au rythme rapide, d’achat et de livraison de biens et de services pour des programmes de terrain complexes.
• Expérience en matière de planification et de reporting des achats, avec une connaissance de l’USAID, de la KfW, du PNUD, de l’UNFunds ou d’autres donateurs bilatéraux, un avantage certain.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite en anglais, avec le français ou le swahili un net avantage
• Expérience dans la gestion, l’administration et la collecte de fonds de grands projets ou programmes
• Excellentes compétences en communication et en organisation
• Capacité avérée à travailler efficacement et à s’épanouir au sein d’une équipe multiculturelle.
• Attitude de travail axée sur les résultats
• Volonté et capacité de se rendre sur les sites de terrain.
• Intérêt pour la conservation de la faune et engagé dans la mission WCS.