Contexte
FHI 360 est une organisation à but non lucratif dédiée au développement humain qui s’engage à améliorer durablement les conditions de vie en proposant des solutions intégrées et adaptées au contexte local. Notre personnel comprend des experts dans les domaines de la santé, de l’éducation, de la nutrition, de l’environnement, du développement économique, de la jeunesse, de la recherche, de la technologie, de la communication et du marketing social, créant ainsi un ensemble unique de compétences pour relever les défis interdépendants du développement actuel.
POSTE 1 : CHARGÉ(E) PRINCIPAL(E) DES ACHATS
Résumé du poste
Sous la supervision du Responsable des Opérations, le/la Chargé(e) Principal(e) des Achats pilote l’ensemble des activités d’approvisionnement en matériaux, pièces et équipements pour FHI 360 au Burkina Faso. Il/elle soumet et traite les bons de commande dans le strict respect des politiques et procédures en vigueur, tout en assurant le contrôle des coûts, des délais et des performances du service afin de garantir la régularité des validations et des paiements. En étroite collaboration avec les différents services de l’organisation, il/elle coordonne les activités d’achat de manière à maintenir les niveaux de stock conformément aux objectifs fixés.
Compétences et responsabilités
- Piloter le processus d’achats dans les délais impartis, en veillant à la disponibilité et à l’exhaustivité des informations nécessaires (collecte de données, respect des échéances de soumission et coordination interne).
- Élaborer, mettre en œuvre et surveiller le plan d’approvisionnement.
- Élaborer et actualiser la mercuriale des prix ainsi que la base de données fournisseurs, en conformité avec les politiques de l’organisation.
- Garantir la redevabilité intégrale du processus d’approvisionnement, de la validation des commandes d’achat jusqu’à la livraison et à la transmission des demandes de paiement au service des finances.
- Assurer une planification proactive des besoins en achats, anticiper les risques potentiels et proposer des mesures correctives afin de prévenir tout impact sur les opérations du projet.
- Concevoir et mettre en œuvre des processus et des outils visant à renforcer la transparence, la conformité et l’efficacité des procédures d’achat, sur la base d’une analyse continue des pratiques en vigueur.
- Veiller à la bonne application des politiques et procédures organisationnelles ainsi que des réglementations gouvernementales applicables aux achats, et en assurer la diffusion auprès de la direction, du personnel et des fournisseurs.
- Contribuer à l’élaboration et à la révision des procédures et politiques opérationnelles en matière d’approvisionnement.
- Interagir avec les parties impliquent internes et externes afin de s’assurer que les activités d’achat sont conformes aux réglementations en vigueur et aux procédures internes de l’organisation.
- Conduire des audits internes avec le service des comptes fournisseurs en vue de vérifier la conformité aux politiques d’achat.
- Proposer les membres du comité d’analyse des offres, recueillir les notes individuelles, organiser la compilation et aider à rédiger le mémo de sélection qui retrace fidèlement toutes les étapes et historiques du processus.
- Comparez les prix, les spécifications techniques et les délais de livraison afin d’identifier l’offre la plus avantageuse.
- Superviser la préparation des commandes et en assurer le suivi pour garantir leur livraison dans les meilleurs délais.
- Collaborer avec le siège afin d’assurer l’examen et l’approbation appropriée des marchés.
- Veiller à la mise à jour régulière du suivi dans le module Global Procurement du système EpiC.
- Contrôler les livraisons afin de s’assurer de la conformité des marchandises reçues aux spécifications contractuelles.
- Examiner les bons de commande pour en vérifier l’exactitude, la terminologie et les spécifications techniques.
- Vérifier et approuver les factures relatives aux commandes émises.
- Superviser la mise à jour du tracker des engagements contractuels.
- Assurer les rapprochements mensuels des inventaires à soumettre à l’examen du Responsable des opérations et du Directeur des finances.
- Assurer le suivi continu et rigoureux des inventaires.
Connaissances et compétences
- Solides connaissances des méthodes et procédures d’achat.
- Connaissance pratique des politiques et normes de l’entreprise en matière de services d’achat.
- Excellentes compétences en communication orale et écrite.
- Maîtrise de Microsoft Office et des logiciels informatiques.
- Compétences confirmées en matière d’analyse et de résolution de problèmes.
- Capacité à analyser et à interpréter des données, à identifier des erreurs et à préparer des rapports.
- Capacité à bien travailler avec les autres et de manière indépendante.
Formation et expérience
- Licence ou équivalent international en administration des affaires ou dans un domaine connexe.
- Plus de 5 ans d’expérience dans le domaine des achats et du soutien administratif.
- Au moins 3 années d’expérience dans la supervision d’équipe (1 à 2 personnes)
- Capacité à s’exprimer clairement, de manière professionnelle et à communiquer de manière claire et positive avec les clients et le personnel.
- Capacité à lire, écrire et parler couramment le français.
- Maitrise professionnelle de l’anglais préféré.
- Expérience préalable dans une organisation non gouvernementale (ONG) préférée.
- Une certification en Achats est un atout.
- Exigences physiques habituelles
- Environnement de bureau classique.
- Capacité à passer de longues heures devant un écran d’ordinateur et à effectuer des tâches répétitives au clavier.
- Capacité à rester assis et debout pendant de longues périodes.
Technologies à utiliser
- Ordinateur personnel, Microsoft Office 365 (c’est-à-dire Word, Excel, PowerPoint, Skype/TEAMS, messagerie électronique), téléphone de bureau, téléphone portable et imprimante/photocopieuse.
Déplacements
- Moins de 10%
Dossiers de candidature
Les dossiers de candidature doivent contenir exclusivement les pièces suivantes :
- Un CV de 4 pages maximum détaillé, actualisé et signé ;
- Une lettre de motivation de 2 pages maximum datée et signée ;
- Les coordonnées (noms & prénoms, numéro de téléphone, adresse et fonction) de trois (3) personnes de référence ;
- Une photocopie du diplôme requis.
La fourchette salariale prévue pour ce poste est de 9 000 000 à 11 000 000 XOF par an (salaire de base). Pour déterminer le montant de l’offre, FHI 360 prend en compte plusieurs facteurs, notamment : l’expérience et la formation pertinentes du candidat, l’équité salariale interne, les salaires pratiqués sur le marché et le budget.
POSTE 2 : ASSISTANT(E) FINANCIER(E)
Résumé du poste
L’Assistant(e) Financier(e) est recruté(e) localement au Burkina Faso et travaillera en étroite collaboration avec l’équipe du projet pour contribuer à la mise en œuvre des activités planifiées en assumant des fonctions d’Associé aux Finances du Projet. Sous la supervision du/de la Chargé(e) des finances, il/elle sera en charge des fonctions comptables/finances et autres tâches de soutien au projet. Il/Elle assistera le chargé des finances à l’organisation, la préparation et la gestion des documents comptables et financiers liés au projet, en s’assurant que le projet respecte les règles et les normes d’opérations de FHI360 et du Gouvernement des Etats Unis (USG).
Responsabilités principales
- Saisir à temps réel les transactions comptables ;
- Assister le chargé des finances dans les taches périodiques de la clôture comptable et du rapport financier ;
- Veiller au calendrier des déclarations sociales et fiscales et assurer le paiement à temps de l’IUTS, de la CNSS et toutes autres taxes incombant à l’organisation ;
- Préparer la liquidation des factures et autres pièces de dépenses et rédiger les instruments de paiement à la signature du directeur du projet ;
- Assurer l’allocation et la liquidation adéquate des avances de fonds au personnel ;
- Assurer la bonne garde des archives comptables et du personnel ;
- Aide à la préparation des audits internes et externes ;
- Scanner de façon périodique et systématique les liaisons comptables et les rendre disponibles ;
- Assurer les paiements des participants, des rencontres, des conférences, des ateliers, des réunions et des déplacements conformément à la politique de l’organisation ;
- Recueillir des rapports relatifs aux programmes, aux formations, aux ateliers, aux voyages et tous les autres rapports liés aux projets pour complément de liquidation ;
- Assurer la tenue de la caisse menu dépenses ;
- Assurer d’autres tâches requises par le Superviseur.
Qualifications et compétences requises
- Bac+2 minimum en Comptabilité, finances, voire dans un domaine équivalent ; mais un diplôme supérieur est préférable ;
- Trois (3) ans d’expérience au moins, en comptabilité ou en finance ;
- Expérience démontrée dans la gestion financière et comptable dans le secteur des ONG ou projets financés par des bailleurs internationaux ;
- Au moins deux ans d’expérience en archivage financier, avec une préférence pour l’archivage numérique ;
- Expérience dans l’utilisation de logiciels de comptabilité, d’au moins un an (plus de trois ans souhaités) ;
- Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles ;
- Capacité à gérer de manière proactive plusieurs activités majeures de façon simultanée et organisée ;
- Excellentes compétences en communication verbale et écrite en français, la connaissance de l’anglais est un atout.
Dossiers de candidature
Les dossiers de candidature doivent contenir exclusivement les pièces suivantes :
- Un CV de 4 pages maximum détaillé, actualisé et signé ;
- Une lettre de motivation de 2 pages maximum datée et signée ;
- Les coordonnées (noms & prénoms, numéro de téléphone, adresse et fonction) de trois (3) personnes de référence ;
- Une photocopie du diplôme requis.
La fourchette salariale prévue pour ce poste est de 6 000 000 à 7 000 000 XOF par an (salaire de base). Pour déterminer le montant de l’offre, FHI 360 prend en compte plusieurs facteurs, notamment : l’expérience et la formation pertinentes du candidat, l’équité salariale interne, les salaires pratiqués sur le marché et le budget.
Cette offre d’emploi résume les principales fonctions du poste. Elle ne prescrit ni ne limite les tâches exactes qui peuvent être confiées pour l’exécution de ces fonctions. Ce document ne constitue en aucun cas un contrat de travail. La direction se réserve le droit de le réviser à tout moment.
FHI 360 est un employeur garantissant l’égalité des chances et l’action positive par quoi nous ne nous livrons à aucune pratique discriminatoire à l’encontre de toute personne employée ou recherchant un emploi, fondée sur la race, la couleur, la religion, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’origine nationale ou ethnique, l’âge, l’état civil, un handicap physique ou mental, le statut d’ancien combattant protégé ou toute autre caractéristique protégée par la loi applicable.
Nos valeurs et engagements en matière de protection : FHI 360 s’engage à prévenir toute forme d’abus, d’exploitation et de harcèlement dans ses environnements de travail et ses programmes, y compris les abus, l’exploitation et le harcèlement sexuels. FHI 360 prend des mesures pour garantir le bien-être de toutes les personnes qui interagissent avec son organisation et ses programmes et exige que l’ensemble du personnel, y compris les employés et les bénévoles, partage cet engagement et signe son code de conduite. Toute offre d’emploi est soumise à des vérifications d’antécédents appropriées, notamment la vérification des références, du casier judiciaire et des antécédents de financement du terrorisme. FHI 360 participe également au Système inter-agences de divulgation des inconduites (MDS), mis en œuvre par le Comité directeur pour la réponse humanitaire. Conformément au MDS, nous demanderons aux anciens employeurs des candidats des informations sur tout cas avéré d’abus, d’exploitation et/ou de harcèlement sexuels survenu au cours de leur emploi précédent. En postulant, les candidats confirment avoir pris connaissance de ces procédures de recrutement et consentent à ces vérifications.
FHI 360 examinera toutes les candidatures qualifiées, y compris celles des personnes ayant des antécédents judiciaires, conformément aux exigences des lois étatiques et locales applicables.
FHI 360 ne vous demandera jamais votre nom d’utilisateur ni votre mot de passe pour notre site carrière, et nous ne vous demanderons jamais d’argent, de biens ou de services pendant le processus de candidature, de recrutement ou d’embauche. Si vous avez des questions ou des inquiétudes concernant nos communications, veuillez nous contacter par courriel.[email protected]FHI 360 favorise la santé et le bien-être de ses employés grâce à un ensemble d’avantages sociaux concurrentiels Développement professionnel, politiques et programmes favorisant un équilibre sain entre vie professionnelle et vie personnelle. Rejoignez notre équipe internationale et contribuez à un monde meilleur, pour le bien de tous et pour le vôtre.
