L’ONUSIDA est un partenariat innovant des Nations Unies qui guide et inspire le monde dans la réalisation de l’accès universel à la prévention, au traitement, aux soins et au soutien en matière de VIH.
Les coparrainants de l’ONUSIDA comprennent le HCR, l’UNICEF, le PAM, le PNUD, le FNUAP, l’ONUDC, ONU Femmes, l’OIT, l’UNESCO, l’OMS et la Banque mondiale. Visitez le site Web de l’ONUSIDA à l’ adresse www.unaids.org
| N° de poste vacant : UNAIDS/22/FT100
Titre : Associate, Office Administration, RST West and Central Africa Grade : G6 Type de contrat : Contrat à durée déterminée Durée du contrat : 2 ans |
Date : 4 novembre 2022
Date limite de candidature : 26 novembre 2022 Unité organisationnelle : AI/RSD Regional Support Team, West and Central Africa (AI/RSD) Team gare: Dakar Sénégal |
| À propos de l’ONUSIDA : Au service des communautés et des pays pour mettre fin aux inégalités et au sida Nous, le Programme commun des Nations Unies sur le VIH/sida, dirigeons l’effort mondial visant à mettre fin au sida en tant que menace pour la santé publique d’ici 2030. En plaçant les objectifs de développement durable (ODD) liés à réduction des inégalités au cœur de notre travail, nous menons la riposte mondiale au sida en : (i) maximisant l’accès équitable et égal aux services de lutte contre le VIH, (ii) supprimant les obstacles à l’obtention de résultats en matière de VIH, et (iii) intégrant des ripostes efficaces au VIH dans des systèmes de santé et de protection plus larges. Nous nous engageons à créer une culture de travail égale, sûre et responsabilisante où toutes les personnes dans toute leur diversité s’épanouissent. Nous vivons nos valeurs d’engagement dans la riposte au sida, d’intégrité et de respect de la diversité. Vous pouvez accéder au cadre de compétences complet de l’ONUSIDA sur www unaids.org |
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| MANDAT DU DÉPARTEMENT : Le Bureau régional assure la direction et coordonne l’appui à une riposte élargie du système des Nations Unies pour mettre fin à l’épidémie de sida aux niveaux régional et national. Il oriente, promeut et soutient les partenaires régionaux et nationaux et le système des Nations Unies pour mettre fin au sida en tant que menace pour la santé publique d’ici 2030. En utilisant une optique d’équité et d’égalité dans le cadre des Objectifs de développement durable (ODD), le Bureau régional promeut l’utilisation efficace des des informations sur les tendances épidémiques et l’état de sa riposte et fournit un leadership technique sur la prévention et la riposte au VIH centrées sur les personnes dans la région, axées sur les populations clés et les lieux les plus à risque. |
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| Tâches et responsabilités principales du poste : Sous la supervision du directeur régional des opérations, l’associé, administration du bureau a les principales responsabilités suivantes : |
1-Soutien administratif général :
a-Assure le bon fonctionnement du bureau en maintenant un contact étroit avec un large personnel à tous les niveaux de l’ONUSIDA. Sert de point focal pour toutes les questions relatives aux ressources humaines, aux finances, à la sécurité et à la gestion des installations, répond aux questions et fournit des conseils continus et/ou résout les problèmes. Au besoin, prépare des directives administratives et assure leur mise en œuvre et organise des réunions pour informer les autres membres du personnel des règles et procédures nouvelles et/ou révisées.
b-Fournit un soutien administratif et une assistance générale de bureau, y compris, mais sans s’y limiter, la collecte, la sélection et la distribution de la correspondance et des documents entrants, le traitement et le suivi des demandes de et vers un large éventail de partenaires internes et externes, y compris l’ONUSIDA, les institutions gouvernementales, les organisations de la société civile, agences des Nations Unies et autres organisations internationales, et autres parties prenantes
institutionnelles Produit des rapports administratifs ponctuels au besoin. Entretenir les fournitures fixes et autres et fournir un dépannage de bureau et une assistance générale au personnel du bureau.
d-Sur sa propre initiative ou sur instruction, rédige ou prépare en version finale la correspondance générale et administrative. Vérifie la cohérence, le style, l’exactitude et la conformité de la correspondance soumise pour autorisation avec les règles et procédures correspondantes. Prépare des présentations, édite des documents ou assure la liaison avec les auteurs pour éliminer les lacunes, si nécessaire.
e-Contribue aux recommandations sur l’amélioration des systèmes de contrôle interne compte tenu des conditions qui prévalent dans le lieu d’affectation.
f- Extraire, saisir, conserver et vérifier l’exactitude des dossiers d’approvisionnement et de voyage pour garantir l’exactitude des transactions requises.
2- Appui au programme de fond et au développement et à la mise en œuvre opérationnels
a-Fournit une assistance dans la mise en œuvre des activités de fond du département/division/bureau/programme/projet telles que : aider à l’organisation ou à la coordination de réunions, séminaires et ateliers de formation ; préparer des notes, des procès-verbaux de réunion, des ordres du jour, des documents à distribuer et d’autres documents pour les événements ; préparer et/ou coordonner les plans de voyage et les visites du bureau/programme/projet pour le personnel responsable ou les parties prenantes externes.
b-Effectue des activités de recherche de routine, collecte et compile des informations statistiques et autres informations qualitatives et quantitatives provenant de diverses sources sur des sujets pertinents pour les activités de fond du département / division / bureau / programme / projet afin de faciliter la préparation de rapports, documents de travail et présentations avec conseils minimaux ou appropriés, selon les besoins.
c-Prépare les contrats et obtient les approbations nécessaires, surveille les dates d’expiration, suit les paiements et les livrables.
d-Dans le cadre du processus régional de contrôle de la qualité et de conformité (QCC), examine et approuve les enregistrements d’achat du système de planification d’entreprise et des ressources (ERP) des bureaux de pays ; s’ensuit une bonne application des règles et règlements ; l’utilisation correcte des instruments contractuels et la certification du respect des politiques et procédures pertinentes. Évalue et vérifie que toutes les autorisations et approbations internes sont obtenues par les initiateurs des achats des bureaux de pays avant d’accorder une autorisation formelle d’achat à l’aide d’une plate-forme en ligne spécifique. les membres du personnel.
e-Au sein de la délégation de pouvoir, assure la liaison avec les contacts officiels sur les questions administratives et organisationnelles liées à l’implication du gouvernement, des donateurs, des partenaires et des bénéficiaires dans les activités de fond ainsi que sur les questions liées à la collaboration avec d’autres agences des Nations Unies.
f-S’il y a lieu, participe aux réunions, comités, processus de sélection, etc., en prenant des dispositions administratives, organisationnelles, de coordination ou de fond – dans le cadre de la délégation de pouvoir -, en rédigeant des documents et des rapports et en fournissant des conseils en matière de procédure administrative.
3- Accompagnement et suivi des transactions financières :
a-Conformément aux règles financières et aux politiques de reporting de l’ONUSIDA, effectuer des transactions en utilisant les plateformes et systèmes d’entreprise désignés, en veillant à l’exactitude des lignes budgétaires, des enregistrements, des reçus, des paiements, des soldes, des dépenses et d’autres données.
b-Tient et surveille les dossiers financiers et les transactions quotidiennes, y compris, mais sans s’y limiter, l’examen des documents financiers pour enregistrer et rapprocher les dépenses, les soldes, les paiements, les relevés de comptes et autres documents. Sélectionne et saisit les données, effectue des calculs supplémentaires et assure l’inclusion de toutes les données pertinentes ; vérifie les sources et vérifie l’exactitude ; identifie les écarts et y remédie, en demandant conseil au superviseur et/ou à d’autres, si nécessaire.
c-Projets de rapports pour la préparation du budget et les audits.
d- Informer et aider le personnel sur les procédures et exigences financières de base en ce qui concerne les paiements, les droits, les dispositions relatives au contrôle bancaire et monétaire et d’autres exigences relatives aux comptes et aux finances. Dans le cadre de la délégation de pouvoir, fournit des conseils sur les procédures appropriées à observer dans le décaissement des fonds et dans le suivi et l’utilisation efficace des fonds.
e-Effectuer d’autres tâches connexes assignées, y compris le remplacement et/ou le soutien d’autres personnes.QUALIFICATIONS REQUISESÉducation :
Essentiel : Diplôme d’études secondaires.
Souhaitable : Formation ou certification postsecondaire ou paraprofessionnelle dans un domaine lié à l’administration de bureau et/ou à la gestion comptable et financière.Compétences :
Valeurs de l’ONUSIDA :
-Engagement envers la riposte au sida
-Intégrité
-Respect de la diversité
Compétences essentielles :
-Travailler en équipe
-Communication avec impact
-Appliquer l’expertise
-Produire des résultats
-Favoriser le changement et l’innovation
-Être responsable
Compétences managériales :
-Vision et réflexion stratégique
-Diriger des équipes
-Établir des relations et des réseaux
autres
-Gérer les performances et les ressources
-Vision et réflexion stratégique
-Exercer un bon jugementExpérience :
Essentiel : Au moins six ans d’expérience en administration générale de bureau, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, y compris une expérience dans le traitement des questions financières. Connaissance et/ou familiarité avec les processus administratifs des organisations internationales.
Souhaitable : Connaissance et expérience des politiques administratives de l’ONUSIDA ou de l’OMS.Langues :
Essentielle : Maîtrise du français et connaissance pratique de l’anglais.
Souhaitable : Connaissance d’autres langues officielles de l’ONU.Informations complémentaires :
Veuillez noter que pour ce poste, seuls les ressortissants du Sénégal et les résidents légaux titulaires d’un permis de séjour ou de travail valide sont éligibles pour postuler. Un passeport en cours de validité vous sera demandé. De plus, seules les candidatures en ligne seront acceptées.
D’autres postes similaires de même niveau pourront être pourvus à partir de cet avis de vacance.Salaire annuel : (Net d’impôt)
12 434 000 Francs CFA à taux unique
Les candidats devront passer un test. Les candidats seront contactés directement s’ils sont sélectionnés pour un entretien.
Les candidatures de personnes vivant avec le VIH sont particulièrement bienvenues. Les candidatures de femmes et de ressortissants d’États membres non représentés ou sous-représentés sont particulièrement encouragées.
Toute nomination/prolongation de nomination est soumise au Statut et Règlement du personnel de l’Organisation mondiale de la santé (OMS) ajusté, si nécessaire, pour tenir compte des besoins opérationnels particuliers de l’ONUSIDA, et de tout amendement ultérieur.
Seuls les candidats sérieusement pris en considération seront contactés.
Note : La considération primordiale dans la nomination, le transfert ou la promotion du personnel est la nécessité d’assurer les normes les plus élevées d’efficacité, de compétence et d’intégrité. Le critère médical de recrutement est l’aptitude à occuper le poste concerné. La politique du personnel des Nations Unies en matière de VIH/sida stipule clairement qu’aucun membre du personnel et/ou candidat potentiel ne doit faire l’objet de discrimination sur la base de son statut sérologique réel ou supposé. L’infection à VIH, en soi, ne constitue pas une inaptitude au travail. Il n’y a aucune obligation de divulguer des informations personnelles liées au VIH.
Les candidatures en ligne sont fortement encouragées pour permettre à l’ONUSIDA de stocker votre profil dans une base de données permanente. Veuillez visiter le site Web de recrutement en ligne de l’ONUSIDA à l’adresse : https://erecruit.unaids.org . Le système fournit des instructions pour les procédures de candidature en ligne.Tous les candidats sont encouragés à postuler en ligne dès que possible après la publication de l’offre d’emploi et bien avant la date limite indiquée dans l’avis de vacance.
