Cadre organisationnel
Le Secrétaire général de l’ONU a lancé le 1er janvier 2019 une nouvelle réforme mondiale audacieuse qui a repositionné le système des Nations Unies pour le développement afin de réaliser de manière plus efficace et efficiente la réalisation du Programme 2030 et des Objectifs de développement durable. Dans le cadre de cette réforme, les bureaux des coordonnateurs résidents des Nations Unies (BCR), sous la direction d’un coordonnateur résident des Nations Unies habilité et indépendant – le plus haut fonctionnaire du système des Nations Unies pour le développement et le représentant du Secrétaire général des Nations Unies au niveau des pays – aident les pays à réaliser leurs priorités de développement et à atteindre les ODD.
Ce poste est situé dans l’ensemble de l’Organisation des Nations Unies. Sous la direction du Chef de bureau, l’Exécutif relève directement du Coordonnateur résident/humanitaire.
Dans le cadre des pouvoirs délégués, l’adjoint exécutif sera responsable des tâches suivantes :
Responsabilités
ADMINISTRATION GÉNÉRALE ET PLANIFICATION:
• Recevoir et traiter toute la correspondance au nom du Bureau.
• Rédiger, éditer et formater la correspondance officielle pour répondre aux demandes de renseignements concernant les questions administratives, financières et de personnel pertinentes.
• Planifier, organiser et gérer l’agenda du coordinateur résident.
• Traiter les rendez-vous, recevoir des devinettes et prendre des notes lors des réunions bilatérales officielles.
• Organiser et suivre les plans de voyage et les missions à l’étranger du coordinateur résident.
• Examiner et mettre en forme les discours et les points de discussion soumis par les organismes pour le coordonnateur résident.
• Assurer la liaison avec tous les autres assistants de direction d’autres agences, convenir de systèmes efficaces.
• Établir et maintenir un système de remplissage pour tous les documents officiels produits par le bureau.
• Assure une coordination approfondie avec les unités de service et assure fréquemment la liaison avec les membres de l’équipe interne, tant au siège qu’sur le terrain.
• Gérer et préparer la réunion; assurer la liaison avec l’entrepreneur pendant les pauses-café et assurer la liaison avec les services informatiques pour assurer la connectivité.
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES:
• Recevoir de nouveaux employés et préparer des formulaires pertinents pour soutenir leur intégration localement.
• Initier, examiner, traiter et suivre les actions liées à l’administration des activités de ressources humaines de l’unité, par exemple le recrutement de personnel et de consultants, le placement, la promotion, la réinstallation, l’évaluation des performances, les examens de la classification des emplois, la séparation des membres du personnel, la formation, etc., en assurant la cohérence dans l’application des règles et procédures de l’ONU.
• Répondre aux demandes de renseignements et fournir des informations et des conseils au personnel concernant ses droits, procédures administratives, processus et pratiques, conditions d’emploi, devoirs et responsabilités, et droits en vertu du Règlement du personnel.
• Surveiller le tableau des effectifs, les plans de congé et préparer les données/graphiques statistiques pertinents.
• Peut être responsable de l’orientation, de la formation et de la supervision du travail du personnel subalterne des services généraux.
BUDGET & FINANCE:
• Demande de traitement dans UMOJA, réclamations et rapports financiers suite à des missions sur le terrain.
• Suivi du paiement aux fournisseurs.
• Aider à la préparation et à l’examen des propositions/besoins en matière de ressources financières et humaines. Consolider le budget/programme de travail en ce qui concerne le budget du Siège, les fonds d’affectation spéciale, les subventions et les achats.
• Aider au suivi des dépenses et à les comparer au budget approuvé; prépare les ajustements au besoin.
• Aider les gestionnaires à élaborer les besoins en ressources pour les présentations budgétaires.
• Aider à la préparation des soumissions de performance budgétaire et à la finalisation des rapports de performance budgétaire, en analysant les écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles
• Traite le paiement des factures des entrepreneurs validées par le chef de bureau et surveille les paiements.
Compétences
PROFESSIONNALISME : Professionnalisme: Capacité d’exercer un large éventail de fonctions administratives, par exemple, budget / programme de travail, ressources humaines, gestion de bases de données, etc. Aptitude à appliquer les connaissances des diverses règles et réglementations administratives, financières et de ressources humaines des Nations Unies dans des situations de travail. Montre de la fierté dans le travail et dans les réalisations; démontre la compétence professionnelle et la maîtrise du sujet; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention de résultats; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles; fait preuve de persévérance lorsqu’il est confronté à des problèmes ou à des défis difficiles; reste calme dans les situations stressantes; l’engagement à mettre en œuvre l’objectif de l’égalité des sexes en assurant la participation égale et la pleine participation des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail.
PLANIFICATION ET ORGANISATION : Développe des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues; identifie les activités et les affectations prioritaires; ajuste les priorités au besoin; alloue suffisamment de temps et de ressources pour terminer les travaux; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification; surveille et ajuste les plans et les mesures au besoin; utilise le temps efficacement.
ORIENTATION CLIENT : Considère tous ceux à qui les services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients; établit et maintient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect; identifie les besoins des clients et les associe aux solutions appropriées; surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients afin de se tenir informé et d’anticiper les problèmes; tient les clients au courant des progrès ou des reculs dans les projets; respecte le calendrier de livraison des produits ou services au client.
Formation
High school diploma or equivalent is required. An Advanced Level Certificate (Brevet de Technician Supérieur en Administration) or License in literature is desirable. Passing the Global General Service Test (GGST) is a prerequisite for recruitment consideration in the General Services and related categories in the United Nations Secretariat. Applicants who have not passed the GGST at the time of application may be invited for the test after submitting an application.
Expérience professionnelle
A minimum of seven (7) years of progressively responsible experience in administrative services, finance, accounting, audit, human resources or related area is required.
Work experience with an Enterprise Resources Planning (ERP) system, such as Umoja or similar, is desirable.
Work experience with the United Nations or similar international organization is desirable.
At least three (3) years of working experience as an executive assistant in administrative services, finance, accounting, audit, human resources or related area, is desirable.
Connaissances linguistiques
English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For the post advertised, fluency in oral and written French is required. Working knowledge of English is desirable. Knowledge of another official United Nations language is an advantage.
« Fluency equals a rating of « fluent” in all four areas (read, write, speak, understand) and » Knowledge of equals a rating of’ confident » in two of the four areas.
Méthode d’évaluation
Evaluation of qualified candidates for this position may include a substantive assessment,
followed by a competency-based interview.
Notice spéciale
Appointment against this post is on a local basis and is open for an initial period of one year and may be subject to extension subject to funding availability.
This position is subject to local recruitment pursuant to staff rule 4.4 of the United Nations Staff Rules. All staff in the General Service and related categories shall be recruited in the country or within commuting distance of each office, irrespective of their nationality and of the length of time they may have been in the country. A staff member subject to local recruitment shall not be eligible for the allowances or benefits exclusively applicable to international recruitment.
The United Nations Secretariat is committed to achieving 50/50 gender balance in its staff. Female candidates are strongly encouraged to apply for this position.
Internal Applicants: When completing the form, ensure ALL fields, ALL professional experience and contact information are completed and up to date. This information is the basis for the hiring manager to assess your eligibility and suitability for the position and to contact you.
Staff members are subject to the authority of the Secretary-General and to assignment by him or her. In this context, all staff are expected to move periodically to new functions in their careers in accordance with established rules and procedures.
At the United Nations, the paramount consideration in the recruitment and employment of staff is the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence and integrity, with due regard to geographic diversity. All employment decisions are made on the basis of qualifications and organizational needs. The United Nations is committed to creating a diverse and inclusive environment of mutual respect. The United Nations recruits and employs staff regardless of gender identity, sexual orientation, race, religious, cultural and ethnic backgrounds or disabilities. Reasonable accommodation for applicants with disabilities may be provided to support participation in the recruitment process when requested and indicated in the application.
All applicants are strongly encouraged to apply on-line as soon as possible after the job opening has been posted and well before the deadline stated in the job opening. Online applications will be acknowledged where an email address has been provided. If you do not receive an e-mail acknowledgement within 24 hours of submission, your application may not have been received. In such cases, please resubmit the application, if necessary. If the problem persists, please seek technical assistance through the Inspira « Need Help? » link.
Charte des Nations Unies
Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s’entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu’il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d’emploi ou crée au lieu de travail un climat d’intimidation, d’hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.
Sera dûment prise en considération l’importance d’un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l’Organisation à l’accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.
La considération dominante dans l’engagement, la mutation ou la promotion du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies, conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de changer de fonctions périodiquement à l’intérieur d’un même lieu d’affectation ou dans un autre lieu d’affectation, dans les conditions fixées par le Secrétaire général.
Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d’instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d’accueil de leur compte Inspira.
Les candidatures feront l’objet d’une évaluation et d’un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d’évaluation de l’avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l’Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l’Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l’objet d’une attention particulière pour s’assurer de l’exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.
Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.
