DESCRIPTION SOMMAIRE DE L’ORGANISATION :
Mercy Corps est une organisation non-gouvernementale internationale d’aide humanitaire et de développement. Elle est opérationnelle en République Démocratique du Congo (RDC) depuis août 2007 avec un effectif actuel de plus de 400 employés nationaux et expatriés. Le bureau national de Mercy Corps se situe à Goma avec des sous-bureaux/bases à Beni (Province du Nord-Kivu) ; à Bukavu, Kavumu(Province du Sud-Kivu) ; et à Bunia et Mambasa (Province de l’ITURI). Un nouveau Programme est actuellement mis en œuvre dans les zones de santé de Kalonda Ouest, Kitangwa et Nyanga de la province du KASAI.
En 2022, nous avons atteint 2,2 millions de personnes par nos activités clés en RDC comprenant une combinaison de programmes de développement à long terme et d’intervention humanitaire d’urgence afin de 1) Améliorer la fourniture de services d’eau et assurer un accès équitable aux services d’eau, d’assainissement et d’hygiène, dans les zones urbaines et rurales (WASH) ; 2) Améliorer la sécurité alimentaire et la nutrition ; 3) Promouvoir des moyens de subsistance diversifiés, la relance économique et le développement. Les programmes humanitaires de Mercy Corps RDC visent spécifiquement à aider les populations touchées par le conflit et la crise dans l’Est du Congo par une assistance monétaire inconditionnelle et un soutien WASH d’urgence aux populations déplacées, retournés et les familles hôtes.
| Titre du poste 1 | Officier(ière) Logistique |
| Besoin | 1 poste |
| Lieu de Prestation | Beni |
| Catégorie / Grade | II |
| Superviseur direct | Chef(fe) de base |
| Type de contrat | CDD (6 mois) |
| Statut | Non éligible à la délocalisation |
| Date de l’offre | 23 août 2024 |
| Date de clôture | 05 septembre 2024 à 16H00 |
Mercy Corps RDC met en place des programmes ambitieux visant à renforcer les personnes les plus vulnérables, des moyens de surmonter les difficultés et de renforcer leur résilience face à l’une des crises humanitaires les plus importantes au monde. Dans ce contexte, Mercy Corps cherche à recruter un(e ) Officier(ière) logistique pour son bureau de Beni.
RESUME DU POSTE :
RESPONSABILITES TECHNIQUES :
Sous la supervision directe de la cheffe de Base de Beni, le(la) logisticien(ne) de base aura comme tâches principales : la gestion des actifs de la base, la supervision du gestionnaire du stock, la gestion de la flotte et générateur et l’appui aux interventions des équipes des urgences sur terrain.
Gestion des actifs
- Assurer un bon classement de la documentation des actifs à leur arriver ou leur sortie ;
- S’assurer que tous les actifs de la base sont codés et enregistrés dans la base des données adhoc ;
- S’assurer que tout mouvement des actifs est bien connu et documenté ;
- S’assurer que la base de données des actifs est bien tenue, régulièrement mise à jour et les inventaires sont faits régulièrement ;
Gestion de la Flotte et des Générateurs
- Capitaliser les informations concernant les déplacements des différentes équipes ;
- S’assurer que les chauffeurs ont bien complétés leur demande de réparation ensuite faire le suivi de réparation de véhicules à temps ;
- S’assurer que tout le flot véhicules et moto tourne et satisfait à la demande de mouvement des programmes ;
- Faire un control quotidien et/ou mensuel de véhicules : équipements et document de bord ;
- Faire le suivi de renouvèlement des documents de bord des véhicules et motos ;
- Assurer la réception du carburant et faire le suivi de la consommation et les rapports de conséquence ;
- Compléter et tenir à jour la base de données de consommation des véhicules, des motos et des générateurs de Beni ;
- Assurer la coordination et la planification des mouvements des véhicules pour les missions des staffs Programme ainsi que les mouvements locaux ;
- Coordonner le transport des personnes et/ou matériels de projet avec les départements programme ;
- S’assurer que les chauffeurs sont formés et respectent les procédures de sécurité routière ;
- En collaboration avec le responsable de sécurité, analyser les meilleurs itinéraires pour la sécurité des véhicules et des passagers ;
- S’assurer que tous les équipements et la documentation nécessaires aux mouvements sont en ordre et informer la cheffe de base de Beni en cas de manquement ;
- Faire le suivi des réparations et des entretiens et s’assurer que les véhicules, motos et générateurs passent par un contrôle journalier ;
Gestion du Stock( supervision de l’assistant de Stock).
- Superviser la collecte, le suivi et la maintenance des registres des mouvements des biens entrants et sortants du magasin de Mercy Corps, y compris toutes les feuilles de route liées au mouvement de stock;
- Tenir et mettre à jour quotidiennement la base de données de gestion de stock et entrepôts ;
- S’assurer que tous les formulaires liés à la gestion de stock, à savoir les fiches de stock, les registres journaliers, etc., sont mis en place et sont à jour à tout moment ;
- S’assurer que tout mouvement de stock soit bien documenté de manière appropriée et dûment approuvé par les personnes autorisées ;
- S’assurer de la mise en place d’un système de classement systématique et correct des dossiers, y compris les copies de tous les documents utilisés (documents de transport, service, manutention, contrats, etc.) sont en place.
- Travailler étroitement avec le responsable du stock des autres antennes terrain Mercy corps en RDC en suivant clairement les politiques et procédures de Mercy Corps en matière de gestion de stock/magasin ; S’assurer que les fiches de gestion de stock, les feuilles de route, les bons de sortie de matériels, les bons de carburant, etc.… sont bien utilisés et toujours à jour ;
- S’assurer que l’inventaire des biens, équipements et consommables est fait correctement de façon quotidienne comme demandé ;
- Recevoir et inspecter les biens, fournitures ou équipements comme décrits et spécifiés dans les bons de commande ;
- Expédier les biens à partir du magasin en utilisant les formulaires appropriés de Mercy Corps (bon de sortie, feuille de route, fiche de stock, etc.…);
- Préparer les rapports mensuels des stocks, la réception et consommation de carburant, les rapports de fin de programmes, les rapports de fin d’année fiscale, et tout autre rapport comme demandé par le chef de bureau ou le superviseur ;
Gestion des infrastructures
- Faire un suivi systématique de la maintenance de la base et faire des suggestions à la cheffe de base pour l’amélioration de l’environnement.
Rapportage
- S’assurer que tous les rapports logistiques de la base (stock, carburant, actif, non actif, pièces détachées…) sont bien faits dans le temps, sont correctes et validés par la cheffe de base avant toute transmission ;
Appuyer les programmes d’urgence dans la coordination des besoins logistiques
- Participer activement aux réunions de coordination d’urgence ;
- Participer activement aux réunions de pré-déploiement des missions d’urgence ;
- Coordonner avec le département des urgences pour répondre aux besoins logistiques relatives aux missions de déploiement rapide ;
- Il/elle est le point focal pour la collecte de tous les besoins opérationnels entre les programmes des Urgences et le département de la logistique ;
- Dans le cadre de son appui sur les bases d’intervention, le(la) logisticien(ne) connait et applique les procédures de Mercy Corps et vérifie que ces dernières sont bien comprises par l’ensemble des staffs logistique et programme terrain ;
- Dans le cadre de son travail, le(la) logisticien(ne) sera en contact permanent avec les bases d’intervention afin d’appuyer leurs demandes, vérifiera et compilera les informations contenues dans les rapports de base.
- Il(elle) se mettra également à disposition en cas de vacances de poste ou de surcharge de travail sur les différents postes de la logistique tels que la gestion des équipements, du stock, du parc véhicules, des achats et des infrastructures ;
Divers
- Accomplir d’autres tâches à la demande de la cheffe de base ;
- Se conduire professionnellement et personnellement de manière à apporter de la crédibilité à Mercy Corps et ne pas compromettre sa mission humanitaire ;
CONNAISSANCES ET EXPERIENCES
- Avoir un diplôme universitaire en logistique, en informatique ; en gestion ou tout autre diplôme/certificat équivalent ;
- Avoir au moins 2 ans d’expérience de gestion en logistique et achats de préférence avec une ONG internationale ou 2 ans à un poste similaire ;
- Avoir une connaissance requise de l’outil informatique (Word, Excel, Outlook, etc.) et une bonne maîtrise de la gestion de bases de données ;
- Une capacité manifeste de communication (orale & écrite) en français et anglais ;
- Une habilité prouvée d’anticiper indépendamment des solutions aux problèmes interpersonnels avec un minimum de supervision ;
- Avoir des notions en mécanique automobile, électricité, Wash et bâtiment constitue un atout ;
- Être capable de travailler de manière flexible et respectueuse dans une équipe multiculturelle ;
- Bonnes capacités en leadership et plaidoyer ;
- Fortes capacités et expérience en planification ;
- Expérience de travail en équipe ;
- Forte capacité d’écoute et de communication ;
- Apte à voyager durant des longues périodes dans des zones peu accessibles avec des conditions de vie réduits au strict minimum ;
- Capacité de résistance au stress ;
- Être capable de gérer plusieurs demandes et obligations en même temps ;
- Innovateur : être capable d’apprendre les leçons, d’adapter les choix aux réalités et aux meilleures pratiques ;
- Capable de chercher l’excellence c’est-à-dire avoir l’initiative d’assurer que le programme va aller au-delà des exigences ;
- Pouvoir faire de bonnes propositions en vue de décisions opérationnelles ;
FACTEURS DE SUCCES :
- La volonté et la capacité de faire respecter les règles et procédures de Mercy Corps est essentielle ;
- L’habilité prouvée d’interagir effectivement avec les membres de l’équipe, le personnel national et international, les communautés bénéficiaires est fortement nécessaire ;
- Une habilité démontrée de pouvoir travailler rapidement, correctement et de façon précise pour, à la fois accomplir multiples tâches dans un délai requis avec un minimum de supervision est fortement demandée ;
- L’habilité de traiter l’information nécessaire et correcte pour supporter effectivement et efficacement les activités tels que requis par les programmes sur le terrain ;
- La confidentialité, discrétion, l’honnêteté et intégrité dans l’accomplissement de ce travail est obligatoire ;
APPRENTISSAGE ORGANISATIONNEL
POSTE 2 : Chef(fe) d’Equipe Achats Grand Nord & Ituri
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