World Vision International est une organisation humanitaire internationale chrétienne évangélique, fondée le 22 septembre 1950 par Robert Pierce. Elle dispose de bureaux dans 90 pays du monde. Son siège international est basé à Londres, au Royaume-Uni et son président est Andrew Morley.
Avec plus de 70 ans d’expérience, notre objectif est d’aider les enfants les plus vulnérables à surmonter la pauvreté et à vivre pleinement leur vie. Nous aidons les enfants de tous horizons, même dans les endroits les plus dangereux, inspirés par notre foi chrétienne.
Venez rejoindre nos plus de 34 000 employés travaillant dans près de 100 pays et partagez la joie de transformer les histoires de vie d’enfants vulnérables !
Poste 1 : Gestionnaire de la chaine d’approvisionnement
Type de contrat d’employé :
Local – Employé à durée déterminée (CDD)
Description de l’emploi:
Section I – DESCRIPTION DU POSTE/ TEXTE DE LA PUBLICATION
OBJECTIF DU POSTE
Cet objectif du poste sera utilisé dans le site WVI ou le site Carrières local et, le cas échéant, dans les publicités. Veuillez décrire le rôle en 2-3 phrases concises. Concentrez-vous sur le cœur de ce que ce rôle est censé accomplir. Décrivez le but de ce poste et comment ce poste contribue à la réalisation des objectifs du service ainsi qu’à la gestion et à la performance des autres.
Gérer efficacement la fonction de la chaîne d’approvisionnement conformément aux procédures de World Vision afin de soutenir la mise en œuvre en temps opportun des programmes / projets de World Vision RDC qui auront le plus grand impact sur l’amélioration des processus, la simplification, la normalisation et la maîtrise des coûts, garantissant ainsi la réalisation du Child Well Être des résultats.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Énumérez les déclarations décrivant les résultats finaux de ce poste et la méthode de réalisations, et comment les résultats/performances sont examinés et mesurés. Commencez par les responsabilités les plus importantes.
% Temps
Activités principales
Résultats finaux attendus
Besoins de l’entreprise
Élaborer une stratégie fonctionnelle alignée sur la stratégie GSCM et les priorités du RO, en coordination avec les autres stratégies du département et du NO.
Examiner et finaliser les plans d’affaires annuels
S’engager de manière proactive avec les fournisseurs, les partenaires, les autorités locales, les autres ONG, les clusters et les parties prenantes pour assurer une bonne coordination et un partage d’informations adéquat, répondre aux préoccupations/problèmes communs et rechercher des solutions.
SCM est considéré comme un partenaire stratégique du bureau national.
Planification
Représenter la fonction SCM sur le processus de planification stratégique et de planification annuelle des activités NO
Représenter la fonction SCM dans la conception des projets et participer aux réunions du GAM, aux réunions des partenaires et des sous-bénéficiaires en veillant à ce que le SCM soit engagé suffisamment tôt pour permettre une contribution professionnelle pendant la phase de planification.
Préparer les directives de planification des achats conformément aux directives mondiales et au calendrier de planification et les partager avec toutes les parties prenantes.
Examiner la planification des achats et préparer le plan d’approvisionnement annuel consolidé pour socialiser avec NO Management & RSCM et développer la stratégie d’approvisionnement.
Veiller à ce que les plans d’approvisionnement annuels soient examinés chaque trimestre avec les finances et les opérations, et mettre à jour les plans d’approvisionnement en conséquence.
Le processus de planification et d’examen des achats est intégré au processus de planification et de budgétisation.
Approvisionnement stratégique
Déterminer les besoins pour la catégorie, le marché et le fournisseur titulaire en fonction de l’analyse des dépenses et des plans d’approvisionnement annuels.
Exécuter la stratégie d’approvisionnement révisée et approuvée.
Développer le processus d’évaluation du marché et de pré-qualification des fournisseurs sur la base des politiques et processus mondiaux.
Développer le cadre de gestion du processus RFQ / RFP, y compris les bases de référence et les méthodologies d’enquête sur les prix.
Diriger les négociations pour les catégories à dépenses élevées et développer les stratégies de négociation et les processus contractuels pour les autres catégories.
Examiner les documents de soumission au comité d’approvisionnement pour s’assurer de leur exhaustivité afin de permettre un processus de prise de décision éclairé.
Assurez-vous que le processus d’approvisionnement stratégique et les contrôles connexes sont inclus dans les outils d’évaluation des partenaires/sous-bénéficiaires pour l’évaluation.
A établi l’approvisionnement stratégique qui est la méthode standard de WV pour la sélection des fournisseurs, l’attribution des contrats et le processus d’approvisionnement.
Gestion des contrats et des relations avec les fournisseurs
Vérifiez (via le service juridique du pays) et finalisez les contrats Global Standard pour une utilisation NON.
Rédiger et réviser les contrats des fournisseurs pour les catégories où le format de contrat standard mondial approuvé n’est pas applicable, et examiner les modifications recommandées par les fournisseurs.
Assurez-vous que les indicateurs de performance clés (KPI) sont intégrés pour tous les contrats d’approvisionnement stratégique et gérés.
Résoudre les problèmes liés aux contrats et améliorer les conditions générales dans les contrats et le processus de passation des marchés.
Développer le processus d’intégration des fournisseurs et le cadre de gestion des relations avec les fournisseurs, y compris les directives de communication et le plan d’amélioration continue des fournisseurs.
WV utilise des contrats standard / vérifiés et gérés, en maintenant une relation saine avec les fournisseurs.
Exécution des achats
Assurez-vous que tous les PR orphelins en attente d’être recherchés sont affectés au personnel approprié et sont traités en temps opportun.
Suivez les politiques et les directives d’approvisionnement dans les décisions d’attribution des fournisseurs sous le seuil applicable et assurez-vous que le mécanisme d’examen périodique est à la place des décisions d’attribution des fournisseurs des acheteurs.
S’assurer que toutes les lacunes sont identifiées concernant l’exécution de l’approvisionnement (processus, utilisation du système, litiges, etc.) et les mettre à jour/résoudre en temps opportun.
Fluidité des opérations d’approvisionnement quotidiennes, assurer une livraison rapide et de qualité.
Gestion des données, analyse et rapports
Développer, suivre et évaluer les mesures d’approvisionnement, y compris les domaines de l’analyse des dépenses, du processus d’approvisionnement au paiement, de l’efficacité opérationnelle et des performances des fournisseurs pour piloter le développement et la mise en œuvre de la stratégie d’approvisionnement.
Concevoir et communiquer le tableau de bord SCM KPI à la direction.
Organiser des réunions régulières avec le personnel sur les KPI pour identifier les domaines à améliorer.
Surveiller l’avancement des projets d’approvisionnement et produire des rapports sur l’état de l’approvisionnement à l’intention de la direction.
Assurez-vous que le processus de gestion des données de référence repose sur des directives mondiales, garantissant l’acceptation et l’exhaustivité.
Les données opérationnelles sont collectées, analysées, interprétées et bien gérées en respectant les objectifs SCM .
Processus, procédure et politique
Comprendre, interpréter et analyser les politiques, processus et directives mondiaux pour une meilleure adoption au niveau NO et gérer le processus d’approbation des exceptions.
Diriger le plan de mise en œuvre de la politique, des processus et des directives, en définissant les rôles, les responsabilités et les propriétaires pour chaque étape du processus SCM.
S’assurer que des révisions régulières sont effectuées sur les politiques, processus et directives d’approvisionnement (source pour payer (S2P), logistique, entreposage) pour garantir leur efficacité et leur applicabilité et conseiller les équipes régionales et mondiales de SCM pour d’éventuels changements et/ou améliorations.
Conseiller les bureaux nationaux sur l’acquisition et l’utilisation des 3PL et 4PL et l’application des INCOTERMS.
Veiller au respect des politiques, procédures et documentations de SCM pour garantir la conformité avec WVI et les réglementations des donateurs des partenaires/sous-bénéficiaires de mise en œuvre sont en cours d’évaluation au stade de l’évaluation des partenaires/sous-bénéficiaires et les capturent dans les plans de développement des capacités.
Des processus standard mondiaux sont mis en œuvre et intégrés à une culture d’amélioration continue.
Développement et mise en œuvre de systèmes
Maintenir les procédures et les mettre en œuvre.
Planifier et exécuter les tests et la mise en œuvre des principaux systèmes.
Assurez-vous que les bases de données répondent aux besoins des utilisateurs.
Assurer la liaison avec les programmeurs, les applications/le personnel opérationnel, les chefs de projet informatique et les autres membres du personnel technique.
Maximiser l’utilisation de tous les systèmes/outils/tableaux de bord et un fonctionnement bien géré avec les parties prenantes externes.
Contrôle et Conformité
Évaluer la criticité des risques identifiés liés à la GCA et à l’approvisionnement et les tracer dans la pyramide des risques.
Élaborer les plans d’atténuation des risques et intégrer les processus, les POS et les lignes directrices pour la mise en œuvre et évaluer régulièrement les mesures de contrôle.
Surveiller le respect des mesures de contrôle et la conformité aux politiques et directives de la chaîne d’approvisionnement de VM.
Coordination avec les autorités réglementaires pour une meilleure compréhension des exigences et guider l’unité SCM pour se conformer et surveiller la mise en œuvre.
Enquêter sur les cas signalés de violation des contrôles, de fraudes, de non-conformité, de détournement de fonds et d’actifs de VM liés à SCM et prendre des mesures correctives conformément au cadre NON établi.
Effectuer une analyse des causes profondes des résultats des audits externes et internes, préparer la réponse et le plan de mise en œuvre et surveiller.
S’assurer que les politiques, les procédures et le système de contrôle interne de SCM sont suffisamment solides pour protéger les fonds et les pouvoirs de VM alloués aux partenaires et aux sous-bénéficiaires dans le cadre de l’accord de partenariat. Toute lacune doit être capturée au stade de l’évaluation des partenaires/sous-bénéficiaires et s’appuyer sur les plans de développement des capacités.
Atténuer les risques financiers et éviter les cotes de risque financier importantes dans les achats pour le programme Vision Mondiale et les partenaires.
Direction et coaching
Assurer le leadership du service de la chaîne d’approvisionnement pour s’assurer que la stratégie Notre promesse est intégrée à l’objectif annuel et au travail quotidien du service.
Gérer les performances des subordonnés directs par le biais d’évaluations des performances, de conversations fréquentes et d’autres méthodes, le cas échéant. Soyez courageux en fournissant un coaching ou des commentaires pour une amélioration continue des performances.
Assurez-vous que tous les membres du personnel de la chaîne d’approvisionnement comprennent les politiques, les processus et les systèmes d’approvisionnement.
Planifier et coordonner les réunions des départements pour examiner l’état des tâches et informer l’équipe de direction de l’avancement des fonctions des départements.
Diriger une réunion d’examen mensuelle appropriée pour résoudre les problèmes / performances d’approvisionnement ouverts et fournir une solution.
Disponibilité des plans de relève pour les postes clés de l’équipe et de la direction de 2e ligne.
Formation et renforcement des capacités
Coordonner, participer et / ou former le personnel de la chaîne d’approvisionnement et d’autres départements de WVI sur les politiques, processus et systèmes d’approvisionnement de WVI.
Développer l’évaluation des capacités des partenaires / sous-bénéficiaires et le cadre / les directives de renforcement des capacités sont développés, en tirant parti des meilleures pratiques réglementaires les plus récentes.
Former l’équipe SCM et les autres parties prenantes internes à l’utilisation du cadre d’évaluation des capacités et à l’élaboration de plans de renforcement des capacités pour les partenaires/sous-bénéficiaires.
S’assurer que les plans de renforcement des capacités sont mis en œuvre, suivis et prendre des mesures correctives pour les lacunes / écarts identifiés.
Disponibilité d’une équipe SCM bien formée qui gère l’opération.
CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET APTITUDES
Énumérez l’éducation, les connaissances et les compétences, les licences préférées et toutes les expériences requises pour occuper ce poste de manière pleinement compétente.
Exigences minimales en matière d’études, de formation et d’expérience pour être admissible au poste :
Énumérez les exigences académiques (le cas échéant) , les compétences techniques ou autres connaissances requises comme qualification minimale pour ce poste.
Diplôme universitaire en gestion de la chaîne d’approvisionnement, achats, finances ou administration des affaires, ou qualification professionnelle équivalente (CIPS avancé)
Un minimum de cinq (5) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans l’approvisionnement, la gestion des contrats, l’administration des contrats et/ou la logistique, dont trois (3) années d’expérience directement liée à l’approvisionnement et/ou à la passation de contrats de première main sont requises.
Au moins 5 ans d’expérience dans la gestion de personnel
Énumérez l’expérience de travail supplémentaire requise comme qualification minimale pour ce poste.
Licence, inscription ou certification requise pour occuper ce poste :
Le cas échéant, inclure les exigences linguistiques comme qualification minimale pour ce poste.
Compétences, connaissances et expérience préférées :
Énumérez les exigences académiques, les compétences techniques ou les autres connaissances préférées pour ce poste.
Informatique (Word, Excel, Powerpoint, PowerBI, Outlook etc…)
Énumérez les expériences de travail supplémentaires préférées pour ce poste.
Expérience substantielle de travail dans le secteur des ONGI traitant avec plusieurs fonds de donateurs et répondant aux différentes exigences des donateurs
Renforcement des capacités/compétences d’évaluation
L’expérience est le leadership d’équipe – supervision, coaching,
Environnement de travail
Inclure les détails du voyage et de l’environnement de travail.
Remplir les déclarations de voyage et/ou d’environnement de travail, le cas échéant.
- Le poste exige la capacité et la volonté de voyager au pays et à l’étranger jusqu’à 30 % du temps.
CAPACITÉS DE BASE DE LA CHAÎNE D’APPROVISIONNEMENT
Compétences de base
– Analyse des besoins de l’entreprise : capacité à comprendre, définir et façonner les besoins de l’exploitation, de la direction et des autres parties prenantes.
– Acuité financière : La capacité de collecter des données, d’analyser les coûts, les données financières/économiques internes et externes, d’interpréter les résultats et de traduire les performances de la chaîne d’approvisionnement en impact financier et programmatique et d’identifier/mettre en œuvre des opportunités d’amélioration des flux de trésorerie.
– Connaissance du système : capacité à comprendre et à évaluer les systèmes et la modification des systèmes et l’utilisation des logiciels Office.
– Étude du marché de l’approvisionnement et des fournisseurs : capacité à mener des études de marché pour obtenir des propositions compétitives de la part des fournisseurs.
– Développement de la stratégie de catégorie/d’approvisionnement : la capacité de créer un plan structuré et un résumé convaincant de la stratégie de catégorie/d’approvisionnement recommandée, sur la base d’informations qui offrent un avantage.
– Gestion de la demande : La capacité de canaliser/gérer le volume de biens/services consommés par l’entreprise pour parvenir à une utilisation efficace, efficiente et minimisant le gaspillage.
– Gestion de la négociation et des relations avec les fournisseurs : la capacité d’obtenir les résultats souhaités, en utilisant une variété de stratégies et de tactiques d’influence, et de négocier des relations stratégiques avec les fournisseurs.
– Gestion des contrats : capacité à mettre en place la bonne forme juridique de contrat et à inciter les utilisateurs internes à s’y conformer, à gérer la demande des utilisateurs et à mesurer et analyser la performance du service et la relation avec les fournisseurs.
– Gestion de la performance des fournisseurs : La capacité de définir les bonnes mesures de performance pour le fournisseur/prestataire de services afin d’augmenter efficacement les performances de l’entreprise parallèlement à des mécanismes de surveillance et de contrôle bien établis.
– Développement des relations avec les fournisseurs : La capacité de déterminer le bon niveau de relation nécessaire avec un fournisseur et de développer/exécuter le plan pour construire et gérer une telle relation.
– Conformité : la capacité de démontrer la conformité aux politiques, aux réglementations de l’industrie et aux lois locales.
– Gestion des risques : La capacité d’identifier les risques organisationnels, y compris les fluctuations monétaires et le prix des matières premières et de mettre en œuvre des plans d’atténuation appropriés qui incluent la séparation des tâches.
– Amélioration des processus : la capacité d’analyser et de reconcevoir les processus commerciaux pour améliorer les mesures de performance clés et identifier des moyens innovants pour obtenir des résultats commerciaux.
– Développement de l’analyse de rentabilisation : La capacité de construire l’analyse de rentabilisation du changement et de faciliter et mettre en œuvre les changements.
– Gestion de projet : la capacité de planifier, de coordonner et de réaliser des activités de projet et de programme.
-Engagement des parties prenantes : la capacité de comprendre, d’influencer et de gagner en crédibilité auprès des parties prenantes afin d’obtenir des résultats commerciaux supérieurs grâce à leur soutien.
-Communication : la capacité de partager des informations avec clarté et impact en utilisant plusieurs canaux et de favoriser le partage ouvert d’informations dans toute l’organisation.
– Travail d’équipe : la capacité de soutenir les collègues pour assurer le succès de l’équipe, d’établir des relations à la fois internes et externes pour obtenir des résultats organisationnels, en tirant parti et en respectant les différences.
RELATIONS DE TRAVAIL
Énumérez et décrivez tous les contacts (n’incluez pas votre superviseur direct ou vos subordonnés) nécessaires pour accomplir efficacement ce poste. Commencez par les contacts les plus importants. Soyez précis (par exemple, les dirigeants des Nations Unies, les directeurs stratégiques ou les experts en la matière d’autres ONG, ou d’autres spécialistes techniques d’arènes clés, etc.)
Contacts/Raison du contact
Directeur Finances & Services Support / Supervision ( Quotidien)
Responsables des bureaux de zone et nationaux / Examens des performances de la fonction d’approvisionnement (mensuel)
Comité d’approvisionnement / Représentation au sein du comité d’approvisionnement (hebdomadaire au moins et au besoin)
Suivi des performances SLT/Supply Chain local (mensuel) ; Examiner les domaines d’opportunité (mensuel)
Fournisseurs locaux et régionaux :
– Revues de performance des fournisseurs (Hebdomadaire) ;
Membres de la vaste communauté de pratique externe, ainsi que bénévoles et bénéficiaires :
– Développer des relations et rester au courant des besoins et des tendances de la chaîne d’approvisionnement locale. (Hebdomadaire)
Équipe locale de gestion de l’acquisition des subventions :
– Contribuer aux propositions de subventions et à la conception du projet
– Collaboration avec les pairs de la chaîne d’approvisionnement et des services partagés (au besoin)
Types de candidats acceptés :
Candidats locaux et internationaux (IA) acceptés
Type de contrat d’employé :
Local – Employé à durée déterminée (CDD)
Description de l’emploi:
Les principales responsabilités :
- Faciliter le transport des biens et des personnes d’un lieu à un autre conformément aux politiques et procédures de World Vision
- Remplir correctement le carnet de bord (Km, différent mouvement, la quantité de carburant pris, et le montant, la signature du chauffeur sur les reçus (Manuel et électronique), points de départ et points d’arrivée, et les différentes réparations à la partie Entretient.
- Contrôle de routine des véhicules
- Rapports de carburant soumis dans les délais du véhicule touché
- Rapport d’incident soumis conformément à la politique
- Paiement des factures/ Documents ou Courrier à envoyer et à recevoir
- S’assurer que les véhicules sont propres et dans de bonne condition pour l’utilisation
- Informer à temps toute forme de problème mécanique, préparer une demande de Travaux (Work Service réquisition) afin de procéder à la réparation.
Diplômes : Education/Connaissances/Compétences techniques et Expérience
- Etre titulaire au moins du BEPC
- Etre titulaire d’un permis de conduire catégorie B datant d’au moins 2ans
- Savoir lire et écrire en français
- Avoir une expérience d’au moins trois (3) ans attestés dans le domaine de la conduite et de l’entretien des véhicules
- Etre méticuleux et ordonné
- Aimer le travail en équipe et être un bon communicateur
- Très bonne aptitude à travailler sous pression
- Jouir d’une bonne santé
- La connaissance de l’anglais et de l’outil informatique sont des atouts.
Environnement de travail
- Bureau avec des déplacements fréquents sur le terrain
- Voyages : 80 % des voyages nationaux
Types de candidats acceptés :
Candidats locaux uniquement
