| Etendue des responsabilités |
Soutenir les activités du Projet avec les moyens, procédures et outils qu’il définira avec le Colog afin de faciliter la bonne réalisation des objectifs opérationnels :
- Veiller à la mise en œuvre et au respect des procédures, politiques, outils de gestion logistiques Befen ; au besoin, faire des propositions d’amélioration.
- Assurer l’approvisionnement logistique et médical du Projet.
- Assurer la gestion et le suivi logistique des ressources matérielles du Projet, sous la supervision des référents hiérarchique et technique.
- Mettre en œuvre les activités de support (communication, électricité, transport), ainsi que les autres activités logistiques nécessaire à la réalisation des objectifs médicaux (construction/réhabilitation, eau/hygiène/sanitaire, etc.).
- Coordonner le travail de toutes les équipes logistiques, assurer leur formation et leur évaluation.
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| Responsabilités de la fonction |
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Logistique et Sécurité
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- Participe à la mise en œuvre des choix techniques, des politiques et procédures logistiques définis par le référent technique, et veille à leur bonne application ainsi qu’à l’utilisation correcte des outils et documents de suivi logistique.
- Mise en œuvre des aspects techniques prévus pour la politique de réduction des risques pour le projet, assure la faisabilité technique du plan d’évacuation.
- Participe à l’élaboration et/ou la mise à jour de la politique de sécurité sur le Projet.
- Participe à l’évaluation des besoins matériels et humains nécessaires à la réalisation des activités logistiques sur le Projet, en collaboration avec les référents hiérarchique et technique.
- Participe à l’élaboration, la mise à jour et le suivi du budget logistique, en collaboration avec l’Administrateur.
- Veille à la bonne utilisation, au suivi et à la maintenance régulière (dans le respect des standards Befen), ainsi qu’à la sauvegarde de l’ensemble des infrastructures, installations et équipements du Projet, à travers notamment la mise en en place et le suivi de mesures/règles de sécurité (vol, incendie, etc.).
- Assure l’entretien et la maintenance des infrastructures de santé, des bâtiments logistiques, administratifs, et des lieux d’habitation du projets et de l’équipes BEFEN/ALIMA.
- Assure de bonnes conditions de vie aux équipes et veille au respect des mesures d’hygiènes définies par le référent technique, en collaboration étroite avec le Référent Médical.
- En l’absence du Responsable Terrain et sur demande du Coordinateur général, assure le suivi de la sécurité.
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Approvisionnement
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- Organise le système d’approvisionnement suivant les dispositions locales ou régionales ou en accord direct avec le référent technique, en fonction des facilités d’importation de matériel et/ou médicaments.
- Effectue les achats locaux en respectant les règles d’approvisionnement BEFEN. Il garantit la qualité des produits, du service fournis, du délai et de la compétitivité des prix (plusieurs devis), dans le respect de la déontologie.
- Prépare les bons de commandes pour les achats selon les besoins logistiques, médicaux et administratifs, en respectant les procédures (utilisation Logistiques, signatures des commandes, etc.).
- Assure le suivi administratif des commandes internes et externes ; veille à ce que tous les documents relatifs à ces commandes (way-bill, packing-list, etc.) soient classés et archivés.
- Veille aux conditions de réception du fret ou matériel arrivant par camion, ainsi qu’à l’organisation et la préparation (yc compris emballage et documentation) du matériel devant être envoyé.
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Stocks
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- Assure l’entreposage, le conditionnement et la gestion des stocks (matériel logistique, papeterie et produits d’entretien), et apporte un soutien technique aux équipes médicales pour la(les) pharmacie(s).
- Respect les règles de stockage relative aux produit stocké (nourriture, produit dangereux,….)
- Veille au suivi quotidien des mouvements (consommation), de la mise à jour des cartes de stocks.
- Effectue, selon la fréquence définie avec le référent technique, un inventaire physique de tous les stocks, ainsi que de l’ensembles des biens de Befen/Alima.
- Evalue régulièrement les surfaces de stockage utilisées par rapport aux besoins du Projet (volume, sécurité, etc.) ; propose au référent technique les adaptations possibles (nouveaux locaux, etc.).
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Eau, Hygiène et Assainissement
(EHA)
et Construction / réhabilitation |
- Réalise un diagnostique de la situation sanitaire du projet et de l’environnement des bénéficiaires
- Met en place les activités EHA prévues pour le Projet ; propose des améliorations si nécessaire.
- En collaboration avec le référent technique, définit et met en œuvre toutes les activités de construction et réhabilitation du Projet, et en assure le suivi.
- Supervise et encadre les équipes en charge des projets de construction/réhabilitation.
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Véhicules
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- Veille à maintenir un parc de véhicules qui correspond aux besoins du Projet en taille, et en qualité ; propose les changements nécessaires au référent technique.
- Veille à la bonne gestion du parc de véhicules, à l’entretien régulier et à la bonne tenue du Logbook.
- Veille à l’organisation des transports (mouvement quotidien des véhicules), en collaboration avec le référent hiérarchique, en tenant compte des besoins du Projet et des aspects sécuritaires.
- Assure le suivi de consommation de carburant des véhicules et appareils mécaniques (générateurs), ainsi que de l’utilisation de pièces détachées.
- S’assure de la sécurité des personnes et du matériel lors des transports.
- Supervise et encadre les équipes de chauffeur et mécaniciens et personnel impliqué.
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Télécommunications
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- Garantit l’adéquation entre les moyens et les besoins en communication ; propose un nouveau set up si nécessaire.
- Garantit l’accès à un moyens de communication d’urgence 24h/24 et 7j/7.
- Veille au bon fonctionnement, utilisation, entretien et suivi des équipements de communication (radio HF, VHF, Rbgan, ordinateurs, etc.).
- S’assure de la mise à jour de la liste des contacts radio et téléphoniques.
- Veille au briefing du personnel du projet sur le fonctionnement et les modalités d’utilisation des moyens de communication.
- Encadre les opérateurs radios
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Ressources Humaines
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- Propose l’organigramme de l’équipe logistique du Projet au RT et au Colog. En collaboration avec l’administrateur de la mission définit les niveaux de responsabilité et les profils de poste de chacun des collaborateurs de l’équipe logistique.
- Il s’assurera entre autre que l’équipe logistique est dimensionnée pour assumer le support logistique quotidien (fondamentaux) du projet lors de ses périodes d’absence.
- Assure le briefing logistique, technique sécurité et communication du projet à l’ensemble des employés internationaux et cadres nationaux,
- En respect des règles éthiques et des procédures misse en place par l’administrateur de la mission, assure le recrutement des membres de son équipe (véhicules, stocks, achats, gardiennage, etc.).
- Assure la supervision, le suivi, et l’évaluation des membres de l’équipe logistique.
- Propose les personnels cadre de son équipe aux formations.
- Avec les RH, propose et organise des sessions de formations pour ses équipes
- Veille à ce que le personnel logistique soit géré dans le respect des règles et procédures de Befen/Alima ainsi que des lois du pays.
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Administration
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- Négocie les conditions des contrats de location de véhicules, sous la supervision du département administratif et le référent technique.
- Assure la validation technique des infrastructures et bâtiments loué, ainsi qu’à la rédaction des règles de Sécu se rapportant à ces surfaces (visiteurs autorisés, etc.).
- Veille à ce que tous les documents relatifs aux infrastructures, installations et équipements soient classés et archivés de manière organisée.
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Information
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- Entretient un réseau de contacts dans son domaine de compétences (partenaires, autres ONG, autorités locales, fournisseurs, etc.) ; participe aux réunions logistiques avec les partenaires et autres sections BEFEN/ALIMA.
- Organise régulièrement des réunions avec ses équipes, afin de partager toutes les informations et problématiques, cas échéant trouver des solutions.
- Communique quotidiennement avec les Logisticiens Spécialisés afin d’assurer une bonne compréhension sur les activités et les priorités de chacun.
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Reporting
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- Rédige, en fonction des fréquences établies sur la Mission, les rapports d’activités, et veille à ce que les données statistiques soient régulièrement mises à jour.
- Evalue la qualité du service logistique de son Projet en remplissant le formulaire des fondamentaux tous les trimestres.
- Communique immédiatement à son référent hiérarchique et/ou technique toute information ayant ou pouvant avoir un impact sur la sécurité du personnel et/ou des biens de Befen/Alima.
- Signale immédiatement au référent hiérarchique tout problème survenant sur le Projet, notamment dommage, perte, tentative d’effraction ou vol.
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| Autre |
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| Responsabilités envers Befen/Alima |
| Connaissance générale de Befen/Alima |
- A une compréhension générale de l’association, son fonctionnement, sa structure et ses valeurs (Charte).
- Connaît les objectifs de Befen/Alima ainsi que ses activités en général et dans le contexte du travail.
- Participe activement aux réunions et aux formations.
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| Connaissance
du Projet |
- S’informe sur l’historique du Projet, les origines et les conséquences des décisions stratégiques, au travers des rapports opérationnels (CPP, Action Plan, etc.), des rapports de fin de mission et autres documents internes.
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| Connaissance
du contexte |
- Développe ses connaissances sur l’historique de la région, plus spécifiquement sur les localités où Befen/Alima déploie ses activités, et sur les événements politiques, économiques, sociaux majeurs.
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Coopération
avec les autres départements |
- Est au courant des activités des autres départements, respecte les règles spécifiques et les procédures, donne si nécessaire un soutien.
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