L’ONG MÉDECINS du MONDE (MdM) recrute pour ce poste (20 Février 2024)

La responsabilité globale

En tant que responsable des finances et de la conformité, vous assisterez le coordinateur financier adjoint dans la gestion d’un budget d’env. Un budget annuel de 4 millions € impliquant 3 bailleurs institutionnels finançant la mission Nigeria, gérée depuis Maiduguri, depuis 2 hubs différents.

Vos principales responsabilités sont :

• Comptabilité;
• Budget;
• Trésorerie;
• Conformité;
• Relation avec le partenaire ;
• Gestion d’équipe;

Vous travaillerez sous la supervision directe du coordinateur financier adjoint basé à Maiduguri. Vous assurerez un bon partage d’informations avec les différents membres de la Coordination Nigeria.

Vous superviserez directement :

• Responsable financier et 1 assistant financier basé à Maiduguri

Vous serez le référent technique pour le personnel suivant :

• Chargé des finances et de l’administration basé à Damboa
• Personnel administratif ou financier des partenaires
• Focus sur les 3 activités prioritaires par rapport au contexte de la mission
• La FFU est mise à jour chaque mois et la réunion de la FFU se fait chaque mois au niveau du terrain
• L’équipe Finance est formée et autonome sur ses fonctions
• La comptabilité mensuelle est soumise au siège avant le 15 de chaque mois.

Tâches essentielles

Comptabilité

• Aider à superviser les fonctions comptables et financières de coordination du Nigeria
• Veiller à ce que les procédures, outils et logiciels de coordination administrative, comptable et de trésorerie du Nigeria soient utilisés dans les missions.
• S’assurer que les dépenses sont justifiées selon les procédures de MdM France et des bailleurs de fonds
• Aider à garantir que tous les documents administratifs sont correctement classés et archivés
• Aider à superviser la clôture de la comptabilité et à s’assurer que les délais sont respectés
• intégrer les nouveaux contrats des bailleurs de fonds dans la gestion financière des projets de la mission

Budget

• Aider à gérer le suivi budgétaire (BFU) et fournir des informations et des analyses financières aux coordinateurs financiers dans le cycle budgétaire de la mission.
• Participer à l’élaboration du budget de référence en collaboration avec le Coordonnateur Financier et à la construction du cadre budgétaire annuel.
• Participer à la visite des donateurs avec le coordinateur financier et présenter le budget et l’analyse mis à jour.
• Aider à préparer les rapports financiers aux donateurs
• Veiller à ce que les dépenses liées aux budgets, aux subventions et aux contrats soient surveillées et que les rapports soient préparés pour maintenir le solde du compte.
• Former les cadres supérieurs de la mission à l’utilisation du Suivi budgétaire.

Trésorerie

• Gestion quotidienne du coffre-fort, et des virements nécessaires avec caisse ou opérations de change
• Supervision des déplacements sécuritaires dans SAGA et mise à jour des pièces justificatives conformes
• Élaborer les demandes de trésorerie mensuelles avec l’équipe pour le programme et les services de support ; et communiquer au coordinateur financier
• S’assurer que les règles de sécurité de la trésorerie de la mission sont mises en œuvre et que les procédures et outils de MdM-France sont utilisés pour la gestion de la trésorerie (compte bancaire, coffre-fort, caisse, avances) ;
• Assurer le transfert des fonds pour la mission Nigeria
• Élaborer des projections de flux de trésorerie pour les activités financées et de soutien
• Effectuer le suivi et s’assurer que les avances sont clôturées à la fin de chaque mois

Conformité

• Participer aux audits et examens internes/externes selon les besoins pour garantir le respect des procédures de MdM France et des exigences des bailleurs de fonds.
• Rester efficacement au courant des politiques, procédures, règles et réglementations des donateurs, y compris les règles de contrepartie/cofinancement ; compiler et mettre à jour les politiques locales applicables ; et former le personnel du programme et des partenaires à ces politiques
• Aider à développer et à maintenir les politiques et procédures du bureau local et à fournir une formation sur toutes les questions liées aux questions financières locales.

Relation avec les partenaires

• Rester efficacement informé des protocoles d’accord entre MdM France et ses partenaires pour les chapitres financiers
• Examiner et surveiller les rapports financiers et la conformité des partenaires. Fournir une assistance supplémentaire avec l’équipe financière aux partenaires lorsque nécessaire
• Former, accompagner et renforcer les capacités administratives du personnel des partenaires d’exécution conformément aux procédures de MdM France, en étroite coordination avec le coordonnateur financier adjoint.
• S’assurer que les rapports financiers mensuels des partenaires respectent les procédures de MdM France

Gestion d’équipe

• Créer un environnement de travail durable de respect mutuel qui attire des membres d’équipe motivés, compétents et efficaces et leur permet, individuellement et collectivement, de s’efforcer d’atteindre l’excellence.
• Former le responsable financier et les assistants administratifs basés à Maiduguri et l’administrateur des journaux basé à Damboa
• Contribuer aux efforts de constitution d’équipes nationales ; établir des relations internes constructives; aider les membres de l’équipe à identifier les options de résolution de problèmes et assurer l’intégration de tous les membres de l’équipe dans les processus décisionnels pertinents.
• Assurer la liaison et travailler en étroite coordination avec le coordonnateur des finances, lorsque nécessaire

Coordination

• Il/elle assure une circulation efficace de l’information vers les équipes terrain et capitale.
• Il/elle rédige ou participe à la rédaction des rapports d’activités internes pour tout ce qui touche aux questions financières, budgétaires, de la mission.
• Il/elle assure la bonne coordination financière au niveau de la mission par des visites régulières des bases, des contrôles, du suivi, des formations, etc.
• Assurer un archivage approprié des contrats financiers et de la correspondance avec les donateurs
• Soutenir le Coordinateur Financier Adjoint dans les relations avec les autorités administratives au niveau national.

Compétences requises :

• BSC. COMPTABILITÉ OU TOUT COURS PERTINENT
• Expérience de 4 à 5 ans minimum dans un poste similaire
• Expérience des négociations et des relations avec les partenaires dans un contexte juridique, administratif et politique mouvant et difficile
• Excellentes compétences informatiques
• Expérience dans les budgets multi-bailleurs et les subventions multi-pays
• Expérience de formation et de renforcement des capacités
• La connaissance de Saga est un atout

Compétences personnelles requises :

• Capacité à travailler sous un minimum de supervision, autonome
• Réactivité, anticipation, adaptabilité, capacité à prendre des initiatives
• Compétences organisationnelles, rigueur, souci du détail
• Capacité à classer et à gérer les priorités
• Compétences d’écoute et de diplomatie
• Esprit d’équipe
• Capacité à travailler dans un contexte instable et volatile.