International Medical Corps est une organisation humanitaire mondiale à but non lucratif qui se consacre à sauver des vies et à soulager la souffrance par la formation aux soins de santé et par des programmes d’aide et de développement. Fondée en 1984 par des médecins et des infirmières volontaires, International Medical Corps est une organisation privée, bénévole, apolitique et non confessionnelle. Sa mission est d’améliorer la qualité de vie par des interventions sanitaires et des activités connexes qui renforcent les capacités locales dans les communautés mal desservies du monde entier. En offrant une formation et des soins de santé aux populations locales et une assistance médicale aux personnes les plus exposées, et avec la flexibilité nécessaire pour répondre rapidement aux situations d’urgence, International Medical Corps réhabilite les systèmes de soins de santé dévastés et les aide à retrouver leur autonomie.
Résumé du poste :
- Ce poste est responsable d’assurer la réception et le soutien administratif général.
- Pour effectuer ce travail avec succès, une personne doit être capable d’exécuter chaque fonction essentielle avec ou sans aménagements raisonnables.
Principales tâches et responsabilités
- Répondre au téléphone et prendre des messages pour un bureau ou un service, mais aussi recevoir et gérer les visiteurs du bureau.
- Envoyez et recevez des fax et des e-mails depuis/vers les sites de terrain.
- Effectuer des travaux de photocopie lorsque requis.
- Affichage et mise à jour des affiches de conformité dans les endroits concernés
- Fournir un soutien dans l’organisation de séminaires, d’ateliers et d’autres événements de bureau.
- Maintenir le système d’archivage des dossiers administratifs physiques et électroniques du bureau.
- Aider au maintien des signatures et au suivi nécessaires des accords contractuels pour les employés et les consultants
- Soutenir l’unité RH concernant les signatures via le système DocuSign
- Aider le personnel avec les protocoles administratifs et liés à la sécurité
- Coordination avec la logistique/gestion de la flotte pour les voyages d’affaires du personnel.
- S’assurer que les bureaux spécifiques sont des services dotés des fournitures nécessaires
- Supervision du personnel de nettoyage des bureaux et des maisons d’hôtes
- Effectuer d’autres tâches assignées. Les tâches et responsabilités énumérées dans ce document sont représentatives de la nature et du niveau de travail assigné et ne sont pas nécessairement exhaustives.
Exigences de l’emploi
Exigences minimales
- Généralement, un diplôme dans un domaine connexe. Une combinaison équivalente d’études et d’expériences pertinentes peut être remplacée, le cas échéant.
- En règle générale, un an ou plus d’expérience en bureau et/ou en milieu administratif, comme un poste de réception et de soutien administratif.
- Une expérience antérieure avec International Medical Corps est un plus
- Maturité émotionnelle et agilité pour travailler dans un environnement en évolution rapide
- Excellentes compétences interpersonnelles et de communication
- Patience, persévérance, proactivité, motivation et capacité à travailler dans un environnement stressant
- Capacité à prendre des initiatives et volonté d’assumer de nouvelles responsabilités
- Haut degré de professionnalisme et solide éthique de travail
- Capacité à prioriser le travail et à effectuer plusieurs tâches dans un environnement en évolution rapide avec des priorités changeantes
- Capacité à travailler à la fois de manière indépendante et en tant que membre d’une équipe.
- Capacité à respecter les horaires et les délais de la zone de travail.
- Maîtrise de la langue écrite et parlée si nécessaire
- Connaissances informatiques et expérience démontrée dans l’utilisation de bases de données et de Microsoft Office.
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