COOPI est une organisation non gouvernementale italienne, indépendante et laïque, engagée dans la lutte contre les injustices sociales et la pauvreté dans le Sud du monde et dans la construction d’un futur dans lequel soient garantis pour tous des bonnes conditions de vie, le respect des droits et la parité des opportunités. Depuis 1965, COOPI a réalisé plus de 600 projets de développement et interventions d’urgence dans 50 pays, employant plus de 30.000 opérateurs locaux et assurant un bénéfice direct à plus de 50 millions de personnes. En Afrique, en Amérique Latine, en Asie et dans l’Europe de l’Est, COOPI favorise l’accès à l’eau et le droit à la santé et à l’instruction des communautés les plus pauvres.
POSTE 1: Assistant Administratif (03)
I.DESCRIPTIF DU POSTE
L’Assistant Administratif combine des tâches comptables et administratives pour soutenir l’équipe de gestion et l’audit interne. Il participe à la tenue des comptes et à la préparation des déclarations fiscales, fait le suivi des factures et des paiements. Il effectue aussi des tâches de secrétariat.
Affectation (Indiquez d’une croix ; complétez si nécessaire) :
Coordination [X]
Projet : Nom du projet : Lieu d’affectation :
Missions hors du lieu d’affectation prévues ? (Effacer la mention inutile) : OUI
Responsabilité et supervision (si même poste, indiquez 2 fois) :
Responsabilité hiérarchique : Administrateur Pays
Superviseur directe : Administrateur Pays ou Administrateur de Base ou Comptable
Liens fonctionnels :
De par sa fonction, L’Assistant Administratif est amené à collaborer avec :
– le personnel de l’Administration, Finance et Contrôle interne de la coordination et des projets,
– les ressources humaines,
– les fournisseurs,
– éventuellement des collaborateurs externes.
II.RESPONSABILITES
A/ Allocation de ressource humaines et matériels de la mission et traitement comptable
a1/ Support à la mise à jour mensuelle du Geko Coordination, outil d’allocation parmi les projets des ressources de la mission ;
a2/ Support à la mise à jour mensuelle du Desy, outil pour la comptabilité générale ;
a3/ Vérification mensuelle ex-post du respect de l’allocation sur les projets par rapport à la comptabilité générale ;
a4/ Préparation des fichiers de répartition mensuelle des dépenses communes sur les projets (carburant, gardiennage, frais de communication, loyers etc.) ;
a5/ Participation à la tenue des comptes dans le Desy et à la préparation des déclarations fiscales.
B/ Coordination des ressources financières de la mission
b1/ Surveillance des dépenses à payer par la coordination, par rapport aux fonds disponibles ;
b2/ Vérification des pièces justificatives par rapport à toutes les procédures internes ou des bailleurs, ainsi que des normes comptables standards avant l’approbation des décaissements ;
b3/ Support à la préparation des demandes de fonds mensuelles ;
b4/ Coordination des paiements mensuels des avances de salaires expats ;
b5/ Support à la préparation des réconciliations de caisse et banque de la coordination.
C/Déclarations administratives et paiements connexes
c1/ Coordination avec les différents départements (logistique, ressources humaines, comptabilité) et les bases de Coopi au Niger afin du paiement des obligations légales dans les termes et les échéances prévus par la loi (ISB, TVA, CNSS etc.).
D/Budget
d1/ Support à la préparation du draft des nouveaux budgets, pour validation de l’Administrateur Pays, en tenant compte des nécessités de couverture des couts de la Coordination et le respect des ratios.
E/Gestion Documentaire et Archivage
e1/ Organisation et mise à jour des documents d’archivage de la Coordination, soit en papier, soit numérique ;
e2/ Support à l’audit interne pour la mise à dispositions sur leur demande des correctes documents administratifs ou comptables.
Cette liste des tâches est non-exhaustive et peut être adaptée au besoin des activités sur demande du superviseur direct.
- Être de nationalité Nigérienne ;
- Diplôme BTS ou licence en finance comptabilité Gestion administrative
- Minimum 1 an d’expérience professionnelle dans le domaine ;
- Expérience de travail dans les ONG humanitaires est un plus ;
- Excellente maitrise du Pack Microsoft Office : world Excel et PowerPoint,
IV. APTITUDES ET QUALITES RECHERCHEES
- Bonne compétence en matière de gestion d’équipe ;
- Capacité à opérer dans un environnement interculturel nécessitant de la flexibilité ;
- Maitrise requise du français et les langues locales
- Capacite à travailler de manière indépendante/autonome
- Faire preuve de discrétion et de confidentialité ;
- Solides Compétences en matière de planification, d’organisation et de relations interpersonnelles ;
- Engagement ferme envers la vision et la mission de COOPI.
- Être proactif et flexible.
Le dossier de candidature est à envoyer exclusivement par mail avec en objet la mention » Assistant Administratif » au plus tard le 20/10/2023 à l’adresse suivante: [email protected]
POSTE 2: Contrôleur de Gestion
I.DESCRIPTIF DU POSTE
Le Contrôleur de Gestion fait partie du domaine administratif relevant du coordonnateur du monitorage de gestion et des rapports financiers. Travaillant au suivi des coûts encourus dans les missions opérationnelles à déclarer aux financiers institutionnels, gouvernementaux et privés, conformément aux procédures convenues. Collaborant avec la comptabilité soit de la coordination soit des projets, il contribuera à la fourniture de rapports périodiques sur les progrès des financements et à l’analyse des prévisions sur les projets en cours.
Affectation (Indiquez d’une croix ; complétez si nécessaire) :
Coordination [X]
Projet : Nom du projet : Lieu d’affectation :
Missions hors du lieu d’affectation prévues ? (Effacer la mention inutile) : OUI
Responsabilité et supervision (si même poste, indiquez 2 fois) :
Responsabilité hiérarchique : Administrateur Pays
Superviseur directe : Responsable Monitorage Financier
Liens fonctionnels :
De par sa fonction, Le Contrôleur de Gestion est amené à collaborer avec :
- Le personnel de l’Administration, Finance et Contrôle interne de la coordination nationale et régionale et des projets ;
- Les ressources humaines ;
- Les Chefs de projets et les personnels des Programmes ;
- Éventuellement des collaborateurs externes.
II.RESPONSABILITES
A/ Elaboration et analyse du rapportage intermédiaire et/ou final des projets ;
- a1/ Vérification des données sur le Desy (outil de comptabilité), contrôle et analyse de la comptabilité reçue du bureau de la coordination et des missions opérationnelles sur le terrain ;
- a2/ Vérification des données sur le Preppy (outil de gestion) des coûts engagés et repartis sur les différents projets ;
- a3/ Suivi et rapportage des coûts relatifs aux contributions institutionnelles reçues par COOPI, dans le respect des directives et échéances des principaux bailleurs de fonds (ECHO, UNHCR, USAID, AICS, etc.) ;
- a4/ Suivi et rapportage des coûts relatifs aux contributions reçues par COOPI, dans le respect des contrats et conventions signés avec les partenaires des projets ;
B/ Contrôles
- b1/ Contrôle de la documentation comptable relative aux coûts repris dans les rapports ;
- b2/ Vérification du respect des procédures (internes et/ou des financiers de l’organisation) relatives aux procédures de passation des marchés pour les projets objet des rapportages ;
- b3/ Support aux activités d’audit interne et externe par rapport aux demandes d’explication suite aux rapports d’audit.
C/ Budgétisation
- c1/ Appui à la préparation des budgets à soumettre aux éventuels bailleurs de fonds (institutionnels et privés) ;
Cette liste des tâches est non-exhaustive et peut être adaptée au besoin des activités sur demande du superviseur direct.
- Être de nationalité Nigérienne ;
- Diplôme (BAC+3) en finance comptabilité/audit/Gestion administrative
- Minimum 2ans d’expérience professionnelle dans le domaine ;
- Expérience de travail dans les ONG humanitaires est un plus ;
- Excellente maitrise du Pack Microsoft Office : world Excel et PowerPoint,
IV. APTITUDES ET QUALITES RECHERCHEES
- Bonne compétence en matière de gestion d’équipe ;
- Capacité à opérer dans un environnement interculturel nécessitant de la flexibilité ;
- Maitrise requise du français et les langues locales
- Capacite à travailler de manière indépendante/autonome
- Faire preuve de discrétion et de confidentialité ;
- Solides Compétences en matière de planification, d’organisation et de relations interpersonnelles ;
- Engagement ferme envers la vision et la mission de COOPI.
- Être proactif et flexible.
Le dossier de candidature est à envoyer exclusivement par mail avec en objet la mention » Contrôleur de Gestion » au plus tard le 20/10/2023 à l’adresse suivante: [email protected]
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