L’ONG INTERSOS recrute pour ce poste (20 février 2023)

Le responsable régional des subventions et des rapports a les responsabilités suivantes :

• Soutenir les missions dans la rédaction et la formulation des dossiers de propositions de projets et des révisions de projets, sous la supervision et la validation de la DRD, et en étroite coordination avec le Coordonnateur Financier Régional
• Soutenir et contrôler la révision du fond et de la forme des rapports bailleurs produits par les missions de la Région, sous la supervision de la DRD et en étroite coordination avec le Contrôleur Financier Régional

• Soutenir le directeur régional adjoint et le directeur régional pour la conception, la rédaction et la révision de tous types de rapports internes et externes, d’accords de partenariat, de supports de communication et de plaidoyer
• Assurer un lien avec les Grants Officers ou les Program Coordinators des missions et contribuer à la formulation et à la bonne mise en œuvre de la proposition, des révisions de projets et des rapports des schémas directeurs relatifs aux missions, conformément aux calendriers des donateurs pour la période donnée

Le responsable régional des subventions et des rapports a pour principales tâches :

• Participation à l’élaboration de propositions de projets et de révisions au cours de la période donnée
• Contribuer et soutenir la mise en œuvre de la stratégie régionale, en tant que membre du Bureau Régional
• S’assurer, avec l’appui de la Grant Unit, de la bonne compréhension des directives du bailleur au sein de l’équipe chargée de préparer la proposition en rédigeant une synthèse qui est envoyée aux missions
• Veiller à ce que les formats utilisés pour les propositions de projets soient conformes aux formats officiels des donateurs et préparer des outils internes selon les besoins avec le soutien de l’unité des subventions et du coordinateur régional des finances

• Diriger et soutenir la rédaction des propositions de projets et des annexes associées, les demandes d’avenant des projets en cours, et la préparation de tous les documents destinés aux bailleurs de fonds (manifestation d’intérêt, annexes logistiques RH et financières, etc.) sous la supervision du directeur régional adjoint et avec les contributions des personnes concernées (Unités Médicales et Protection, Grant Unit, logistique, finance et RH), en coordination notamment avec le Coordonnateur Régional des Finances pour la fixation et le suivi des délais internes, la consolidation et la validation des documents et la soumission à Grant Unit le cas échéant
• Coordonner, en étroite collaboration avec le Coordonnateur Régional Finances et le Coordonnateur Logistique, l’élaboration et la consolidation de l’ensemble des documents à transmettre aux bailleurs de fonds et leur mise en cohérence avec les autres documents contractuels
• Assurer le suivi du développement du projet sous la direction du Directeur Régional Adjoint, en étroite coordination avec le Coordonnateur Régional des Finances, et en collaboration avec les missions de la Région

• Participer à l’élaboration des réponses aux bailleurs de fonds dans le cadre du développement du projet au cours de la période donnée, en étroite coordination avec le Coordonnateur Régional Financier et avec le soutien de l’Unité des Subventions.
• En collaboration avec les équipes logistique, RH et financière du siège, coordonner étroitement, notamment avec le Coordonnateur Financier Régional, coordonner l’élaboration des budgets des nouvelles propositions de projets et des révisions des projets en cours pour assurer leur cohérence avec les parties narratives
• Soutenir et former les équipes des missions sur les directives, les exigences et les priorités spécifiques des donateurs, avec le soutien de l’Unité des subventions par le biais de formations formelles structurées et de formations sur le tas, y compris lors de visites sur le terrain
• Soutenir le respect des obligations contractuelles des donateurs et vérifier et contrôler la production de rapports narratifs internes et externes pour les projets en cours sur la période donnée
• Responsable du contrôle du respect du calendrier de reporting des programmes mis en œuvre dans les missions de la Région durant la période donnée

• Contrôler que les missions répondent correctement aux questions potentielles des donateurs sur les rapports soumis sous la supervision du directeur régional adjoint, en coordination avec le contrôleur financier régional
• Recevoir et contrôler l’outil d’évaluation de projet (PAT) des missions INTERSOS sur une base mensuelle et vérifier la pertinence et l’exactitude de ce rapport interne, en étroite coordination avec le coordinateur régional des finances et en liaison avec le coordinateur de programme ou le poste de subvention de la mission. Alerter le directeur régional adjoint et l’équipe régionale en cas de retards ou de défis importants
• Contrôler que les missions ont collecté et inclus toutes les données nécessaires à la préparation des rapports conformément aux directives internes des donateurs et d’INTERSOS, avec le soutien des départements concernés du siège (unité des ressources humaines, de la logistique, des finances et des subventions), sous la supervision du directeur régional adjoint

• Coordonner, en étroite collaboration avec le Contrôleur Financier Régional et le Coordonnateur Logistique, l’élaboration de tous les documents à envoyer aux bailleurs de fonds à des fins de reporting et leur cohérence avec les autres documents contractuels
• S’assurer, avec ou avec le soutien de l’unité des subventions, et en étroite coordination avec le contrôleur financier régional, que les formats utilisés pour les rapports des donateurs sont conformes aux formats officiels et aux réglementations des donateurs
• Soutenir les équipes des missions dans les rapports internes et externes pour des donateurs spécifiques, y compris lors de visites sur le terrain
• S’assurer que les missions et les équipes du siège disposent des versions finales des propositions, des rapports bailleurs et des contrats (mission/siège, transmission mail siège/mission, archivage sur l’IMP au siège etc.) pour les missions dont il/elle est concerné(e)

• Responsable des délais de rapport mis en place dans l’IMP avant la signature de l’accord de subvention avec les donateurs et contrôle, après la signature de l’accord, que le calendrier de rapport est respecté
• Chargé de coordonner et de finaliser l’examen des rapports sur le fond et la forme et s’assure de l’exactitude, de la cohérence et de la consolidation des données, des informations essentielles sur les indicateurs et des obligations contractuelles requises, de la qualité de la rédaction sous la supervision du Directeur Régional Adjoint et en coordination avec le Contrôleur Financier Régional et Coordonnateur Logistique
• Contrôler le dépôt des rapports auprès des bailleurs de fonds, l’archivage des dernières versions et des accusés de réception pendant la période donnée dans IMP

Diplôme universitaire supérieur en sciences sociales, relations internationales, gestion d’ONG ou expérience de travail équivalente

Au moins 3 ans d’expérience de travail sur le terrain dans la gestion de programmes humanitaires avec des responsabilités croissantes

• Bonne connaissance du milieu humanitaire ;
• Connaissance de la gestion du cycle de projet;
• Excellentes connaissances en informatique avec une connaissance complète de MS Office ;
• Connaissance des principaux donateurs humanitaires, avec une référence particulière aux méthodes de travail de la DG ECHO, de l’USAID et des agences des Nations Unies.

Anglais et français obligatoire

• Fort esprit d’équipe, à l’aise dans un environnement multiculturel
• Excellentes capacités d’analyse, capacité d’observation et d’analyse
• réflexion stratégique

• Souci du détail et façon structurée d’aborder les tâches (très organisé)
• Capacité à planifier à l’avance et axé sur les résultats (proactif)
• Capable d’assurer une livraison rapide et de qualité dans un environnement stressant (résilient au stress)
• Capacité à respecter les délais et à respecter la hiérarchie
• Très bonnes compétences interpersonnelles : solides compétences en communication et en diplomatie
• Pratique et résolveur de problèmes
• Capacité à faire face à une forte pression de travail
• Les candidats de la région sont particulièrement encouragés à postuler.