Tout le monde mérite la possibilité de construire un avenir meilleur. Cette idée simple est au cœur du travail de TechnoServe à travers le monde depuis plus de 50 ans. TechnoServe est un pionnier dans l’exploitation du pouvoir des entreprises et des marchés pour créer des voies durables pour sortir de la pauvreté.
Description
Titre du poste: Assistant(e) Sécurité et Logistique
Département: Borgou
Lieu: Parakou, Bénin
Superviseur: Responsable Sécurité et Logistique
Présentation de Technoserve:
TechnoServe a pour mission de collaborer avec des hommes et des femmes animé(e)s par l’esprit d’entreprise pour construire dans les pays en voie de développement des exploitations agricoles, des entreprises et des industries performantes et compétitives. Nous sommes une organisation non gouvernementale à but non lucratif qui lutte contre la pauvreté en facilitant l’accès des individus à l’information, au capital et aux marchés. Notre travail s’appuie sur la conviction que des personnes déterminées, même dans les endroits les plus pauvres, peuvent créer des emplois et de la richesse pour leur famille et leur communauté si l’opportunité leur en est offerte. Nous croyons fermement en la capacité des entreprises privées à améliorer des vies et avons plus de quatre décennies de résultats tangibles.
Depuis plus d’une décennie, la réputation de TechnoServe se construit au Bénin dans le développement des chaînes de valeur agricole, dont notamment le cajou, et de l’entreprenariat.
Présentation du projet BeniBiz:
Depuis plus d’une décennie, la réputation de TechnoServe se construit au Bénin dans le cajou et l’entreprenariat.
Avec l’appui financier des gouvernements néerlandais et suisse au Bénin, le projet BeniBiz de TechnoServe a clôturé sa première phase en août 2022, et a démarré sa seconde phase en septembre 2022, avec l’appui financier d’un troisième bailleur (l’Union Européenne). Le projet BeniBiz continuera d’accompagner les jeunes femmes et hommes du Bénin vers l’autonomisation économique, la croissance de leurs entreprises, et le renforcement de capacités des acteurs clés de l’écosystème entrepreneurial béninois.Le projet lors de sa première phase a déjà accompagné plus de 5 600 jeunes entrepreneurs qui ont en moyenne augmenté leur chiffre d’affaires de +198% tous secteurs confondus.La seconde phase accompagnera plus de 100 000 jeunes entrepreneurs sur les 12 départements du Bénin, entre 2023 et 2027.
Description du poste:
Sous la supervision du Responsable de la Sécurité et de la logistique, l’Assistant(e) Sécurité et logistique a pour mission d’appuyer la mise en œuvre des systèmes et protocoles de sécurité et de la logistique conformément aux besoins programmatiques, aux principes du devoir de diligence et à la stratégie de TechnoServe. En étroite collaboration avec l’équipe des opérations et les chargés de programme, il/elle participera au maintien de la sécurité des personnes et des biens aussi bien dans les bureaux que sur le terrain, à la mise en place et l’actualisation de documents et procédures de la sécurité et de la logistique adaptés au contexte conformément aux normes internationales et connues du personnel.
Missions et responsabilités principales :
- SUR LE PLAN SÉCURITAIRE,
L’Assistant(e) aura pour mission de réaliser une veille opérationnelle constante sur les changements et les tendances de l’environnement sécuritaire au Bénin en général et dans la zone nord du pays en particulier. Il / elle participera à la mise en place des outils, des procédures et plans opérationnels dans les domaines de la sécurité et de la logistique. Il/elle s’assurera de la compréhension et du respect des règles établies en matière de sécurité et logistique par le personnel et appuiera la formation et le renforcement des capacités du personnel dans les lieux d’exécution des activités de TechnoServe.
Sécurité sur le lieu de travail
- Veiller à ce que tous les dispositifs de sécurité tels que les serrures, les alarmes, les systèmes d’accès et les mesures de protection physique soient opérationnels;
- Veiller à ce que les systèmes de contrôle des véhicules sont efficaces, soient adaptés à l’environnement de travail, et produisent des données utiles ;
- Veiller au bon respect des règles d’hygiène et de sécurité sur le lieu de travail.
Sécurité sur le terrain
- Contribuer à construire et à maintenir des relations étroites avec des partenaires clés à même de fournir des informations de sécurité ;
- Travailler en étroite collaboration avec les équipes de TechnoServe Bénin sur le terrain pour s’assurer que tous les incidents et accidents font l’objet d’un rapport écrit officiel, communiqué aux parties prenantes concernées et classé de manière appropriée ;
- Examiner les demandes de voyage pour assurer la sécurité du personnel;
- Effectuer des appels de contrôle réguliers et des tests de communication avec les chauffeurs et le personnel de terrain voyageant en dehors des villes principales et/ou lors de tout incident de sécurité critique.
Veille sécuritaire, information et formation du personnel
L’Assistant(e) contribuera à l’établissement de relations avec les parties prenantes, la compréhension du contexte, la gestion des incidents:
- Veillera à la compréhension et au respect de la politique de sécurité et de sûreté des personnes (employés, usagers et biens de l’organisation) ;
- Participer activement à l’organisation régulière des formations et des exercices au staff sur les verrouillages, l’évacuation des bureaux et simulations d’incendie ;
- Veiller à ce que toutes les nouvelles recrues (employés consultants et partenaires) et tous les visiteurs de passage au bureau local, travaillant dans les bureaux ou voyageant à bord des véhicules de Technoserve comprennent les directives de sécurité et reçoivent des orientations/instructions appropriées en matière de sécurité à travers des briefings de sécurité sur la sensibilisation, la protection et l’orientation sur la sécurité;
- Contribuer à la mise à jour des procédures sécuritaires et de sûreté sur la base des directives et politiques de Technoserve-Bénin ;
- Surveiller l’environnement opérationnel en identifiant les nouvelles menaces, évaluer les vulnérabilités de l’organisation et proposer des réponses appropriées;
- Soumettre des rapports quotidiens sur les incidents et les tendances en matière de sûreté et de sécurité locale dans les zones d’opération de l’organisation;
- Proposer des mises à jour contextuelles–quotidiennes en ce qui concerne la gestion sécuritaire sur le terrain ;
- Contribuer au maintien d’un réseau de points focaux de sécurité de TechnoServe Bénin dans le programme national, ainsi que des contacts professionnels externes et des homologues, assurant une couverture nationale, avec une attention approfondie sur les quatre départements du nord ;
- Se tenir au courant des initiatives des autres ONGs, et anticiper comment TechnoServe Bénin pourra ajuster sa programmation afin de maintenir la sécurité des employés et clients sur le terrain ;
- Participer au processus d’évaluation sécuritaire de résidences, de bureaux et de diverses autres situations ;
- Contribuer au maintien d’un bon niveau de préparation face aux fluctuations contextuelles sécuritaires qui pourraient impacter les plans opérationnels et programmatique
- SUR LE PLAN LOGISTIQUE
Soutien Logistique aux Programmes:
- Contribuer à la mise à jour périodique des politiques et procédures logistiques;
- Participer à l’évaluation des besoins logistiques en équipements / matériels et en services;
- Contribuer à l’élaboration des budgets des ateliers, d’achat d’équipements et autre services logistiques;
- Contribuer à l’élaboration et au maintien des outils à jour pour une réponse logistique de l’organisation.
Gestion de la flotte automobile:
- Contribuer à la bonne gestion du parc automobile avec la mise en place des outils de suivi et d’entretien des véhicules et motocyclettes de TNS Bénin (planification des contrôles, suivi des consommations, vérification de la maintenance et des réparations, suivi des journaux d’utilisation, etc.), la planification de l’utilisation des véhicules, le rapportage mensuel de l’utilisation et de la maintenance des véhicules, l’actualisation et l’archivage de la documentation pertinente y relatif.
- Soutenir l’organisation des formalités administratives et douanières pour les exportations et importations, et les formalités d’immatriculation des véhicules de l’organisation et du personnel expatrié.
Gestion des voyages:
- Participer à l’organisation des voyages du staff de l’organisation;
- Assurer le soutien logistique nécessaire au personnel en mission et au personnel expatrié;
- Aider à obtenir les documents officiels pour le transport, les visas et les besoins d’établissement.
Gestion des Contrats de fourniture de services de sécurité et logistique:
- Proposer et appuyer la mise en œuvre des partenariats et contrats cadres pour les besoins répétitifs;
- Aider à gérer, suivre et évaluer les contrats avec les partenaires : hôtels, agence de sécurité, FAI, garages, agence ou technicien de maintenance, agence de voyage, téléphonie, etc.
- Aider à anticiper les fins des contrats en proposant les actions appropriées à temps;
Gestion et entretien des matériels et mobiliers:
- Fournir un soutien administratif et technique nécessaire à la maintenance des locaux et services communs
- Tenir un registre des mouvements des équipements et matériels mis sous sa responsabilité
- Veiller à la bonne allocation et à la maintenance des actifs (motos, mobiliers, équipements IT et électriques, etc.)
Autres:
- Assurer toutes autres fonctions et tâches qui lui seront demandées par la hiérarchie dans le cadre des activités de TechnoServe au Bénin.
Qualifications requises :
- BAC+3 en gestion, Transports et Logistique, administration des affaires, ou un domaine similaire ;
- Formations et/ou certifications en lien direct avec la gestion de la sécurité ou logistique ;
- Au moins 02 ans d’expérience au sein d’organisations, d’ONG ou une entreprise d’envergure ayant démontré des capacités de gestion des opérations logistiques et de sécurité programmatique ;
- Bonne connaissance des techniques et outils liés aux opérations logistiques ;
- Avoir une expérience dans le domaine sécuritaire au Bénin ou dans la sous-région ;
- Compréhension des principes programmatiques, complexités spécifiques à la mise en œuvre d’un programme dans le contexte du nord du Bénin, ou similaire ;
- Connaissance des protocoles de gestion et/ou partage d’information en lien avec la sécurité ;
- Une expérience dans un environnement conflictuel serait un atout.
Langues : Maîtrise parfaite du français et des langues locales du Bénin. Avoir une maîtrise de l’anglais serait un atout.
Attitude et Savoir-être:
- Capacité à fournir des briefings clairs et une analyse des situations sécuritaires ;
- Capacité avérée à résoudre des problèmes administratifs difficiles et complexes ;
- Attention aux détails, et solides compétences organisationnelles, analytiques et quantitatives ;
- Rigueur dans la mise en œuvre et le respect des procédures internes ;
- Capacité à anticiper la demande, gérer de multiples tâches/projets et respecter des délais stricts ;
- Esprit d’équipe avec de fortes aptitudes interpersonnelles et interculturelles ;
- Capacité d’apprentissage continue et de partage des connaissances ;
- Clarté, réactivité et esprit de synthèse, Sens élevé d’intégrité et d’objectivité ;
- Résistance au stress, notamment en période d’intense activité.
Instructions aux candidats :
Les candidats (es) qualifiés (es) et intéressés (es) peuvent soumettre directement leur candidature comportant :
- une lettre de motivation
- un curriculum vitae détaillé.
La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 09 août à 18h00.
Seules les candidatures répondant aux qualifications minimales requises seront considérées.
Seules les candidatures électroniques seront considérées.
Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
TechnoServe s’engage à créer un environnement favorisant la diversité et est fier d’être un employeur offrant à toutes et à tous les mêmes opportunités.
