L’ONG internationale MALARIA CONSORTIUM recrute pour ce poste (13 Août 2024)

Description de l’emploi

• Malaria Consortium recrute un assistant administratif pour rejoindre notre équipe à Abuja, au Nigéria.
• L’assistant administratif du bureau de pays travaillera en collaboration avec le responsable administratif et contribuera à assurer le bon fonctionnement du bureau et offrira un soutien au programme dans la mise en œuvre des différents programmes du bureau de pays.
• Il/Elle fournira un soutien analytique et administratif spécialisé ainsi qu’une gestion de l’information au projet en exécutant ses tâches avec le plus haut niveau de professionnalisme, d’efficacité, d’aptitude à la communication personnelle, de discrétion et d’indépendance d’esprit.
• L’assistant administratif effectue un large éventail de tâches administratives et de soutien général au bureau et à l’unité des opérations avec un haut degré de responsabilité et de confidentialité.
• Le titulaire du poste sera chargé de l’administration et du soutien du bureau, de la communication et du soutien aux voyages.
• Le titulaire travaille avec un esprit d’initiative et d’indépendance de jugement sur divers projets spéciaux à la fois.
• Le titulaire travaille en étroite collaboration avec le personnel du Consortium de lutte contre le paludisme au bureau et assure la liaison externe avec les organisations partenaires sous forme de soutien de secrétariat.
• Le titulaire du poste est en contact avec des représentants d’agences gouvernementales et non gouvernementales, d’institutions universitaires, d’organisations locales et internationales.

Communications et correspondance (20%) :

• Filtrez, hiérarchisez, répartissez et classez le courrier tout en attirant l’attention de la bonne personne sur les informations importantes
• Transférer les supports d’information aux contacts appropriés et assurer le suivi des courriers/e-mails en attente
• Filtrer et diriger les appels téléphoniques et les visiteurs au bureau en mettant à jour régulièrement le carnet de messages
• Soutenir la gestion des nominations officielles du directeur de pays et d’autres cadres supérieurs du Malaria Consortium au bureau du Nigéria
• Archivage de toutes les correspondances officielles du projet et gestion du registre de présence aux réunions
• Développer, gérer et maintenir un système de classement efficace et assurer la facilité des processus de récupération
• Mettre en place et assurer un système d’archivage des documents clés.

Soutien de bureau (30%) :

• Fournir un soutien aux réunions internes organisées dans les locaux du bureau et aux lieux de réunion externes tels que planifiés par le personnel du programme
• Aider l’agent administratif à recueillir les demandes du personnel en matière de fournitures de bureau et à préparer la documentation pour le paiement des fournisseurs.
• Assister l’agent administratif dans la gestion du stock de fournitures de bureau consommables tout en supervisant l’utilisation des imprimantes, des copieurs, des scanners et des relieuses pour éviter toute utilisation abusive
• Photocopier et relier les documents administratifs selon les directives du responsable administratif et des autres membres des équipes opérationnelles
• Prendre et rédiger des réunions et d’autres correspondances telles que des procès-verbaux, des rapports de réunions hebdomadaires, des annonces et des publicités
• Veiller à ce que le bureau d’Abuja soit entretenu, avec tous les travaux d’entretien réguliers et effectuer les réparations de routine en temps opportun.
• Aider l’agent administratif à assurer un entretien adéquat du générateur et à s’assurer qu’il est entretenu conformément à un calendrier et à une norme d’entretien préventif, et à s’assurer que le carburant est géré de manière appropriée avec un document de gestion des stocks pertinent et que le journal de bord est rempli par les agents de sécurité, avec les données du journal de bord analysées pour assurer un fonctionnement efficace du générateur
• Aider l’équipe des opérations à rassembler et à organiser tous les documents justificatifs de l’engagement des fournisseurs et à les traiter pour le financement en vue du paiement.
• Assister l’agent administratif dans la réservation d’hébergement à l’hôtel et la location de salles pour les activités du programme au bureau d’Abuja.
•  Veiller à ce que les livrables du projet soient basés sur la description des termes de référence, tous les documents justificatifs conformément aux exigences financières aux fins de présentation au financement pour paiement. 

Support logistique voyage (30%) :

• Aider l’agent logistique à traiter les paiements des vendeurs de billets effectués au personnel du Consortium de lutte contre le paludisme
• Assurer le suivi auprès du personnel pour communiquer le plan de voyage et examiner tous les documents de voyage présentés par les voyageurs
• Assurer le suivi de toutes les cartes d’embarquement des voyageurs du personnel du projet, selon les directives du responsable de la logistique.
• Fournir un soutien au responsable logistique pour l’organisation des voyages, comme la réservation des billets d’avion, l’organisation des services de location de voitures et la communication de l’itinéraire de voyage au voyageur dans le bureau de pays. Selon les directives du responsable logistique, vérifier, étiqueter et s’assurer que le registre des biens et des stocks est toujours mis à jour et prêt à être soumis à tout moment lorsque cela est demandé à des fins de rapport.

Support aux installations (20%) :

• Assurez-vous que la cuisine est toujours propre et équipée des éléments nécessaires tels que l’eau potable, le thé et tout ce qui est nécessaire au fonctionnement de la cuisine de manière à favoriser une bonne hygiène saine pour le personnel et les visiteurs.
• Veiller à ce que le bureau reste toujours impeccable et fonctionnel en facilitant le paiement des factures d’eau, d’électricité, de téléphone, de poubelles et de tous les autres services sociaux nécessaires au fonctionnement du bureau
• Avec le soutien des agents d’entretien, veiller à ce que tous les visiteurs et le personnel soient pris en charge, en veillant à ce que les bureaux, la salle commune et les toilettes soient bien entretenus et équipés de tous les outils de nettoyage nécessaires de manière sûre et hygiénique.

Description du poste
Qualifications et expérience :
Essentiel :

• Baccalauréat en secrétariat, en administration, en études commerciales ou en développement, ou dans d’autres domaines connexes.
• Au moins 2 ans d’expérience en tant qu’assistante administrative ou assistante de direction dans des postes à responsabilités croissantes dans un environnement de bureau professionnel ou dans un secteur similaire.

Souhaitable:

• Capacité à travailler en anglais, en français et dans d’autres langues locales
• Expérience professionnelle dans des organisations/institutions internationales ou des OING.

Compétences professionnelles :
Essentielle :

• Capacité à rédiger des lettres et des documents officiels
• Connaissance approfondie de Microsoft Office et vitesse de frappe supérieure à la moyenne
• Excellentes compétences en communication orale et écrite
• Capacité à prioriser la charge de travail
• Attention aux détails
• Capacité à maintenir la confidentialité

Souhaitable:

• Bonne connaissance du droit local