Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante qui fait progresser les droits de l’enfant et l’égalité pour les filles. Nous croyons au pouvoir et au potentiel de chaque enfant, mais nous savons qu’ils sont souvent étouffés par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont les plus touchées.
En collaboration avec les enfants, les jeunes, les sympathisants et les partenaires, nous nous efforçons de créer un monde plus juste, en nous attaquant aux causes profondes des défis auxquels les filles et les enfants vulnérables sont confrontés. Nous soutenons les droits des enfants de la naissance jusqu’à ce qu’ils atteignent l’âge adulte et nous permettons aux enfants de se préparer et de répondre aux crises et à l’adversité. Nous favorisons les changements de pratiques et de politiques aux niveaux local, national et mondial en utilisant notre portée, notre expérience et nos connaissances.
Depuis plus de 85 ans, nous avons rallié d’autres optimistes déterminés pour transformer la vie de tous les enfants dans plus de 80 pays.
Nous ne nous arrêterons pas tant que nous ne serons pas tous égaux.
L’OPPORTUNITÉ
Plan International Ghana est à la recherche d’un(e) jeune professionnel(le) talentueux(se), enthousiaste et qualifié(e) pour rejoindre notre équipe en tant qu’assistant(e) administratif(ve). Le poste est basé à Tamale et le candidat retenu sera en grande partie responsable de veiller à ce que la communication entre le public interne et externe du Plan se déroule de manière transparente et professionnelle, tout en fournissant des services de soutien administratif et de soutien au secrétariat pour faciliter la mise en œuvre des activités du programme dans le bureau de la zone d’impact et d’influence du programme du Nord et de l’unité de programme.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Recevoir les appels entrants et sortants et les enregistrer afin d’assurer la libre circulation de l’information en vue d’une mise en œuvre efficace des travaux, ainsi que de suivre les appels pour examen et répartitionner les coûts en vue de la réduction des factures de téléphone.
- Conserver, maintenir et gérer la réception afin de recevoir les clients internes et externes et d’améliorer l’image de l’organisation sans interruption de travail ni plaintes du public.
- Reçoit les visiteurs et les dirige de manière appropriée afin d’offrir un service à la clientèle efficace et maintient toujours une bonne relation de travail avec le public sans aucune rétroaction négative.
- Assurez-vous que la zone de réception n’est jamais laissée inactive. Trouvez toujours un remplaçant approprié lorsqu’il n’est pas présent à la réception.
- Conservez un registre des courriers et des documents entrants et sortants afin d’assurer le flux de travail efficace sans aucun rapport de documents ou de courriers manquants.
- Fournir un soutien logistique pour la formation interne, les réunions du personnel et les voyages afin d’assurer la bonne organisation de ces événements sans qu’il y ait de plaintes négatives quant à l’adéquation des éléments logistiques.
- Aider à la préparation du rapport de réception du matériel afin de comptabiliser et de suivre tous les articles commandés pour la mise en œuvre du programme sans aucune perte encourue par Plan Ghana.
- Responsable de la gestion de la petite caisse afin d’assurer le décaissement, l’utilisation et la comptabilisation efficaces de la petite caisse sans qu’aucun rapport de mauvaise gestion ou de détournement de fonds ne soit signalé.
- Aider à la réception et à la mise en banque des fonds reçus afin de faire le suivi des fonds pour les activités du programme et toujours assurer la sécurité et la sauvegarde des fonds sans qu’aucune perte de fonds ne soit signalée.
- Adhère toujours à la politique de protection de l’enfance du Plan afin de sauvegarder et de protéger l’enfant sans aucun signalement ou incident de maltraitance d’enfant.
- S’acquitter de toutes autres tâches liées au rôle qui peuvent lui être assignées de temps à autre pour assurer la mise en œuvre efficace du programme du pays.
- Assurer le suivi, la collecte et la compilation des feuilles de travail mensuelles sur les heures supplémentaires des chauffeurs dans l’ensemble de la zone d’influence et d’impact du programme et les soumettre au coordonnateur administratif du cmdt avant la date limite.
- Assurer la liaison et/ou aider le Département des ressources humaines et de la culture dans la coordination, l’intégration et l’introduction des recrues au bureau de la NPIIA afin de permettre une installation en douceur des nouveaux arrivants. (Par exemple, position assise, connaissance de l’environnement du bureau.)
- Achat de fournitures de bureau et entretien de l’inventaire de l’entrepôt ; Cela comprend le suivi et la notification au spécialiste de la chaîne d’approvisionnement lorsque les articles sont aux niveaux critiques établis. L’inventaire des stocks ne doit jamais dépasser les niveaux critiques établis.
- Sur avis du spécialiste de la chaîne d’approvisionnement, coordonner la réparation et l’entretien de l’équipement et de la machinerie de bureau.
- Toute autre tâche jugée appropriée et proportionnelle au niveau de responsabilité du poste.
- Tenir un registre des immobilisations et des actifs de faible valeur et diriger une équipe chargée d’effectuer une vérification annuelle.
- Planification des véhicules et enregistrement des données de déplacement des véhicules dans le point de suivi avant la date limite.
- Réceptionnez les marchandises et saisissez-les dans SAP après vous être assuré que tout est correct.
L’INDIVIDU
Qualification et expérience
- Diplôme/HND en secrétariat, études de gestion ou équivalent
- Au moins 3 ans d’expérience professionnelle dans un poste similaire.
- Une expérience de travail avec une ONG internationale serait un atout
Compétences
Compétences spécifiques au poste nécessaires à la mise en pratique des connaissances.
- Bonnes compétences en communication et en TIC
- Bonnes compétences interpersonnelles
- Bonnes relations client/client
- Bonnes compétences rédactionnelles et de rédaction de rapports
- Solide esprit d’équipe
- Haut niveau de discrétion et de responsabilité
- Bonnes compétences en matière de planification et d’organisation
- Sensible à la culture
Comportement
Comportements démontrés dont le titulaire du poste a besoin pour s’acquitter avec succès de son rôle :
- Rapidité et proactivité dans l’exercice de ses fonctions
- Bon sens de la planification, de l’organisation
- Communiquer d’une manière qui inspire confiance et professionnalisme
- Bonnes relations humaines et capacité d’écoute
- Ouverture à la rétroaction et volonté d’adopter de nouvelles approches et de nouveaux processus
- Capacité d’interface avec tous les niveaux de gestion
- Esprit d’analyse et souci du détail
- Bon esprit d’équipe
- Soucieux de la sûreté et de la sécurité
Veuillez cliquer ici pour voir la description complète du poste : Description complète du poste – Assistant administratif NPIIA-2024.docx
Lieu : Tamale, Ghana
Type de rôle : Administration
Supérieur hiérarchique : Gestionnaire de la chaîne d’approvisionnement
Type d’emploi : CDD
Date de clôture : 3 mai 2024
L’égalité, la diversité et l’inclusion sont au cœur de tout ce que Plan International représente.
Nous voulons que Plan International reflète la diversité des communautés avec lesquelles nous travaillons, en offrant des chances égales à tous, indépendamment de l’âge, du handicap, du changement de sexe, du mariage et du partenariat civil, de la grossesse et de la maternité, de la race, de la religion ou des convictions, du sexe ou de l’orientation sexuelle.
Plan International est basé sur une culture d’inclusion et nous nous efforçons de créer un environnement de travail qui garantit que chaque équipe, dans chaque bureau, dans chaque pays, est riche de personnes, de pensées et d’idées diverses.
Nous favorisons une culture organisationnelle qui embrasse notre engagement en faveur de la justice raciale, de l’égalité des sexes, des droits des filles et de l’inclusion.
Plan International estime que dans un monde où les enfants sont confrontés à tant de menaces de préjudice, il est de notre devoir de veiller à ce que nous, en tant qu’organisation, fassions tout ce qui est en notre pouvoir pour assurer la sécurité des enfants. Cela signifie que nous avons des responsabilités particulières envers les enfants avec lesquels nous entrons en contact et que nous ne devons en aucun cas contribuer à nuire ou à mettre en danger les enfants.
Une série de vérifications préalables à l’embauche seront effectuées conformément à la politique de protection des enfants et des jeunes de Plan International. Plan International participe également à l’Inter Agency Misconduct Disclosure Scheme. Conformément à ce programme, nous demanderons aux candidats des informations sur les employeurs précédents des candidats sur toute découverte d’exploitation sexuelle, d’abus sexuel et/ou de harcèlement sexuel pendant l’emploi, ou sur les incidents faisant l’objet d’une enquête lorsque le candidat a quitté son emploi. En soumettant une candidature, le candidat confirme qu’il comprend ces procédures de recrutement.
Veuillez noter que Plan International n’enverra jamais d’e-mails non sollicités demandant un paiement aux candidats.
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