Mercy Corps est animé par la conviction qu’un monde meilleur est possible. Pour ce faire, nous savons que nos équipes font de leur mieux lorsqu’elles sont diversifiées et que chaque membre de l’équipe se sent à sa place.
POSTE 1 : Officier(ière) Acheteur(se)
FONCTIONS ESSENTIELLES DU POSTE
- Assurer une compétition juste et équitable entre les fournisseurs, adhérer strictement aux politiques et procédures de Mercy Corps en respectant les points ci-dessous :
- Rester scrupuleusement libre de tout engagement ou obligation à un prestataire/fournisseur.
- Fournir la même opportunité et les mêmes explications/spécifications à tous vendeurs/fournisseurs lors de la récolte des cotations.
- Garantir la confidentialité de toutes les spécifications et cotations des prix faites par les vendeurs/fournisseurs.
- Toujours accorder une réception prompte et courtoise et un traitement juste et égal à tous les fournisseurs/prestataires ou leurs représentants.
- Au tant que possible, clairement expliquer aux prestataires/fournisseurs les raisons de refus des marchandises qui doivent être retournés ou le rejet de leurs offres.
- Assurer une bonne image et une bonne représentativité de Mercy Corps sur le marché et auprès des fournisseurs.
Assurer le traitement des achats selon les règles et procédures Mercy Corps
- Respecter les politiques et les procédures d’achats mises en place par Mercy Corps dans le traitement des demandes d’achats et dans toutes les correspondances avec les fournisseurs qui collaborent avec Mercy Corps :
- Collecter en interne toutes les informations nécessaires permettant de réaliser un achat en toute connaissance du besoin exprimé par le demandeur.
- Expliquer de façon claire, précise et de façon égal à tous les fournisseurs/prestataires sollicités les besoins demandés et la façon de remplir/soumettre les documents demandés.
- Assurer le coaching, l’adaptation stratégique des plans de développement individuels et la gestion complète des performances de l’Assistant aux Achats de Beni.
Assurer une bonne communication entre les différentes parties prenantes des achats
- Assurer un suivi et une actualisation régulière des dossiers d’achats dans la plateforme de suivi et gestion des achats mis à disposition par Mercy Corps.
- Interagir avec les demandeurs internes de Mercy Corps pour assurer un bon suivi et une bonne compréhension du processus d’achat.
- Interagir avec les différents départements impliqués dans le traitement des dossiers d’achats afin d’assurer un traitement fluide et transparent des demandes.
- Informer son supérieur dans les meilleurs délais de tous blocages ou situations complexes rencontrées.
Tâches secondaires
- Accomplir d’autres tâches au besoin et à la demande de la hiérarchie.
- Se comporter, tant professionnellement que personnellement, de façon à préserver l’image de marque de Mercy Corps et à ne pas mettre en danger sa mission humanitaire en RDC
- Assurer les intérims du département des achats demandés par son superviseur technique.
- Assurer des déplacements sur le terrain dans le but d’appuyer certaines interventions spécifiques.
CONNAISSANCES ET QUALIFICATIONS :
- Avoir un diplôme universitaire, logistique, comptabilité, finances, gestion ou tout autre diplôme/certificat équivalent.
- Avoir entre 1 et 2 ans d’expérience en logistique, gestion des achats, de préférence avec une ONG internationale sur un poste similaire.
- Maitriser l’outil informatique (Word, Excel, Explorer, Outlook, etc.) et avoir une bonne connaissance de la gestion de bases de données.
- Avoir une capacité manifeste de communication (orale & écrite) en français, l’anglais est un plus.
- Une habilité prouvée d’anticiper indépendamment des solutions aux problèmes interpersonnels avec un minimum de supervision.
FACTEURS DE SUCCES
- Une compréhension claire de l’éthique des achats ainsi que la volonté et la capacité de se conformer à la politique de Mercy Corps et des donateurs.
- Un haut niveau d’intégrité personnelle, honnêteté et transparence dans toutes les opérations.
- Une capacité démontrée de travailler rapidement avec précision et de s’adapter au changement des activités des programmes.
- Un esprit créatif, de proposition et de proactivité.
- De fortes capacités organisationnelles.
POSTE 2 : Officier(ière) Senior Mecanicien.ne et Flotte Automobile
LES FONCTIONS ESSENTIELLES DU POSTES
Sous la supervision directe du Manager Logistique, l’Officier(ière) Senior Mécanicien(ne) et Flotte Automobile est chargé de la gestion opérationnelle, administrative et technique du parc automobile de Mercy Corps en République Démocratique du Congo. Il/elle est le superviseur direct d’un Assistant Fleet et de tous les chauffeurs de Goma.
Gestion administrative et opérationnelle des véhicules
- S’assurer que tous les véhicules de Mercy Corps disposent des documents administratifs afférents à leur mise en circulations (carte grise, assurance, visites techniques, taxes et cartes de sorties/entrées pour les véhicules traversant au Rwanda, etc.), veiller à leur mise à jour régulière ;
- Coordonner, organiser, planifier et gérer la répartition et les affectations des véhicules sur toute la mission de façon à répondre au mieux possible aux besoins des mouvements des différents départements et différentes bases ;
- Coordonner l’évaluation des besoins en chauffeurs, le développement de leurs plannings de travail et en assurer le suivi de leur mise en œuvre ;
- S’assurer que les chauffeurs comprennent bien les politiques de Mercy Corps en matière de conduite et d’utilisation des véhicules ;
- S’assurer que les chauffeurs utilisent correctement les outils et documents de bord des véhicules, qu’il remplissement correctement les Log Sheets et tous les différents formulaires de bord ;
- S’assurer que les chauffeurs comprennent et respectent le système d’enregistrement des mouvement et d’encodage des Log sheets des véhicules ;
- Centraliser, vérifier et compiler les données encodées et les soumettre à son superviseur dans le délai pour le rapportage mensuel ;
- Faire le suivi de consommation de carburants, lubrifiants, des réparations et entretiens de chaque véhicule et encoder systématiquement les données ;
- Coordonner et communiquer efficacement avec le personnel et les chauffeurs pour assurer la mise en œuvre effective du système de réservation et de mise à disposition des véhicules via l’application Podio ;
- Organiser, classer, archiver et gérer toute la documentation de la flotte ;
- Assurer la gestion des chauffeurs de Goma, renforcer leurs capacités en connaissance et maîtrise des politiques et procédures de Mercy Corps, créer et maintenir un environnement de travail de respect mutuel et épanouissant pour les chauffeurs ;
- Compiler les données et élaborer le rapport de la gestion de la flotte, effectuer une analyse technique et économique des données de la flotte et faire des recommandations pour des actions correctives nécessaires et cas de surconsommations et de surcoûts opérationnels.
Gestion technique et mécanique des véhicules :
- Il/elle suit et analyse les consommations de carburant et supervise les réparations.
- Il/elle analyse les rapports de suivi des bases, les synthétise et les transmet au chef d’équipe logistique.
- S’assurer que le suivi des entretiens des véhicules est en conformité avec les recommandations des constructeurs et du Tableau de Suivi de Mercy Corps ;
- S’assurer de l’organisation des réparations avec les garages agréés par Mercy Corps via les fiches de réparations et analyser les pièces disponibles en stock ;
- Assurer le suivi de la technique et de conduite des véhicules des chauffeurs en contrôlant la vitesse des véhicules ;
- Mettre en place un plan de suivi des entretiens et réparations de routines, y compris des systèmes électriques, froid et climatisation de tous les véhicules ;
- Faire les diagnostiques des pannes mécaniques et électriques et effectuer directement les travaux de petites réparations et les services A des véhicules ;
- Faire la contre contrexpertise des diagnostiques et des devis des garages pour les réparations et recommander des actions appropriées à prendre ;
- Faire le suivi des réparations des véhicules auprès des garages et approuver tous travaux de réparations des véhicules avant les paiements des factures des prestataires ;
- Vérifier la validité de tous les documents de véhicules, y compris la date d’expiration de l’assurance et d’autres documents administratifs réglementaires ;
- Faire les services A et les petites réparations.
- Programmer les rendez-vous d’entretien et de réparation et servir de point focal avec les garages sur les questions d’entretiens et de réparations des véhicules.
CONNAISSANCES ET QUALIFICATIONS
- Avoir un diplôme d’études supérieures en mécanique automobile ou tout autre domaine pertinent ;
- Avoir au moins 4 ans d’expérience professionnelle comme mécanicien automobile en milieu des ONG/organisations internationales ou avoir travaillé pendant au moins 4 ans en tant que mécanicien auto, dans un grand garage de renommée nationale ou internationale ;
- Avoir une excellente connaissance théorique et pratique des composants mécaniques, électriques et électroniques et des systèmes et méthodes de diagnostic des véhicules 4X4 ;
- Avoir une aptitude physique pour effectuer le travail de mécanicien, y compris le manœuvre des outils et équipements lourds de travail mécanique ;
- Avoir une bonne expérience dans la planification et la gestion des entretiens et le suivi des réparations ;
- Avoir une très bonne connaissance des règles de conduite, de sécurité routière et des règles de sécurité générale ;
- Avoir une très bonne capacité et des aptitudes solides pour gérer une grande équipe de chauffeurs ;
- Avoir une bonne connaissance des outils de communication de sécurité (Track 24, GPS, radio HF, VHF) ;
- Avoir une expérience d’au moins 3 ans dans la gestion d’un parc automobile de plus de 10 véhicules
- Avoir une bonne connaissance du MS Office (Excel, Word, Outlook, power point, etc.) ;
- Avoir une excellente maîtrise du français parlé et écrit. La connaissance de l’anglais parlé et écrit est un avantage ;
- Au moins cinq ans d’expérience en tant que chauffeur pour une organisation internationale.
- Avoir le permis de conduire valide et une bonne expérience de la conduite de véhicules 4WD en terrain et zones difficiles.
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