Médecins Sans Frontières est une organisation humanitaire médicale internationale indépendante qui délivre une aide médicale d’urgence aux populations en danger touchées par les conflits armés, les épidémies, les désastres naturels et créés par l’homme et aux populations n’ayant pas accès aux soins de santé. MSF est présent dans plus de 70 pays et s’est réinstallée au Bénin depuis février 2022.
OBJECTIFS DU POSTE :
Superviser les unités d’approvisionnement (approvisionnement, achats, entrepôt, transport et douanes) sur le plan de la mission. Responsabilités :
- Superviser les unités d’approvisionnement sur le plan de la mission : approvisionnement, achats, entrepôt (logistique et médical), transport et douanes.
- Définir les objectifs des unités d’approvisionnement selon la stratégie d’approvisionnement globale et s’assurer que les objectifs de ces différents départements sont alignés sur cette stratégie.
- Planifier, coordonner et superviser les tâches quotidiennes des unités d’approvisionnement sur le plan de la coordination, et établir leur niveau de priorité.
- Évaluer la charge de travail de chaque département et, si requis, soumettre un plan de redimensionnement au coordonnateur à l’approvisionnement.
- Coordonner la communication et les liens fonctionnels entre les départements liés à l’approvisionnement et les autres départements de l’organisation (finances, médical et logistique, etc).
- S’assurer que le processus de communication et les niveaux de satisfaction des projets sont adéquats.
- Garantir le bon fonctionnement administratif des approvisionnements ainsi que le respect des procédures d’approvisionnement existantes, et proposer, s’il y a lieu, les modifications appropriées.
- Responsable de la rédaction des procédures de chaque unité, du BF et de la formation des personnes en cause.
- Responsable de la mise en place des outils adéquats et des procédures établis par le coordinateur à l’approvisionnement.
- Mettre en place des indicateurs de performance et en assurer le suivi au sein de chaque unité ; faire rapport de l’évolution de la situation au coordinateur à l’approvisionnement.
Responsabilités spécifiques
- Assurer la mise en œuvre de la stratégie d’approvisionnement de MSF : En accord avec la mission humanitaire de MSF, vous veillerez à ce que les approvisionnements soient réalisés de manière rapide, efficace et en conformité avec les besoins des équipes sur le terrain, en tenant compte des contraintes liées aux contextes humanitaires.
- Garantir l’approvisionnement rapide et efficace des équipes médicales et logistiques : Assurer que les besoins médicaux et logistiques sont couverts dans les délais impartis et dans le respect des priorités définies par le programme de la mission, tout en garantissant la qualité et la traçabilité des biens.
- Gestion des approvisionnements dans les urgences : Vous serez amené à superviser les approvisionnements dans des environnements complexes (zones de guerre, zones d’urgence sanitaire, etc.) et à adapter les méthodes et les processus pour répondre aux défis spécifiques (approvisionnement en matière de médicaments et d’équipements spécifiques).
- Gestion de la chaîne d’approvisionnement en lien avec les spécificités de MSF : L’approvisionnement doit répondre aux exigences éthiques et humanitaires de MSF, ce qui inclut le respect des procédures internationales, des normes de qualité, et des contraintes budgétaires dans un contexte souvent de ressources limitées.
- Collaboration étroite avec les autres départements de MSF : Travailler en étroite collaboration avec les départements médical, logistique, RH et financier, ainsi qu’avec les équipes sur le terrain, afin de garantir une coordination optimale et une réponse rapide aux besoins.
- Suivi des risques : Identifier et anticiper les risques spécifiques aux contextes MSF (tels que les risques sécuritaires, l’instabilité politique, les fluctuations des prix des biens et services) et proposer des solutions pour minimiser ces risques.
- Respect des principes humanitaires : Vous veillerez à ce que les activités d’approvisionnement soient menées dans le respect des principes humanitaires fondamentaux de MSF, en privilégiant les aspects éthiques, la transparence, et la responsabilité face aux populations bénéficiaires.
- Suivi des indicateurs de performance spécifiques à MSF : Mettre en place des outils de suivi adaptés aux spécificités des missions de MSF et rendre compte des performances et de l’efficacité des chaînes d’approvisionnement au coordinateur à l’approvisionnement.
Qualification et Expérience Requise
Formation : Diplôme de Master avec spécialisation en logistique/chaîne d’approvisionnement.
Expérience : Une expérience de deux ans au minimum dans le domaine lié à la gestion de la chaîne d’approvisionnement, à l’organisation de la gestion de l’approvisionnement et à la mise en place des procédures.