Le Conseil danois pour les réfugiés (ci-après : DRC, pour Danish Refugee Council) a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7 000 employés et de 8 000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, la RDC est une organisation d’aide non gouvernementale, à mais non lucrative, politiquement neutre et indépendante et non confessionnelle.
Notre vision est une vie avec dignité pour toutes les personnes déplacées dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre boussole morale : l’humanité, le respect, l’indépendance, la neutralité, la participation, l’honnêteté et la transparence.
POSTE 1 : Coordinateur des subventions et des partenariats
- Contexte
DRC opère en Afrique de l’Ouest depuis 1998, et depuis 2013 au Mali. La RDC est notamment présente dans les régions du Centre et du Nord, et intervient dans les domaines de :
- La sécurité alimentaire et moyens d’existence : DRC met en œuvre un programme global de sécurité alimentaire qui vise à renforcer la résilience des ménages et des communautés en liant urgence, réhabilitation et développement tout en s’attaquant aux problèmes structurels et à long terme. Le programme est conçu autour de transferts monétaires saisonniers, complétés par des activités individuelles et communautaires, telles que le dépistage nutritionnel, la formation sur les techniques d’agriculture et la gestion de fermes coopératives pour les organisations paysannes.
- La protection : DRC a mis en œuvre des programmes de protection intégrés qui visent à fournir une assistance directe aux victimes de violations des droits humains (et ce dans un contexte d’urgence), à renforcer les connaissances et les capacités de protection communautaires, individuelles ainsi qu’institutionnelles, et à participer aux efforts de coordination et de plaidoyer aux niveaux régional et national. Certains projets de protection concernent également la protection de l’enfance.
- La consolidation de la paix : DRC implémente des projets ambitieux et innovants de prévention, de monitoring et de résolution de conflits, et ce en complémentarité d’autres projets de DRC via à la fois le renforcement des capacités endogènes (médiation) humanitaire et d’actions de réponses menées par DRC et ses partenaires (comme l’analyse rapide de conflits, les dialogues inter/ intra-communautaires et transfrontaliers, et les appuis aux plans communautaires, etc. ). Ces projets sont réalisés en lien avec les institutions concernées (notamment le Centre national d’alerte précoce). Ces projets intègrent également une composante d’éducation aux risques liés aux moteurs explosifs, ainsi que l’assistance aux victimes de ces moteurs explosifs. Dans le cadre de la mise en œuvre de tous ces projets, DRC veille systématiquement à renforcer l’inclusivité des systèmes de prévention et de résolution des conflits (en intégrant les femmes, les jeunes et les personnes à besoins spécifiques).
- Objectif
La/le Coordinatrice/ Coordinateur des subventions et des partenariats dirigera l’ensemble des processus liés aux subventions et aux partenariats tout au long du cycle de projet et sera la/ le point de contact pour la conformité aux règles et réglementations des bailleurs de fonds et de DRC, le reporting aux bailleurs de fonds et la gestion des subventions. Cette position au sein de DRC Mali a pour fonction d’assurer la liaison avec les organisations partenaires et les équipes internes de RDC, notamment les équipes de terrain, l’équipe de programme, les services financiers et la chaîne d’approvisionnement, afin de garantir une gestion fluide et efficace des subventions et des partenariats. Le supérieur hiérarchique du poste est la Cheffe des Programmes (HoP) mais le poste rapportera au Chef des Opérations pour les tâches opérationnelles.
- Tâches et responsabilités
Responsabilités :
Développement et coordination de projets
- Sous la supervision de la Cheffe de Programme, correspond à l’élaboration de notes conceptuelles et de propositions en collaboration avec les organisations partenaires, les coordinateurs techniques, le personnel de terrain, le personnel opérationnel, l’unité multipays de la Région WANALA et les collègues du Siège de DRC, en veillant à l’alignement sur les stratégies, les priorités et les exigences de DRC et des bailleurs de fonds, ainsi que sur les directives du manuel des programmes de DRC.
- Etablir des calendriers et des modèles de propositions, fournir un résumé de la proposition/opportunité de financement et animer les réunions de décision ( Go/No Go ), ainsi qu’organiser les réunions de conception ;
- Rédiger les sections non techniques des propositions, consolider et s’assurer que les documents finaux sont rédigés avec soin, bien structurés et conformes aux directives administratives des bailleurs de fonds (assurance qualité) ;
- Assurer la communication entre les différents Départements lors de la rédaction des propositions, des budgets et des rapports ;
- Veiller à ce que les réunions de lancement, d’examen des subventions et de clôture se respectent régulièrement et en temps opportun afin de suivre la mise en œuvre et les dépenses du projet, de garantir la conformité avec les exigences des bailleurs de fonds, et d’identifier et d’appliquer les enseignements tirés ;
- Diriger le processus de gestion des subventions, y compris les demandes de modification et les prolongations.
Mobilisation des ressources
- Tenir à jour les informations sur les stratégies, les priorités et les opportunités de financement des bailleurs de fonds à l’aide des outils de suivi de l’engagement des bailleurs de fonds ;
- Prendre l’initiative de produire des documents de présentation de projet d’une page, des fiches d’information, des rapports de situation et d’autres documents d’information destinés à l’engagement des donateurs.
Renforcement des capacités
- Renforcer les capacités du personnel chargé des programmes et des opérations, ainsi que des organisations partenaires, en matière de principes et de processus de gestion des subventions et du cycle de projet : cela implique la conformité aux exigences des bailleurs de fonds, la rédaction de rapports et l’élaboration de propositions.
Conformité aux exigences des bailleurs de fonds, rapports et tenue des registres
- Consolider et réviser les rapports narratifs à soumettre aux bailleurs de fonds, en veillant à une excellente qualité rédactionnelle, à un contenu bien structuré et à une soumission dans les délais, conformément aux exigences des bailleurs de fonds et de DRC ;
- Soutenir la mise en œuvre et l’adaptation des outils de gestion du cycle de projet destinés aux équipes de programme et à la direction pour la mise en œuvre des projets et la prise de décision ;
- Gérer le système de suivi des subventions et des rapports, y compris la mise à jour régulière du système de gestion des subventions de RDC dans Dynamics, afin de garantir que tous les dossiers de subventions sont organisés, à jour et bien gérés pour la planification et la préparation des rapports destinés aux bailleurs de fonds ainsi que pour le suivi des projets. Tenir à jour le tableau de bord principal des subventions et le tableau de bord des échéances de reporting, en veillant à ce que les informations clés telles que la flexibilité budgétaire, les échéances d’audit/d’évaluation et les autres exigences soient consignées ;
- Veiller à ce que tous les Départements et partenaires concernés ont une connaissance suffisante des exigences des bailleurs de fonds en matière de gestion du budget, des actifs et des subventions, et s’y conforment.
Gestion des partenariats
- Coordonner l’identification, la sélection, la vérification et la diligence raisonnable des partenaires de mise en œuvre à l’aide des outils et modèles standard de DRC ;
- Examiner les contributions narratives et financières des partenaires aux propositions ainsi que toute modification ultérieure des projets ;
- Veiller à ce que les SGA soient rédigés, contrôlés et suivis régulièrement ;
- Suivre les progrès des partenaires par rapport aux objectifs du programme en examinant leurs rapports descriptifs ;
- Veiller à ce que les évaluations des partenariats soient retenues et à ce que les coordinateurs techniques et les unités de soutien connaissent les outils et les processus ;
- Superviser le cycle de renforcement des capacités des partenaires, en coordination avec les Départements concernés de RDC, et mesurer l’évolution des capacités des partenaires à l’aide d’indicateurs objectivement vérifiables ;
- Veiller à ce que les activités de renforcement des capacités des partenaires soient menées à bien, notamment les ateliers de formation et le mentorat individuel du personnel clé des partenaires sur les règles et réglementations des bailleurs de fonds, l’établissement de rapports, l’élaboration de programmes et la gestion des subventions ;
- Soutenir l’intégration de la gestion des partenariats dans toutes les fonctions et tous les Départements, et clarifier la répartition interne des rôles et des responsabilités en matière de gestion des partenariats ;
- Veiller à ce que les processus et pratiques de gestion des partenariats de RDC Mali soient conformes aux politiques et directives mondiales de RDC ainsi qu’aux règles et réglementations des bailleurs de fonds concernés ;
- Examiner et améliorer les processus et les outils de gestion des partenariats ;
- Développer de nouveaux outils pour rationaliser la gestion des partenariats si nécessaire ;
- Améliorer les pratiques de partenariat en évaluant périodiquement l’approche de gestion des partenariats de DRC Mali en tenant compte à la fois du point de vue de DRC et de celui des partenaires, en recueillant les enseignements tirés et les meilleures pratiques, et en formulant des recommandations d’amélioration ;
- Soutenir l’élaboration, le déploiement et la révision périodique de la stratégie de partenariats et de localisation de RDC Mali.
En outre, la/le Coordinatrice/ Coordinateur des subventions et partenariats pourra se voir demander d’assumer d’autres tâches, à la demande de sa hiérarchie (Cheffe des Programmes ou bien de la part du Directeur Pays ou bien du Chef des Opérations).
- Qualifications requises
Expérience et compétences techniques essentielles :
- Diplôme académique de niveau bac +5 (Master ou diplôme d’Ingénieur), notamment dans le domaine de l’administration des organisations, des sciences sociales, de la gestion de projet, des relations internationales, de l’humanitaire ou de la solidarité internationale, ou bien dans un domaine équivalent ;
- Au moins cinq (5) ans d’expérience professionnelle dans une ONG au Mali, et de préférence au sein d’une ONG internationale ;
- Au moins trois (3) ans d’expérience démontrée dans la gestion des subventions et des partenariats ainsi que dans le renforcement des capacités des organisations de la société civile locale ;
- Compréhension des meilleures pratiques et des stratégies en matière de gestion des subventions et des partenariats dans les secteurs de la protection et des moyens de subsistance ;
- Expérience confirmée en gestion des parties traduisant et bonne compréhension du contexte malien
- Compréhension de l’environnement opérationnel de la société civile au Mali et connaissance adéquate des risques juridiques et financiers associés aux modalités de partenariat ;
- Expérience dans l’animation de formations et la contribution à l’élaboration des contenus de formation ;
- Excellentes compétences interpersonnelles et en résolution de problèmes, ainsi que des compétences en matière de représentation, de négociation et de diplomatie ;
- Excellente maîtrise de Microsoft Office ;
- Excellente compétences interpersonnelles et aptitude démontrée à travailler sous pression et dans des conditions stressantes ;
- Bonne compréhension du contexte local et sahélien ;
- La maîtrise parfaite du français est requise (écrit et à l’oral) ainsi que la maîtrise de l’anglais (écrit et à l’oral).
Compétences et qualités exigées
- À ce poste, vous devez démontrer les cinq compétences essentielles du DRC, à savoir :
- Viser l’excellence : vous vous concentrez sur l’obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.
- Collaborateur : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur avis et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.
- Prendre les rêves : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.
- Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.
- Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.
- Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et cosmopolite ;
- Proactivité, avec une approche coopérative et collaborative ;
- D’excellentes capacités de communication (notamment l’attention et la patience) sont nécessaires ;
- De bonnes capacités organisationnelles sont requises, dont celle de travailler en équipe ;
- Sens de l’éthique exemplaire.
