L’ONG Humanitaire DRC recrute pour ces 02 postes (13 Mai 2024)

Devoirs et responsabilités

Responsabilités:

Ressources humaines

• Veiller à ce que les normes et procédures générales en matière de ressources humaines définies dans le manuel des opérations de la RDC soient appliquées et conformes à tout moment.
• Préparer et mettre à jour les dossiers d’information/d’intégration pour le nouveau personnel et superviser/coordonner le processus d’intégration pour le bureau régional.
• Aider au processus de performance et de développement
• Préparer, conseiller et superviser les congés et les absences du personnel.
• Aider à la gestion des plaintes du personnel par le biais des mécanismes établis par DRC et garantir que le code de conduite de DRC est compris et respecté à tout moment.
• Aider à la liaison avec la compagnie d’assurance maladie sur toutes les questions connexes et assurer la liaison avec les prestataires de services sur toutes les questions d’assurance maladie du personnel.
• Soutenir les activités de développement du personnel, y compris la promotion du catalogue d’apprentissage de DRC.
• Sauvegarde pour les RH et l’administration. Chef d’équipe en leur absence.

Installations – Gestion de bureau

• Veiller à ce que toutes les installations du bureau soient appropriées, sûres et fonctionnelles (c.-à-d. système de sécurité, santé et sécurité, communications, etc.)
• Superviser tous les aspects de l’entretien des bureaux en liaison avec la chaîne d’approvisionnement et responsable de la propreté générale.
• En liaison avec l’équipe de sécurité, assurer la sécurité du bureau.
• Responsable du renouvellement en temps opportun des protocoles d’accord de l’organisation.
• Superviser la gestion des magasins de consommables et de papeterie, réapprovisionner les consommables et fournitures de bureau, surveiller la consommation et les stocks et examiner les rapprochements des stocks si nécessaire.
• Veiller à ce que les magasins soient en bon état pour maintenir les approvisionnements.
• Responsable de l’élaboration de toutes les demandes d’achat pour les fournitures de bureau et de chambres d’hôtes, de la maintenance, du suivi de la validité des cadres et des renouvellements en temps opportun.
• Paiement dans les délais de toutes les factures de services publics, d’entretien, de toutes les dépenses administratives qui peuvent augmenter, etc.

Gestion des chambres d’hôtes :

• Responsable de maisons d’hôtes sûres et fonctionnelles.
• Superviser le niveau de vie général et la propreté des maisons d’hôtes et des maisons du personnel expatrié.
• Maintenir les stocks et les fournitures des maisons d’hôtes et surveiller leur utilisation.
• Assurez-vous que le manuel de la maison d’hôtes est mis à jour régulièrement et disponible à la maison d’hôtes.
• Agir comme point focal pour les maisons d’hôtes et les maisons d’expatriés ; assurer la liaison avec les propriétaires sur toute question pouvant survenir.
• Point focal de contact pour tout le personnel et les invités résidant dans les installations pour soulever toute question, préoccupation, etc. dans les installations au fur et à mesure.

Voyages et hébergement du personnel

• Point de contact focal pour tous les projets de voyage du personnel et des invités de la RDC, vers la RDC-Nigeria Maiduguri.
• Assurer la liaison avec la chaîne d’approvisionnement pour toutes les réservations de vols intérieurs par l’UNHAS pour le personnel et veiller à ce que tous les griefs de voyage soient résolus en temps opportun.
• Maintenir et mettre à jour quotidiennement les trackers de voyages et d’hébergement
• Responsable de la réservation d’hébergement de tout le personnel et des invités de DRC et de la communication avec tous à cet égard respectivement.
• Augmenter en conséquence les demandes d’achat pour toutes les dépenses liées au voyage et à l’hébergement pour tout le personnel et les invités de DRC.

Contrat de services et gestion des baux

• Surveillez tous les contrats et cadres de services et tenez à jour tous les trackers. C’est-à-dire les trackers de bureaux, de maisons d’hôtes et de maisons d’expatriés, le suivi de réservation d’hôtel, le suivi de paiement de services publics et bien d’autres avec des détails respectivement.

• En liaison avec l’équipe de la chaîne d’approvisionnement sur l’expiration des baux, des contrats de service et des cadres et s’assurer qu’un renouvellement est prêt un mois avant la date d’expiration.
• Soumettre tous les suivis et rapports administratifs sur une base mensuelle au chef d’équipe des ressources humaines et de l’administration.
• Maintenir un classement clair et ordonné des copies papier et dans le dossier d’administration sur SharePoint de toutes les tâches d’administration, principalement les baux, les cadres, les contrats de service, les utilitaires et bien d’autres.
• En liaison étroite avec la chaîne d’approvisionnement, développer et maintenir un pool à jour pour les travailleurs occasionnels, les entreprises de maintenance/mécaniciens.

Toute autre tâche assignée par votre supérieur hiérarchique.

Exigences de l’emploi

Expérience et compétences techniques :

• Minimum de deux (02) années d’expérience dans l’administration, le Secrétariat exécutif, les ressources humaines et autres domaines liés spécifiquement aux ONG internationales, aux ambassades, aux agences des Nations Unies et à d’autres secteurs similaires de niveau intermédiaire.
• Connaissance des procédures de voyage et d’immigration. Doit avoir une expérience dans la gestion des services de vols humanitaires.
• Excellente maîtrise de la bureautique Microsoft. Une expérience antérieure de travail avec un système ERP est un avantage supplémentaire.
• Bonne compréhension et connaissance/expérience pratique des principes, concepts et processus de gestion des ressources humaines.
• Maîtrise avancée de l’anglais.
• Maîtrise des langues locales.
• Une expérience de Maiduguri et de l’État de Borno est requise.

Éducation : (inclure les certificats, les licences, etc.)

• Un diplôme universitaire dans le domaine de l’administration des affaires, des études de secrétariat ou de gestion des ressources humaines ou un domaine similaire.

Langues : (indiquer le niveau de maîtrise)

• Compétences en communication efficaces (écrites et verbales);
• La maîtrise de l’anglais écrit et parlé et la connaissance du haoussa et/ou d’autres langues utilisées dans le nord-est du Nigeria seraient un plus.

Tous les rôles de DRC exigent que le titulaire du poste maîtrise les compétences de base de DRC :

• Viser l’excellence : se concentrer sur l’obtention de résultats tout en garantissant des processus efficaces.
• Collaborer : impliquer les parties concernées et encourager les commentaires.
• Prendre les devants : s’approprier et prendre des initiatives tout en visant l’innovation.
• Communiquer en écoutant et en parlant efficacement et honnêtement.
• Faire preuve d’intégrité : agir conformément à la vision et aux valeurs de DRC.

Date limite : clôture des candidatures le 27 mai 2024 à minuit (heure GMT) .

Devoirs et responsabilités

Capacités et engagements MEAL du bureau de pays

• Participer à la planification stratégique et aux examens annuels au niveau national et aider le personnel du programme et la haute direction à élaborer des plans annuels, des stratégies et la conception de programmes en utilisant des preuves solides et poursuivre des initiatives de recherche stratégique.
• Diriger le développement de stratégies et d’outils MEAL ; et assurer le leadership dans la stratégie MEAL, en faisant progresser les capacités techniques, humaines et financières de MEAL et en respectant les engagements institutionnels de la RDC.
• Appliquer les directives de la DRC pour MEAL et la division du travail selon le flux de travail MEAL RASCI, en particulier vis-à-vis du personnel du programme, et favoriser les relations de collaboration avec les parties prenantes internes et externes dans le domaine de responsabilité.
• Diriger l’adaptation et l’application du modèle MEAL de la RDC ainsi que des éléments de base et des orientations pertinents aux circonstances locales et aux projets et programmes correspondants, dans le domaine de responsabilité.
• Identifier et planifier les ressources humaines, les ressources financières et le temps nécessaires pour mener à bien les activités MEAL dans la zone de responsabilité, conformément aux directives de la DRC.
• Appliquer les directives de la DRC en matière de RGPD et de protection des données dans le domaine de responsabilité, en particulier pour les données liées à MEAL. Assurer la liaison avec les homologues internes concernés responsables de la protection des données.
• Diriger le renforcement des capacités, la formation et le soutien technique pour MEAL, le programme, les secteurs, le personnel de terrain et les partenaires afin de faire progresser le programme de preuves.

Suivi des résultats et soutien à la qualité des programmes

• Planifier, gérer et assurer la qualité des processus et outils de collecte de données sur le terrain et de surveillance sur le terrain.
• Assurer l’application des principes éthiques dans le travail sur le terrain, y compris en ce qui concerne le Code de conduite de la RDC et conformément aux protocoles de référence et aux SOP de protection.
• Planifier et effectuer l’assurance qualité des données lors de la collecte, de la saisie et du traitement des données dans le domaine de responsabilité.
• Établir et maintenir des processus et des protocoles pour la protection, le stockage, le partage et la sécurité des données dans le domaine de responsabilité.
• Diriger l’analyse et le reporting des données qualitatives et quantitatives MEAL (par exemple, rapports d’évaluation de base et final) collectées conformément aux besoins d’information internes et aux obligations de reporting externes.
• Soutenir, guider et former les partenaires de la RDC dans le suivi des résultats et la collecte de données en leur fournissant des conseils, des outils et un renforcement des capacités appropriés.

Responsabilité

• Identifier, planifier et mettre en œuvre différents mécanismes d’engagement communautaire, de suivi participatif et intégrer des mécanismes de retour d’information dans le suivi, l’évaluation, la responsabilisation et l’apprentissage.
• Évaluer, concevoir et améliorer les mécanismes de responsabilisation, y compris les processus, les outils et les SOP du mécanisme de rétroaction communautaire et adapter les directives mondiales du CFM au contexte local pour une gestion efficace des mécanismes de rétroaction.
• En collaboration avec les membres du SMT, veiller à ce que tout le personnel soit formé aux approches de CFM et de responsabilisation de la RDC, ainsi qu’au mécanisme de reporting du Code de conduite de la RDC et aux mesures de sauvegarde PSEAH ; et les engagements et mécanismes de responsabilisation sont communiqués et connus parmi les membres de la communauté et les personnes relevant de la compétence du HCR.
• Assurer la liaison avec le siège social, coordonner avec la direction du CO et soutenir l’équipe des CO lors des audits de certification du CHS, des processus d’auto-évaluation du CHS et du suivi du plan d’amélioration.
• Assurer l’harmonisation et/ou fournir des conseils, un soutien ou un renforcement des capacités spécifiques aux partenaires de la RDC afin de garantir qu’ils développent/maintiennent des mécanismes de réponse et de retour d’information communautaires alignés sur les normes minimales de la RDC.

Évaluation, analyse et apprentissage

• Diriger et contribuer (le cas échéant) à l’analyse, à l’évaluation et à la recherche de preuves fondées sur des données et à leur utilisation dans le domaine de responsabilité.
• Soutenir l’utilisation des résultats pour une meilleure planification et prise de décision ; et partager les connaissances et l’apprentissage pour améliorer la programmation en RDC et au-delà, dans la zone de responsabilité.
• Traduire les résultats de MEAL en apprentissage organisationnel ; planifier et mettre en œuvre des événements d’apprentissage et concevoir des produits d’apprentissage appropriés.
• Présenter régulièrement les principales conclusions et commentaires de MEAL aux superviseurs et, le cas échéant, à l’équipe de direction pour un développement ultérieur.
• Concevoir et gérer des évaluations conformément à la politique d’évaluation de la RDC, de l’élaboration des TdR au conseil à la direction sur l’approbation du rapport final, jusqu’à la diffusion de l’évaluation.
• Diriger ou participer (le cas échéant) à l’analyse, à l’interprétation et à la communication des conclusions du MEAL en externe, dans le domaine de responsabilité.
• Diriger/soutenir les partenaires de la RDC dans l’organisation de réunions d’évaluation, d’analyse et d’apprentissage et assurer le renforcement des capacités afin que les partenaires de la RDC puissent contribuer aux évaluations de la RDC.

En tant que Manager, le titulaire du poste est responsable des tâches suivantes        

• Responsable de la réalisation des buts et objectifs stratégiques de la RDC dans le domaine de responsabilité.
• Responsable de prendre des décisions importantes sur ce que fait l’unité : son objectif, ses fonctions et son rôle, et de prendre des engagements et des décisions qui nécessitent la dépense de ressources importantes de l’unité.
• Responsable de la gestion des personnes subordonnées directement, généralement au moins 3 employés. Cela comprend l’embauche et le licenciement, la définition d’objectifs, la probation, l’évaluation des performances, le développement du personnel, la gestion des performances, y compris les mauvaises performances, etc.
• Responsable de prendre des décisions judicieuses basées sur les politiques, les SOP, les normes et les conseils d’experts techniques de la RDC.

En plus de ce qui précède, le responsable MEAL peut être amené à effectuer d’autres tâches demandées par le responsable du développement et de la qualité du programme mais toujours dans le cadre de cette description de poste.

Qualifications

Requis:

• Au moins 4 à 5 années d’expérience professionnelle pertinente dans le suivi, l’évaluation, la responsabilisation et l’apprentissage des programmes humanitaires et de développement.
• Expérience de travail avec des ONG internationales, des agences des Nations Unies, des ministères concernés et/ou des autorités locales dans des contextes de migrants/réfugiés et/ou dans des situations d’urgence.
• Baccalauréat dans un domaine pertinent (développement international, sciences sociales, statistiques, etc.)
• Expérience avérée dans la collaboration efficace avec une variété d’exigences de donateurs, notamment ECHO, BHA, DDC et les agences des Nations Unies (selon les besoins).
• Solide compréhension des principes et processus de suivi, d’évaluation, de responsabilisation et d’apprentissage, y compris la gestion de bases de données, les rapports, etc.
• Expérience démontrée avec les secteurs clés de la RDC.
• Maîtrise de l’approche mixte, des méthodologies de recherche et de l’utilisation de données probantes, y compris les méthodologies participatives.
• Compréhension démontrée des normes humanitaires fondamentales (CHS) et capacité à appliquer les normes de responsabilité et d’éthique dans le travail quotidien.
• Compétences maîtrisées en conception, mise en œuvre et assurance qualité tout au long du processus de collecte de données et en particulier des logiciels.
• Compétences maîtrisées dans le travail avec des cadres d’analyse, avec l’analyse de données quantitatives et qualitatives et la communication de preuves.
• Expérience démontrable dans la promotion de l’apprentissage organisationnel dans les programmes.
• Capacité démontrée à travailler et à livrer sous pression, dans les limites des contraintes budgétaires et de temps et à gérer les priorités.
• Capacité à inspirer et à appliquer la pensée critique dans le travail quotidien ; promouvoir et contribuer avec des critiques constructives.
• Capacité et motivation maîtrisées pour apprendre sur le tas et progresser dans le rôle.
• Excellentes compétences en communication verbale et écrite, capacité à adapter la communication aux diverses parties prenantes et publics.
• Maîtrise professionnelle complète de l’anglais.

Souhaitable​

• Haoussa (courant).

Compétences et qualités requises

• Compétences de base de la RDC :
  • En quête d’excellence,
  • Collaboration,
  • Prendre les devants,
  • Communication,
  • Faire preuve d’intégrité.
• Capacité à travailler dans un environnement multinational et multiculturel.
• Excellentes compétences en rédaction, en relecture et en communication.
• Excellentes compétences organisationnelles et multitâches.
• Forte capacité d’adaptation, de prise d’initiative et de travail dans un environnement multiculturel.
• Intérêt pour le secteur humanitaire et l’environnement des bailleurs de fonds.
• Capacités d’écoute, d’analyse et de synthèse.
• Excellentes compétences en communication, ainsi que patience et politesse.
• Sens exemplaire de l’éthique au travail.

 Règlement général

• L’employé doit suivre les instructions de DRC en matière de sécurité, de confidentialité et de directives éthiques, y compris le Code de conduite et le Cadre de responsabilité humanitaire.
• L’employé ne doit se livrer à aucune autre activité rémunérée pendant la durée du contrat DRC sans autorisation préalable.
• L’employé ne doit s’engager dans aucune activité qui pourrait nuire à la DRC ou à la mise en œuvre de tout projet pendant la durée du contrat de la DRC.
• L’employé ne doit pas donner d’interviews aux médias ni publier de photos ou autres documents liés au projet sans autorisation préalable.
• L’employé doit restituer tout l’équipement emprunté pour le projet à DRC après la fin de la période contractuelle ou sur demande.