Les activités de COOPI visent à encourager le développement et à répondre aux situations d’urgence. En Afrique, Amérique Latine et Moyen Orient COOPI favorise l’accès à l’eau, ainsi que le droit à la santé et à l’éducation des communautés les plus pauvres.
L’ONG humanitaire MERCY CORPS recrute pour ce poste (16 Octobre 2023)
Responsabilités
Gestion administrative :
- Fait la vérification périodique de la gestion administrative du projet dans le respect des procédures administratives, comptables, financières, fiscales avec une attention particulière aux achats des biens, travaux et services. Vérification du classement des documents administratifs, notamment les pièces comptables, dossiers RH, dossiers logistiques et ainsi de suite);
- Assure l’analyse des paquets mensuels et identifier les ecarts;
- Prépare un programme de revue/contrôle des opérations et le fais valider par l’Administrateur Pays;
- Prepare et assure l’envoi de la documentation des pièces comptables des projets pour les périodes de rapport et en fin de projet afin de clôturer et préparer l’archivage final;
- Contrôle des pièces justificatives comptables, la conformité des contrats signés avec les fournisseurs; vérifie et contrôle l’application correcte de la loi fiscale;
- Assure la verification et la conformité des opérations aux procédures de COOPI et celles des bailleurs avant de soumettre à l’administrateur Pays;
-
Garantis le suivi du bon archivage électronique et physique des pièces comptables et en fais le back up (Projets, partenaires, coordination);
- Prepare les ressources locales afin d’assurer la releve au bout de 12 mois;
- Rédige mensuellement un rapport d’activité mentionnant les travaux effectués, les observations relevées, et les principales recommandations;
- Conduit, à la demande de la coordination, des audits spécifiques pour des sujets spécifiques, sous forme d’investigations;
- Participe à l’elaboration de budget de projet, des bases et de la coordination.
Rapports
- Rédige des rapports financiers intermedaires et finaux des projets en collaboration avec les Chefs de Projets et sous la supervision de l’Administrateur Pays
- Prepare les communications avec les bailleurs et partenaires.
Audits
- Assure la mise à jour et le suivi de l’agenda des rapports financiers et narratifs, des audits et spot check;
- Prepare les audits internes/ les pré-audits et les audits externes;
- Lors d’un audit, il/elle doit s’assurer que toutes les documentations sont conformes aux exigences établies par COOPI et les bailleurs avant de les mettre à disposition des auditeurs;
- Tiens compte des recommondations lors d’un audit et les partage avec l’administrateur pays qui est son interlocuteur direct;
- Mets en place et suis le plan de mise en oeuvre des recommandations des audits, spot check, mission du siège;
- Point focal compliance/conformité : prepare les formations et sensibilisation du personnel COOPI sur l’ethique, PSEA, les valeurs et participe au breifing des nouveaux;
Missions
- Fait des mission de suivi au démarrage du projet : Mise en place des outils, suivi de la gestion comptable et administrative, monitorage des contrats (de travail du personnel local, baux, contrats divers,…);
- Fait des missions ponctuelle sur le terrain : au besoin à la demande de la coordination de Kinshasa;
- Fait des mission d’évaluation du plan de clôture du projet (1 mois avant la clôture du projet) : Il/elle supervise la clôture du projet d’un point de vue administratif selon les TDRs transmis par la coordination de Kinshasa.
Formation
- Participe aux depouillements des appels d’offres et avis de recrutement ; et, en accord avec l’Administrateur Pays, il/elle assure le recrutement du personnel administratif, de son integration et la formation;
- Assure en commun accord avec le chargé de programme l’evaluation des partenaires;
- Assure la formation et le renforcement de capacité des partenaires locaux.
Profil du candidat
Essentiel
- Diplôme en sciences économiques ou similaires;
- Au moins 3 ans d’expérience dans la gestion économique et financière de projets et dans la comptabilité dans des ONGs (expérience de travail en Afrique et / ou dans des contextes de conflit / post-conflit est un atout);
- Excellentes capacités rédactionnelles et connaissance du paquet Office;
- Expérience dans l’utilisation de bases de données comptables;
- Expérience dans le rapportage financier et la gestion de contrôle interne;
- Excellente capacité de travailler dans des conditions de base et de s’adapter à la vie du terrain;
- Bonne technique de formation et de transfert du savoir;
- Excellente capacité organisationnelle ; flexibilité, fort sens de l’initiative et autonomie dans le travail;
- Excellente capacité de travailler sous pression;
- Capacité de travailler dans un contexte politique et sécuritaire sensible et complexe et dans un environnement multiculturel;
- Bonne connaissance des procédures de bailleurs UN ;UE ; ECHO etc…
- Maîtrise du français, parlé et écrit;
- Intérêt et motivation à travailler dans une ONG en respectant ses valeurs et principes.
Souhaitables
- Excellente capacité de travailler en équipe et par objectifs ; capacité de former les collaborateurs selon les besoins;
- Excellentes capacités de négociation et communication;
- Experience dans la conduite des audits;
- Expérience de travail en Afrique et / ou dans des contextes de conflit / post-conflit est un atout.
