Depuis trente ans, l’ONG internationale Acted œuvre sur le dernier kilomètre de l’action humanitaire pour sauver des vies. Acted soutient actuellement 20 millions de personnes dans 43 pays pour répondre à leurs besoins dans des zones difficiles d’accès, et poursuit un triple mandat humanitaire, environnemental et d’acteur du développement.
POSTE 1 : Assistant Admin-Fin-Log &Transparence
L’assistant administratif, finance logistique et transparence aura pour responsabilité d’assister le chargé administratif, finance logistique et transparence dans la mise en œuvre des projets REACH, en respectant les procédures définies par les différents départements administratif, financier, logistique et T&C d’Acted Mali.
Rôle et principales responsabilités
1. TACHES
a. Finance
-Assister le suivi des finances de tous les projets REACH Mali, notamment le remboursement des dépenses liées aux activités sur le terrain, et assister dans la préparation de la documentation requise dans le respect des procédures finance Acted;
-Assister le suivi finance pour tout projet REACH mis en œuvre conjointement avec d’autres partenaires au Mali.
b. Administratif / RH
-Assister le recrutement du personnel REACH, notamment en appuyant la bonne planification des besoins RH REACH et suivre l’avancement des recrutements ; communiquer efficacement tout challenge RH avec la coordination REACH ;
-Faire le suivi entre le département RH Acted et les équipes REACH concernant les nouvelles politiques RH qui entreraient en vigueur, et s’assurer qu’elles sont correctement mises en application par les équipes REACH ;
-Assurer le suivi quotidien RH, notamment feuille de présence, demande de congé, formulaire mission et tout autre documentation administratif que les équipes REACH devraient avoir à préparer.
c. Logistique
-Appuyer les équipes REACH dans la planification, budgétisation, achat et gestion du matériel et des équipements nécessaires à la bonne mise en œuvre des projets REACH au Mali ;
-Connaitre et maitriser les procédures logistique d’Acted, et s’assurer qu’elles soient respectées et correctement mises en application par les équipes REACH afin que les projets puissent être menés dans le respect des chronogramme définis ;
-Assurer une bonne identification des besoins, notamment au niveau des bases, et assurer un suivi régulier avec la logistique Acted ;
-Assurer le suivi et l’état des stocks des équipements REACH avec le département logistique Acted. Cela inclut téléphones, tablettes, ordinateurs, radio, téléphone satellitaires, licences logicielles, etc.
d. FLAT
-Compiler tous les documents nécessaires pour le département FLAT ; Assurer que les documents FLAT sont correctement sauvegardés et mis à jour de manière régulière ;
-Préparation et suivi des audits externes. Organiser la préparation des documents demandés par l’auditeur, vérifier leur régularité avant soumission. Suivre l’intervention de l’audit et répondre aux différentes demandes ; préparer les réponses aux rapports d’audit.
e. Reporting/communication
-Assurer une communication régulière avec les départements finances, logistiques et administratifs Acted Mali à la fois niveau capital que niveau terrain ; anticiper et communiquer efficacement tout challenge à venir qui pourrait contraindre la mise en œuvre des activités REACH ;
-Communication avec les responsables hiérarchiques et programmatiques concernant toute difficulté rencontrée, avec une capacité à proposer des solutions ;
-Respect des procédures sécuritaires Acted et assurer leur application.
Qualifications et compétences techniques requises
2. COMPETENCES SOUHAITEES
-Excellente maitrise d’Excel, et de la suite Microsoft Office en général;
-Expérience 1 an et demi minimum en admin, fin et logistique en ONG;
-Avoir un diplôme Bac+4 en finance, administration, comptabilité ou équivalent;
-Capacité à développer des relations professionnelles étroites;
-Capacité à prioriser les taches et à respecter les dates de rendu internes / externes, tout en travaillant en autonomie et avec une supervision limitée;
-Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit.
Conditions et avantages
a) Conditions
Salaire défini en fonction de la grille des salaires Acted.
b) Lieu de travail :
Ce poste est basé à Bamako; mais l’agent peut être amené à effectuer des missions ailleurs au Mali en fonction des besoins d’Acted.
Pour postuler
Les candidatures doivent être soumises en français en renseignant le formulaire ci-dessous, accompagnées d’un CV, d’une lettre de motivation et de trois références.
HR-N3 Formulaire de candidature à un
Les candidatures devront être envoyées au plus tard le 31 mai 2024 à 17H00 , avec en référence ASSIST-FLAT-BKO-05-2024 à l’adresse suivante :
– Par e-mail : [email protected]
– Par courrier : Hippodrome, Rue 224, Porte 1085.
– Ou dans les bureaux d’Acted-Mali à Bamako/Koro/Sévaré/Bandiagara/Gao/Ménaka.
POSTE 2 : Chargé de terrain
Rôle et principales responsabilités
TACHES ET RESPONSABILITES
Soutien à préparation terrain des enquêtes
- Appuyer la communication avec les autorités locales et les partenaires de l’enquête en lien avec le responsable terrain;
- Soutenir le recrutement des enquêteurs, en lien avec le responsable terrain;
- Soutenir et assurer l’organisation et les formations des enquêteurs;
- Préparer le matériel en amont de la collecte (s’assurer que le matériel est disponible, en quantité suffisante et fonctionnel);
- Réaliser les tests des outils / essais terrain;
- Faire des groupes de discussion avec les différentes communautés ;
- Réaliser des entretiens individuels avec les leaders ;
- Assurer la bonne disponibilité du matériel pendant la collecte;
- Assurer le développement de support de formation, et leur bonne diffusion aux équipes terrain.
Coordination / suivi des enquêtes
- Assurer le respect des procédures Acted : procédures logistiques, RH, sécuritaires, transparence, finance ;
- Gestion des chefs d’équipe / des équipes d’enquêteurs;
- Assurer un suivi régulier des activités d’enquêtes (progrès, barrières);
- Remonter au responsable terrain les difficultés rencontrées, assurer leur gestion en lien avec le responsable terrain / les départements support;
- Soutien aux équipes Acted pour la logistique liée aux enquêtes (identification d’hôtels, achats de crédit téléphonique)
- Assurer des briefing / débriefing quotidiens avec les équipes terrain;
- Réaliser un débriefing régional de fin de collecte (leçons apprises)
- Rédiger un rapport de fin de collecte (région).
Suivi de la qualité des données
- Effectuer en étroite collaboration avec le chargé de bases des données les exercices de vérification des données ;
- Soutenir le processus de nettoyage des données;
- Effectuer les appels de vérification en cas de besoin de clarification;
NB: En raison de la nature particulière du poste et à cause de l’évolution des programmes d’Acted/IMPACT au Mali, la liste des responsabilités ci-dessus n’est pas exhaustive.
L’employé peut être amené à effectuer d’autres tâches non mentionnées dans ses termes de référence, pourvu que celles-ci ne le détournent pas du descriptif de son poste.
Qualifications et compétences techniques requises
- Diplôme d’études supérieures niveau licence ;
- Au moins deux années d’expérience au sein d’une structure non-lucrative liées à la coordination, le suivi / évaluation et/ou la recherche ;
- Expérience confirmée dans des rôles de soutien à la mise en œuvre de programmes (ministère, ONG, Banque Mondiale, Nations Unies) ;
- Excellentes connaissances des logiciels de bureau Microsoft (Outlook, Word, Excel et Powerpoint) ;
- Connaissance d’outils de collecte de données (Kobo, ODK Collect, ONA) ;
- Excellentes capacités de prise d’initiatives et d’identification des solutions ;
- Excellentes capacités relationnelles et de communication ;
- Excellentes capacités de planification ;
- Adaptabilité à une équipe multiculturelle ;
- Attention pour le détail ;
- Autonomie ;
- Professionnalisme.
Conditions et avantages
a) Conditions
Salaire défini en fonction de la grille des salaires Acted.
b) Lieu de travail :
Ce poste est basé à Kayes, Koulikoro, Sikasso, Mopti, Koro, Menaka, Gao mais l’agent peut être amené à effectuer des missions ailleurs au Mali en fonction des besoins d’Acted.
Pour postuler :
Les candidatures doivent être soumises en français en renseignant le formulaire ci-dessous, accompagnées d’un CV, d’une lettre de motivation et de trois références.
HR N3 Formulaire de candidature à un
Les candidatures devront être envoyées au plus tard le 31 mai 2024 à 17h00 , avec en référence CHRG-TERRAIN-ZONE-NORD-CENTRE & SUD-05-2024 dans l’objet à l’adresse suivante :
-
- Par e-mail : [email protected]
- Par courrier : Hippodrome, Rue 224, Porte 1085;
- Ou dans les bureaux d’Acted-Mali à Bamako/Koro/Sévaré/Bandiagara/Gao/Ménaka.
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